浅谈ERP条件下的企业内部控制

叶贇

【摘 要】我国近几年市场经济发展比较迅速，信息的现代化管理，在广大企业中得到了广泛的应用， 施行一套行之有效的内部控制制度尤为重要。 本文首先给大家阐述了ERP和内部控制的概念，并且就ERP环境下，内部控制存在的问题，提出了相应的解决策略，目的是让企业重视新形势下的内部控制，从而提高企业经营管理水平和核心竞争力。

【关键词】内部控制；ERP环境；会计信息系统；企业

一、前言

当前市场竞争日趋激烈，时代在变化和发展，传统企业不得不顺应潮流，进行大胆创新，ERP 系统下的内部控制也应运而生。本文主要从内部控制和ERP 的现状探讨，希望通过企业资源管理，实现企业内部数据信息的传递和共享，从而提高企业的经营效率。

二、ERP与企业内部控制的含义

ERP 概念，由美国的Gartner Group 公司最先提出，即企业资源计划，能实现企业内部多部门共享企业信息，是一种现代化的管理工具。内部控制是為了实现企业的控制目标，由企业全体员工，包括董事、监事、高管人员共同参与和实施。内部控制制度合理有效，可以保证企业资产安全，相关信息真实完整，经营管理合法合规、促进和提高信息报告的质量、提高企业经营活动的盈利能力、管理效率，促进企业最终实现发展的战略。利用ERP系统，来对企业的财务、供、产、销，以及人力资源等各方面，进行资源整合，通过计算机技术，完成对企业的控制，可以实现实时化管理，避免了员工的主观因素，管理更加客观，数据更加准确有效，从而实现事前、事中、事后的各项内部控制，促进企业提高管理水平，增强企业的竞争力。

三、 ERP实施对企业内部控制的作用

1. 企业组织结构方面

ERP系统在传递企业各项信息时，要求企业改善内部控制环境，让企业各部门共享信息，各部门之间能够沟通迅捷，精简办事机构，去除冗余的管理层次，从而企业信息与沟通的效率得到大幅提高。随着ERP信息系统在广大企业中，得到广泛实施和发展，不断的要求企业以灵活的组织结构，来迎合市场和消费者的各项需求。

2.业务流程方面

ERP系统通过电子信息技术，对企业各项业务流程，进行合理的设计，强化各个环节给企业创造的价值，并且防止和清理一些无效的活动，管理由人工朝智能化转变，改进和提高企业的运行模式，业务流程得到大大简化，内部控制水平实时和准确。

3.弥补人工控制的缺陷

（1）ERP信息系统，可以覆盖全业务范围。实施ERP信息系统后，企业全部业务流程，都可以设置在内部控制体系内管控，企业全部发生的经营活动，包括企业的人、财、物等各个方面，进行实时的监管，减少了管理的环节，不需要多个部门共同参与，这样避免了企业以往需要投入太多的人力和物力，才能实施内控的不足。

（2）ERP信息系统，可覆盖全业务过程。通过计算机系统来传输数据信息，企业全部业务范围都可以覆盖，不仅能大幅提高工作效率，还可以克服人为弊端，从而提高内部控制体系的水平。

（3）ERP系统可以让企业的沟通和管理，更加高效和迅捷。企业利用ERP系统，管理层和执行者，都能迅捷的得到各项内控反馈信息，可以对企业全部的经营活动，进行实时监管，各项内控数据的提取和校验，方便快捷，极大提高了工作效率。管理人员根据统一ERP平台，判断正误更加正确和客观，减少和避免错误或舞弊的发生。

四、在ERP条件下，企业会计内部控制存在的问题

1.对会计控制认识不足， 不够重视

在ERP条件下，我国的大多数企业，都普遍存在管理不善，重销售，轻管理，特别是基于会计信息系统的内部控制体系，甚至于持怀疑的态度，简单的以为，只要做好成本管控、资产安全，就可以了。不少企业仍然是老板一人说的算，什么集体决策，投资收益分析，都统统放一边，ERP系统的存在，也形同虚设，这样，在一定程度上，也制约了企业的发展空间。

有的企业还认为，办公软件就是ERP软件；有的还高价引进不符合自身需求的软件系统，引进ERP，只是为了塑造企业形象，为了面子工程，跟风现象也比较严重。

2.会计信息有可能失真

在ERP环境下，各个会计岗位和工作分工，是凭个人的登录口令和权限登录和操作的，而黑客和病毒的存在，会造成登录口令或权限被人盗用，会计等重要资料可能被修改、窃取、篡改、转移、伪造等，从而会计信息缺乏真实性。因此，加强在ERP条件下， 提高会计等重要数据的安全性，也是企业内部控制建设的一个重要内容。

3.企业内控缺少懂ERP系统的复合型人才

企业要想很好的运用ERP系统， 必需有既懂会计内控知识，又能正确的掌握和运用 ERP系统的人才，但是目前来看，我国大多数的企业这样的复合型的人才还是缺乏的。信息化系统的广泛运用，要求越来越多的会计人员不断的提升自己，来适应信息万变的时代需求。笔者曾接触一位私营业主，听说ERP软件对提高企业的工作效率大有裨益，于是花费好几万块钱，买进一套比较先进的某知名进销存软件，软件安装之后， 竟然公司财务和后勤人员不会使用，各部门也无法配合软件系统，做好进销存的管控，最后只好束之高阁，活生生浪费了一套性能良好的ERP软件。

