办公自动化在现代秘书工作中的应用探析

赵玉萍

摘要：伴随着世界科技的逐渐发展，越来越先进的科技手段为各个领域的工作人员提供着愈加方便的服务，在秘书工作领域中，办公自动化是一个可以促进秘书工作高效又能节省相应的人力资源的科技创新。随着在秘书工作中逐渐应用信息技术，并且不断的发展的背景下，文秘专业人才怎样更加高效的利用相应的办公工具进行教学，在满足工作质量的前提下提升工作效率，是所有文秘专业从业人員所面临的重要课题。本文从办公自动化在现代秘书工作中应用的意义的角度出发，结合笔者的实际工作实践，对于办公自动化在现代秘书工作中的应用做出了一些探索实践，望广大业界同仁加以斧正。

关键词：办公自动化；现代管理；秘书工作；应用探析

引言：

科技的迅速发展，对每个行业从业人员提出了更高的要求，在秘书工作中，办公自动化已经逐渐的引发了办公、管理方式的变革和更新，让整个办公工作变得更加的快捷、方便、规范、实效和节约人力。在各行各业的秘书工作中逐渐推行办公自动化的背景下，秘书工作办公自动化已经成为了一种必须实现、不可阻挡的趋势。因此在实际的秘书工作中，相应的文秘人员应该逐渐的适应自动化办公，相比有传统办公日趋复杂的办公要求，自动化办公具有着鲜明的优势，因此逐渐的适应秘书工作的办公自动化，在实际工作中探索办公自动化的应用，对于文秘人员自身的发展具有积极的促进作用。

一、办公自动化在现代秘书工作中的应用意义

随着办公自动化技术在管理工作中的不断深入，现代化的办公设备已经逐渐成为了秘书工作中必不可少的工具之一，自动化办公正在逐渐的转变传统办公中文秘人员的手动模式，让文秘人员能够在更大范围内进行收集信息，并且提供了更高的工作效率和质量。因此，在实际工作中，文秘人员应该树立正确的自动化办公观念，逐渐的加深自身的专业技能，以提升工作效率为目标，不断的提升自身自动化办公的效率。

（一）节约时间和人力资源，促进效率提升

在传统办公工作中，文稿的成稿过程可以说是十分复杂的，首先由文秘人员进行起草、反复修改和修正，然后通过打字员进行录入，最后打印出来进行字样的校对。这一系列的工作都是十分繁琐的，如果出现文稿中大段段落的删除或者修改等情况，这一份稿纸就必须需要重新打印。这无疑给秘书工作工作效率的提升带来了极大的阻碍。但是现代自动化办公进入到秘书工作中，不仅仅能够在电脑上进行文稿的起草和录入，并且能够利用相应的编辑软件进行稿子的修改和修饰，这种完稿之后，直接储存到移动磁盘中，既不怕数据的丢失，也能随时随地的进行使用。这种形式不仅仅能够调整字体的大小、类型等等，还能够对于传统的文稿工作提升了很大的效率，并且自动的办公还能提升办公质量。其次，可以说办公自动化是实现现代化秘书工作的首要前提，自动化办公正在使传统办公形式发生着改变，比如，在进行档案管理的过程中，没有满柜子的文档整理，也没有成堆的废弃表格和废弃办公纸，这些所有内容都可以由一块不大的移动硬盘进行储存和使用。通过电脑进行各种工作指令，不仅仅极大的提升了秘书工作中的效率，还能够将重复的机械工作交由它进行完成。

（二）消除时间空间隔离，实现网络办公，促进管理

在办公自动化逐渐深入的背景下，现代化办公更是被现代企业、机关和学校所接受，这也逐渐的促进现代管理工作的逐渐改革。在实现办公自动化之后，相应的文秘人员拥有大量的可支配实践，因此可以让秘书工作人员能够积极的参与到领导的决策过程中。电子工作日程乐意迅速、快捷的安排一个长时间的回忆形式，甚至可以解决日程表之间出现的冲突。在现代化办公中，最重要的就是网络办公，文秘人员可以通过网络进行相应文件的发送和发言，则是传统办公弥补不了的，甚至在办公室打印机出现故障的时候，也可以通过网络让其他近距离办公室打印机进行工作。这样就不会出现由于一个小小故障而导致整个文秘工作出现阻碍的情况了。另一方面，办公自动化的出现，有效的推动了管理形式和管理手段的更新，在传统办公中，可能出现的申请表、报表等会有不同的格式和字体，但是自动化办公可以促进整个材料的统一，制定标准，让每个人都能够相应的遵守。通过这样快捷的网络办公、自动化办公，更是促进整个管理工作高效、实效等方面的提升。

二、办公自动化在现代秘书工作中的应用做出了一些探索实践

办公自动化不仅仅为秘书工作的高效办公带来了极大的便捷，也是对于相应的管理工作具有积极的促进作用，但是在实际工作中应用办公自动化也是需要一些注意的地方，以下几点是笔者在实际工作中总结出的办公自动化在秘书工作中的实际应用，高效的自动化办公系统不仅仅能够加快单位信息化建设的步伐，还能够促进整个办公信息系统的高效和质量。

