浅谈商务英语邮件写作技巧对员工职业发展的影响

【摘要】当今我们与外界的联系方式多种多样——邮件，网站，博客，微信等社交媒体层出不穷，而在欧美企业中，采用最多的沟通方式仍然是邮件。欧美企业由其性质与文化所决定，大多数情况需要员工用商务英语来书写或回复邮件。在企业中我们会发现那些邮件写作水平高的人更容易得到晋升，人们也更愿意倾听优秀的文字表达者的想法，写作能力强的人也能更有效地说服他人。因此，我们更需要依靠自己的邮件写作技巧去影响、说服、鼓励、配合和引导他人。这样不仅可以使我们取得有效沟通，更加会为我们在企业中的职业发展打下良好而坚实的基础。为此，本文将重点分析并以实例介绍商务英语邮件的写作技巧及其对员工职业发展的影响。

【关键词】商务英语邮件；写作技巧；职业发展

【作者简介】周建秀，精鼎医药研究开发（上海）有限公司。

前言

在职场中，我们只需要用正确的商务英语将自己的想法或意思表达出来就可以了吗？是否有遇到过邮件石沉大海的情况？是否有收到对方激烈反驳的回信却还不清楚问题出在哪里的情况？是否有遇到同事只是用三言两句的邮件就抢走了一个团队的功劳的情况？相信在企业工作的员工多多少少都有过相同或相似的经历，而非常明确的一点就是这种“经验”积攒多了，也就意味着距离职业发展的阶梯越走越远了。难道是我们的英语能力出现了问题吗？不可否认个别存在英语表达能力的问题，但更多因为对商务英语邮件写作技巧的不了解而造成困扰。所以，应当通过实例找出商务英语邮件写作中经常遇到的问题并进行分析，将其与相应的写作技巧相结合，从而提升我们在职场的竞争优势。

一、商务英语邮件写作中的认识不足及其对职业发展的影响

1.没有进行“下笔前分析”。工作中有些员工因繁忙，在书写商务英语邮件时经常将自己想要表达的内容，没有进行“下笔前分析”，直接并全部发送给对方。也就是不考虑对方需要哪些信息，希望这些信息如何呈现出来，只是将自己所了解到、所调查到的信息不进行分类、不加工地用邮件发送出去，任凭对方理解揣测。这样发送邮件会导致两种后果：第一，收信人没有理解发信人意图或是没有确认到自己所需要的信息，于是重新发出邮件进行确认，增加了双方的工作量，影响工作效率；第二，收信人工作繁忙，快速阅览邮件时，忽略了关键内容，甚至将邮件搁置认为不需要回复。不仅延误了工作，甚至出现需要追究责任的情况。无论是哪一种结果，都会使发信人留给同事、上司一种缺乏写作技巧与欠缺责任感的印象。

2.注重形式而忽略本质。商务英语邮件是商务活动中的一种沟通方式，也非常具有挑战性。对于母语非英语的我们来说，无疑面临着更多的挑战。因为在这个过程中有的人会采取额外的步骤——先将自己要表达的内容写成中文，再翻译成英文写下来。这样的做法会出现较多的问题。例如，句子会变得过分复杂冗长，注重用词却忽略了所想表达的整体意思，也就是重形式忘本质。当这样一封邮件发给同事或是上司，后果也是可想而知了。久而久之，即便有职业发展的机会，写出的邮件很繁琐冗长，方向又不明确的员工一定不会成为上司考虑的对象。

3.在商务英语邮件中忽略了语法的重要性。我们在儿时学习英语，老师总是不断地强调语法的关键性，并且在考试中语法题也总是重中之重。然而，成年后步入社会进入到职场工作时，经常会受到各种学习软件、培训课程的影响，认为语法已经失去了曾经的光环，只要将自己的想法表达出来，语法的对错已经不再重要。如果在日常私下交流中也许语法的重要性并不显得突出，但是在职场中，尤其是在商务英语邮件写作中，又如何呢？我们来看下面两个例子就可以得出答案：

案例一

上司发邮件询问之前分配的项目的进展，两位员工分别做出以下回答：

员工A：I am working on it.

员工B：I have been working on it.

哪位员工的回答更能表现出他/她一直在努力推动项目呢？

案例二

员工A与员工B正在共同负责一个项目，中途员工A不小心将项目中的一个文件丢失，庆幸的是客户方有备份，所以文件失而复得。但是项目的进度受到了一点影响。虽然问题解决，但员工B认为还是有必要向上级汇报项目进度拖延的情况，于是员工B就给上司写邮件，其中有一句中这样写到：

“Our project is behind the schedule， because A has lost some documents.”

他們的上司在看到这句之后马上把A叫到办公室训斥了一顿，而教训的点都围绕文件丢失的问题。既然问题已经解决，上司为什么还在因为已经解决的问题而迁怒于员工A呢？

这两个案例的答案将在之后的写作技巧2.3中分享。

4.以“邮件”当武器会对个人职业发展造成影响。“邮件战”这个词，对于在企业工作的员工应该司空见惯。甚至有的员工身经百战，大小“邮件战”历经无数。“邮件战”产生的因素有很多，其中“追究问题”与“推卸责任”成为其主要原因。当问题出现时，为了“推卸责任”便要“追究问题”发生的原因，于是就可以看到员工们将“邮件”作为武器，通过“发射”邮件来抽丝剥茧找问题根源，推卸责任。但是，问题发生时找根源，推责任真的要比考虑解决方案，化解问题更重要吗？答案是否定的，因为我们的上级，公司的高层更关注的是问题的解决与处理。当然并不是说问题产生的原因不重要，只不过它的优先度往往排到解决处理之后，作为今后规避同样问题具有参考、借鉴价值。展开“邮件战”不仅影响职场人际关系，而且也会对员工个人职业发展造成影响。

