浅谈乡镇档案管理信息化建设

燕桂春

摘 要：档案管理工作是乡镇政府机构工作的组成部分，利用现代信息技术对乡镇政府机构档案进行归类管理和储存，能够有效改善档案管理中存在的种种局限和不足，这已经成为时代的召唤和社会进步发展的必然要求。本文将围绕如何提升乡镇档案管理信息化水平这一问题做简要探讨。

关键词：乡镇机构 信息化 档案管理

伴随着信息技术的发展、通信技术的进步，信息化、数字化已经走入人们的生活，并给人们生活带来前所未有的快捷体验。加快乡镇机构档案管理信息化水平建设步伐，借助互联网技术对乡镇机构档案信息资源进行深入改革，能够更好地发挥档案资源的作用，提升其利用价值。

一、乡镇机构档案管理进行信息化建设的必要性分析

1.乡镇机构档案管理信息化工作的主要内容

随着时代的发展、社会的进步，乡镇机构档案管理工作越来越体现出其重要性。乡镇机构档案管理信息化其主要工作内容就是通过网络操作实现档案资料由纸质化到电子化、信息化的转变。同时还要注意在转变过程中对档案进行重新整理、归类、保存等。

2.档案管理信息化建设具有其特殊优点

之所以要实现档案管理的信息化建设，一个很重要的原因在于相较于传统的档案管理方法，档案管理信息化建设具有很多的优点。首先表现为档案管理不受时空限制，任何时间、任何地点都能够快速的查阅到所需要内容；其次，实现档案管理信息化后就可以直接通过计算机终端进行相关的查找浏览操作，使得纸质档案的翻阅和复印次数大大降低，从而实现对档案的保护。最后，档案的信息化管理，是通过网络来进行操作，简单方便并易于操作，因而能够有效提升工作效率。

二、现阶段乡镇机构档案管理信息化建设途径中存在的问题

1.档案管理信息化建设缺乏系统而专业的理论指导

纸质版的档案管理工作大多以档案的搜集、保存为重点，而信息化建设途径不再是仅仅为了收集资料、归档保存而工作，更重要的是要实现对档案内容的有效利用，以发挥出档案的最大价值。反观当下，我国大多数的乡镇机构中，由于缺乏专业人员、专业理论的指导，大部分的档案管理工作人员仍然沿用传统意义上的档案管理方式，重收录而忽视输出，没有形成一套科学、系统、完善的管理方案，不仅加大了档案查找难度而且阻碍了档案信息化建设进程。

2.设备不足问题突出

在我国，相较于城市而言，由于乡镇的发展较为落后，加之缺乏上级资金、技术支持，这就导致镇政府在档案信息化管理过程中缺乏一些专业的设备，从而阻碍了乡镇机构档案管理信息化的发展进程。

3.档案管理人员的专业素质較弱，信息操作水平较低

目前，大多数的乡镇机构档案管理工作人员都是非科班出身，有些甚至都不是与档案管理相关的专业出身。工作与所学专业完全不对口，加之部分工作人员对于现代信息技术及档案管理相关软件的应用不熟练，不仅使档案管理工作效率落后，甚至会导致档案出现安全隐患。此外，由于档案管理工作程序单一而琐碎，这使得一些办公室档案管理人员工作积极性不高，对工作缺乏热情，敷衍了事，为了完成工作而工作，缺乏主动性，从而拉低了档案管理工作的效率。

三、提升乡镇政府档案管理信息化建设水平的几点措施

1.建立健全乡镇机构信息化档案管理制度，实现信息化档案管理的规范化

由于缺乏与信息化档案管理制度建设有关的经验，因而目前的乡镇机构档案管理信息化建设出现了很大的随意性和不规范性，不仅降低了档案的安全性也使得档案管理制度化发展进程较为缓慢。因此，档案管理工作人员应当结合实际情况，建立起一套系统的乡镇机构档案管理制度。制度应该囊括档案管理信息化建设工作的各个方面，使档案管理工作人员在工作中有法可依，每个环节、每项工作都有其工作依据和指导。另外，还要制定一套与档案管理信息化建设有关的监督制度，通过对档案管理信息化建设工作的监督，实行对档案的安全保护，从而保证档案管理规范化建设的顺利进行。

2.提高信息化档案管理工作的认识，加大对信息化档案管理工作的支持力度

实现乡镇机构档案管理信息化是促进政府其他各方面工作可持续发展的必由之路，这也是档案管理实现自身现代化发展的必要条件。因此第一必须充分认识到乡镇机构档案管理信息化的重要性，并将其纳入到工作日程；第二要积极通过各种形式的宣传教育，使工作人员提升对镇政府档案管理信息化建设的认知水平，并以此增强自己的使命感和责任感，使自己积极投入到工作中去。

3.加强镇政府档案管理信息化人员队伍建设，培养较高专业素质的人才

首先应当把引进专业的复合型的档案管理人才提上日程。其次要针对不同工作人员的特殊情况经常地规范化的进行职业道德、专业基础理论与技能、信息技术培训等。不断更新他们的专业知识和技能，锻炼工作人员对信息技术的运用熟练程度，提高他们的信息专业化程度，从而使他们适应不断发展的档案管理信息化建设。

4.完善乡镇机构档案管理信息化建设所必需的设备

要想促进乡镇机构档案管理信息化建设进程，尽快实现档案管理的信息化，就必须要完善与档案信息化管理有关的设备。这就要求相关单位不仅要通过加大对档案管理工作的资金支持，保障其有能力积极引入一些操作简便快捷的设备，而且还要为档案管理工作设置专门的工作场所，配置熟悉计算机操作的管理人员和监督人员。

结语

改进乡镇机构档案管理工作，建设起信息化的乡镇机构档案管理系统是提高办公室工作效率的必经之路，也是时代发展的必然要求。虽然目前乡镇机构的档案管理工作已经在向着信息化方向迈进，并有了一定的进步。但是我们也必须意识到，我们的档案管理工作还存在一定的缺陷，需要尽快实施有效措施，切实提升政府档案管理工作的效率。

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