五、影响ERP条件下企业内部控制的因素分析

1.人力资源管理方面

我们企业招人，特别是高级管理人员，不仅用人唯贤，还要用人唯才。不能仅靠关系录用员工，人才的工作能力，既要有软件方面，即个人的专业认知能力，能否独挡一面，还要懂信息的现代化管理，尤其是对如何利用ERP 系统，对企业各方面信息数据的掌握和运用。

2.企业的管理层组织结构

ERP 系统要求企业配备具有弹性的组织体系，专业人才需要根据市场变化及时作出应对措施，根据ERP系统提供的各项数据来迅速作出调整。企业的组织结构，要保证各成员来源于企业的各个部门，也可以同时配备外聘的业内专家，企业的组织成员具备弹性，才能适应信息现代化的来临。

3.业务流程方面

合理和良好的业务流程，对ERP系统的有效实施有重要影响。因此，企业需要根据ERP系统要求，结合自身实际情况，制定一套行之有效的业务流程。我国大多企业原有的业务流程往往缺乏一定的合理性，势必会影响ERP条件下的内部控制的实施。而企业引进ERP系统初衷，也是想精简冗余工作量，使工作更有效率，信息数据更加精准。比如，德勤会计师事务所，率先使用财务机器人，让机器人来替代人工，工作更加高效，财务数据也更加准确。

4.企业内部环境

企业的文化、管理模式、公司组织架构、业务流程等等，都对ERP系统能否正确有效实施有着重要的影响。如前例笔者提到的案例，该私营业主也听说了ERP系统的种种好处，希望借此提高管控的效率和效果，没想到企业的员工，以及企业的文化根本不适应，买价不菲的一套ERP管理软件，没正式使用，就此高搁，不得说也是一笔不小的资源浪费。

5.资金投入是否充足

引進ERP系统是一项复杂的工程，一套完整的ERP系统，不仅需要软件，也需要较优良的硬件配置，这样企业不仅要投入大量的人力和物力，而且后续的员工培训和软件咨询及维护，都是一笔不小的开销。

6.系统安全性，是影响ERP系统正常运行的重要条件

ERP信息系统实施，必需使用计算机和网络，来传递和共享各项数据信息，这样，企业的各项信息，就完全暴露在互联网上。ERP信息系统如果受到外部环境的非法侵害，特别是一些机密和重要的数据信息，被人非法窃取和篡改，企业则会面临严重损失。比如，轰动全球的2016年美国总统大选，美国人心不甘情不愿的接受了一个由电子计算机决定选民投票数而选出来的总统，现在仍然在进行一场有关“通俄门”的长久调查，不得不说，在当今时代，如果计算机系统受到了外界的影响，会得出不想要的结果。

六、ERP信息系统下，企业内部控制的应对策略

1.管理理念的提升和转变

因ERP系统可以很好地提高管理水平和管理效率，就要求企业配备专业的管理团队，对企业各项内控，进行规范和强有力的管理，内部控制制度的执行和实施，得到了保证。企业的管理层要提升风险管理意识，正确认识到ERP系统，带给企业在管理方面的有利和缺陷之处。

2.培养和提高企业内控人员的个人素质

随着会计电算化的广泛应用，企业的会计人员，不仅要掌握专业知识，还要学会和运用ERP软件。企业应定期对会计人员进行有关技能培训，让他们更加胜任本职岗位，能灵活运用计算机技能，促进财务和其他部门的沟通和联系，发挥内部控制的作用，提升企业内部控制的水平。各部门员工之间，更加要有团队合作精神，共同努力，共同学习，提高个人综合素质，从而将ERP条件下的内部控制水平发挥极致。

3.要关注重点模块，逐步让整个系统得到完善

ERP系统是基于财务管理为导向的，财务与企业各项业务关系最为密切，因而财务模块，是企业内部控制的重点内容。内部控制从财务模块入手，对各项业务发生的成本费用，进行有效管理和监控，从而很好的发挥企业内部控制的作用。

4. ERP系统建立不是一劳永逸， 大功告成后，还要不断完善

企业要在ERP系统试运行之后，定期进行效果检测，并形成书面报告，在系统正式上线后，企业也要有专门岗位，对ERP系统的适用性进行评估， 并且不断改进和提高，使得该系统真正能为本企业内部控制服务。

5.加强ERP系统的信息安全管理制度

（1）公司要设指定岗位进行ERP系统的管理，给电脑装上防毒软件，定期对电脑进行漏洞扫描、防毒查杀、远程访问权限限制等安全策略，来加强网络的安全性，防止电脑外部环境的非法入侵。

（2）定期给系统数据进行安全备份，以备后期出现不好状况时进行数据恢复。

（3）还要设置系统登录人员的安全管理，设立用户密码和权限；ERP系统操作人员，不得私自对系统进行升级，系统软件版本和软件系统环境配置，也不可以擅自更改，保证各项资源的正确性和安全性。

（4）设置系统操作日志，每一项操作都有迹可查。对于一些异常数据，信息系统能自动发现，并且生成和发送报告，企业对此需设立专门的管理机制，减少错误和舞弊的发生。

（5）对一些机密的关键数据，企业应当进行加密，这样才能确保ERP系统，所传递的信息正确和完整。

七、结束语

综上可见，在现代化管理理念下，运用ERP系统对企业内部控制进行运行和实施，是信息化发展的必然趋势。一套有效的ERP信息系统，对提高企业的管理水平和效率，有至关重要的作用，为企业省时省力，节约大量的人力和物力成本。企业要想在当今日趋激烈的外部环境中获得生存和发展，就需要正确认识到ERP系统在带给大家便利的同时，也需要注意该系统的缺点和不足，以及该系统是否与本企业适应，以及本企业的员工素质、管理文化是否能同步提高，从而提高企业的竞争力。

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