二、商务英语邮件写作技巧的应用及其对员工职业发展的帮助

1.商务英语邮件写作中如何进行“下笔前分析”。主要从两方面着手：

（1）邮件写作目的分析，即“What is your purpose？”，我们不仅在下笔写作前要考虑清楚，同时也要在邮件的开篇向收信人清晰呈现。

（2）收信人分析也是读者分析。首先，考虑是否要添加事情的背景说明以便收信人迅速了解情况；其次，根据收信人的专业领域，考虑是否使用通用的词语或是专业术语。如果收信人非本专业领域而又必须要使用专业术语时，要附上简单的说明；接下来，书写邮件的过程中，在想象对方阅读邮件时的反应（是兴奋、是焦虑、或者是漠不关心？）的同时考虑词语、句型、结构的组织，最好添加一些可以传递情感的词句，使原本普通的邮件独具神韵和魅力；最后，也是非常关键的一点就是明确希望得到對方做出什么样的回应或者是采取什么样的行动，并将这一点在邮件的结尾处清晰地表达出来。在做出以上的“下笔前分析”之后写作的邮件一定会得到预期的效果，并且如果养成良好的“下笔前分析”习惯，不仅可以提高工作效率，更加会在同事，上级之间留下良好的口碑，为今后的职业发展奠定坚实的基础。

2.商务英语邮件写作中运用自问自答列表规避重形忘本的问题。母语非英语的员工，在用中文表述自己的想法之后将其译为英语。再将英语的想法转换为正确的书面英语词汇。之后需要停下步伐，考虑收信人是否能够准确理解这些词。为避免或尽量减少误解，可以通过以下的自问自答列表再次审查：

我使用的词语收信人都能认识理解吗？

这些用词准确吗？

我写清楚我所期待的回应了吗？

我的邮件能取得预期效果吗？

也许这种方法比较费时，有可能暂时降低工作效率，但如果反复按照这个步骤完善邮件，在经过一段时间之后我们会发现商务英语的写作能力得到显著的提升，同时也会在日常中养成“Put yourself into others shoes”的思维习惯，从而为职业发展建立良好的人际关系。

3.商务英语邮件写作中恰到好处的语法表现有助于职业发展。首先，分享一下1.3中两个案例的答案：

案例一

员工B：I have been working on it.的答案更加能够体现出一直在努力推动项目的语气。原因很简单，过去完成进行时表示某动作从过去的某一时点开始进行到现在，并且含有会持续到将来的语气，即：过去+现在+将来=一直。而员工A：I am working on it.使用的是现在进行时，只可以代表现在与将来。

案例二

“Our project is behind the schedule， because A has lost some documents.”

员工B使用了现在完成时，现在完成时代表过去发生的动作一直影响到现在，当然这个影响可以是好的也可以是不好的。案例二中，遗憾的是员工A丢失项目文件导致项目延期，虽然事情已经解决，员工B在邮件中没有使用过去式，却采用了现在完成时，误导上司认为员工A 的错误到目前还在影响着项目进度。本案例是比较典型的办公室政治斗争，而员工A就仅仅是因为小小的英语语法失去了上司对其的信任。

分享完以上两个案例，可以了解到即便是我们认为已经失去了往日光环的语法，在邮件写作中使用恰当可以让员工在职场中游刃有余。除此之外，还有几种常用的语法与使用场景，可以作为写作技巧运用到商务邮件中：

工作中失误，为减轻过失影响——一般过去时

工作中表现突出，带来了良好的影响——现在完成时/现在完成进行时

出现问题希望引起对方重视，快速处理——现在完成进行时

对未来结果进行预测——一般将来时/现在进行时

4.商务英语邮件写作中使用“事物”做主语可以实现“对事不对人”。避免“邮件战”最有效的方法是“对事不对人”。这句话我们经常在遇到问题时反复向对方强调，然而多数在讨论过程中还是会让对方感觉受到了指责，使双方关系变得尴尬。在商务英语邮件写作中可以实现“对事不对人”吗？答案是“Definitely！”，只需要在阐述问题时以“事物”做主语，便可以起到表达客观，削弱针对性的目的。如果再将解决方案一同附在邮件中，那么其他同事和高层们就会将注意力集中在问题本身及其处理情况，还会有谁想要去抽丝剥茧找根源呢？下面介绍“事物”做主语，客观阐述并削弱矛盾的案例：

案例：员工A因报错了折扣价，引起了客户的严重投诉。

原文：A offered a quotation with incorrect discount rate causing a serious compliance from the customer.

“事物”做主语：A quotation with incorrect discount rate caused a serious compliance from the customer.

明显可看到以“事物”本身做主语的句子，客观地阐述事实，并没有提到是谁引起的投诉，削弱对A的针对性。在阐述事实之后加上目前的处理情况或是解决方案就更加能够避免一场“邮件战”。

三、结语

良好的邮件写作能力如今已被视作一项必要的商务技巧，它会帮助我们提高工作效率，提升可信度，改善关系，影响他人和实现自己的目的。如果想提升自己在职场优势，在这个竞争激烈的社会中立足，现在就必须掌握商务英语邮件的写作技巧。本文分析了商务英语邮件写作经常遇到的问题，并提出了相应的写作技巧，希望对大家今后的工作有所帮助。

参考文献：

[1]Shirley Taylor.商务英语写作实例精解（第七版）[M].外语教学与研究出版社，5，11-12，77，84-86.

[2]William Zinsser.On Writing Well.HARPER PERENNIAL 165-168.