（一）提升从业人员的现代化素质，促进自动化办公工具的使用效率

就目前而言，我国大部分秘书工作人员已经可以逐渐适应相应的办公自动化带来的工作形式上的变革，但是还存在这一小部分秘书工作人员依旧采取传统的秘书工作方式进行工作，这样不仅仅让自身工作效率变得低下，还拖慢了整个系统的工作进程。因此在进行办公自动化覆盖的前提下，就应该对于从业人员自身的素质具有相应的提升手段，笔者认为，可以从以下三个方面进行相应现代化素质的提升：第一，在秘书工作中，首要的还是服务于领导的文稿工作，因此在进行自动化办公的过程中，应该提升相应从业人员的打字录入速度，在进行工作的时候，注重打字速度的训练，采取科学的打字方法，避免由于过快而出现错别字概率提升的情况。笔者认为，能满足自动化办公的打字录入速度至少在100字符每分钟左右，因此文字输入能力是文秘人员必须具备的专业能力。第二，熟练的应用和操作相应的办公软件。在这里，办公软件不仅仅只office等常用的办公软件，也应该包括针对单位制作的针对性办公软件，比如文件加密软件等，这样可以保证数据在进行传输的过程中的安全程度。在常用办公软件的过程中，word、Excel、PPT是文秘人员必须熟练操作的软件，因此需要进行系统的办公软件学习，加深使用熟练度。第三，能够灵活应用现代化办公设备，在自动化办公中，电脑仅仅只作为自动化办公的主要组成部分，在进行办公的过程中，文秘人员还需要接触到其他办公设备，比如打印机、复印机、投影仪、传真机等等办公设备，都需要具有一定的了解和使用熟练度。

（二）熟练应用自动化办公处理日常办公事务

自动化办公提升秘书工作效率就是表现在对于日常办公事务的处理过程中的高效性。因此，在进行秘书工作时，文秘人员应该积极的应用自动化办公工具进行相应的日常事务的处理。电子表格的处理是可以满足相应统计数据以及各种工作表格的归纳和处理，这样更是全面提升表格的工作效率。文件的收发等，可以通过邮箱、局域网、微信等形式进行收发，不仅仅紧随时代潮流进行工作，还能在工作时就一些文件交换意见，从而促进决策的进行。日常的办公管理和人事管理在自动化办公的背景下变得更加高效，办公管理中的文件处理等，人事管理中的离职、就职等，都能够借助办公软禁进行高效处理。通过借助自动化办公，不仅仅提升了自身的办公事务的处理效率，还能够让办公软件覆盖整个管理系统，从而促进管理方式的革新，让办公变得更加高效和便捷。

（三）实际应用过程中具有安全尝试，灵活运用办公软件

在笔者的实际工作中，不止一次的面对由于一些移动储存器中携带的病毒，导致工作电脑的瘫痪，并且无法工作。面对这种情况，笔者认为，一方面应该提升文秘工作人员自身的安全防毒意识，在进行移动储存器的拔插过程中，注意运用一些查毒软件进行查毒，确保相应的文件安全。大多数情况下，工作电脑中都会储存很多与单位有关的资料和内部文件，一旦病毒的出现造成文件的传播或者损坏，就会给单位带来聚到的损失。這不仅仅是文秘人员的工作失误，也是安全意识薄弱的体现。另一方面，在进行工作的过程中，秘书工作人员使用自动化办公设备应该养成时刻备份的习惯，一些办公软件拥有固定时间自动备份的功能，因此应该积极、灵活的利用办公软件的功能进行办公，养成良好的备份意识，在文稿的处理过程中，应该能够将每一版的文稿进行备份，以防出现重新修改的情况。

结语：

伴随着网络的发展，我们逐渐的进入了“互联网+”的时代，在实际工作中，文秘人员应该逐渐适应现代自动化办公的实际需求，提升自身的自动化办公技能，实现数字化办公并且相应的优化管理方式和体系，逐渐的增强整个管理体系的管理效率和质量，促进各个部门之间的协调运转，从而增强决策的一致性以及有效性，最终实现办公的高决策效能的目标。因此，在实际工作中，文秘人员应该逐渐的增强自身 现代化素质，不断的根据工作需求，将自动化办公应用到实际的工作环境中去，从而促进整个工作效率的高效性和实效性。伴随着信息手段的发展，秘书工作不仅仅服务于领导，更是服务于员工、服务于基层，服务对象变得更加的复杂和和多样化，办公自动化的出现正可以解决传统办公方式促襟见肘的工作效率，摆脱效率低下的困局。在进行办公自动化的应用过程中，秘书更是可以不再固定的去处理一些系统性的工作任务，而是可以有更多精力进行辅助领导决策，从而促进秘书工作价值的提升。

参考文献：

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[2].武辰阳..浅谈办公自动化软件在实际应用中的几点体会[J].市场调研理论研究.2017

[3].李业.关于办公自动化软件在管理工作中的应用[[J]中国现代化办公.2017

[4].李立平.办公自动化软件在管理工作中的应用探究[[J].科技办公管理.2017