基于Microsoft Access的事务信息化管理

时聂涛

中国中原对外工程有限公司 北京 100044

在一个工程项目执行过程中，管理部门事务种类众多，而在处理这些事务时，又会产生大量的文件，如信函、报告等。如对这些文件只用Microsoft Excel进行登记，同一事务的相关文件无法集中登记、存档，同时不能有效跟踪事务处理情况，工作人员常需要花费大量时间查找文件以弄清事务的处理过程与进展状态，这种问题在人员更替时更为突出[1]。另外，对于部门内日常性工作，如一直重复性的进行，将极大的降低工作效率。

因此，通过计算机软件进行事务信息化管理尤为重要，借助软件有效地跟踪每一项事务，实现合理地存储文件并使其快捷地被检索，同时自动进行重复的工作内容。

1 总体思路

为实现事务信息化管理，首先要建立数据库集中存储数据；其次要设计访问数据库的界面程序，方便数据的查看、录入与检索，并实现一些自动化操作的功能。

Microsoft Access作为桌面型办公数据库，秉承了界面友好的特点，使用户可以轻松掌握和使用，并且易于维护。用纯Access 开发的客户管理系统，其开发周期远小于Visual Basic等常用编程软件，同时可根据业务内容的改变随时扩展。因此，选用Access进行上述数据库与界面的编制。

针对各项事务，在数据库中进行事务信息录入，给每一项事务设定唯一的ID，并强制规定此数据库系统下的所有文件必须与某一事务相对应，其对应关系以事务ID来标识。当需要了解某一项事务时，只需在事务列表中查出此事务的ID号，就可据此找出所有与其相关的文件及进展信息。同时，利用软件中的程序调用，自动生成各项事务所需的各类文件，并自动归档。

2 实施方案

以巴基斯坦恰希玛核电厂三、四号机组项目质量保证部为例，作为质保方面协调接口承包商与巴方业主的部门，日常工作主要有ITP（检查与试验计划）控制点见证、巴方业主函件处理、质量保证培训等。其中，编制控制点通知单与质保培训为重复性工作，虽不复杂但较繁琐；巴方函件处理周期较长，需要实时跟踪进展状态，并且产生大量过程文件。同时，因为境外项目的特殊性，部门人员轮换频率高，做好轮换时的工作交接至关重要。对此，分别建立数据库系统以实现部门事务信息化管理，详细方案如下：

2.1 事务文档管理数据库

在数据库中建立事务总表，列出事务ID、类型、题目、简介、负责人、处理状态、开启时间、关闭时间。图1即为事务文档管理数据库界面。对于需自行编制的文件，可在数据库中按类别自动完成取号、模板调用，并自动归档于各事务附属列表中。对于外部收到的文件，则可按照时间顺序手动录入各事务附属列表。这样即实现每一事务相关的各类文件集中存储，全方位地记录每项事务的信息，并可利用Access自带的搜索和筛选功能迅速准确地完成事务信息统计。

图1 事务文档管理数据库界面

2.2 ITP控制点管理数据库

在数据库中建立ITP控制点总列表，列出控制点ID、类型、ITP编号、控制点序号与名称、见证时间、地点、负责人、完成日期等信息，通过控制点信息快捷复制、常用内容下拉框选择、控制点通知单的自动取号与调用模板等功能，可快速完成控制点的登记以及通知单的编制，同时通知单文件将自动归档于各控制点附属列表中。数据库系统为部门每位人员分配一个专属账户，未见证完成的控制点在登录系统后直观展示，避免遗忘。另外，数据库中工作交接的功能，可以方便地使被交接人及时得到相关任务信息，保证控制点见证率。

2.3 质保培训管理数据库

质保培训是质量管理工作中的重要一环，针对员工分布于不同部门、从事不同工作的特点，将各部门员工需要了解的质保知识、相应的考试题目和答案进行汇总、分类，并录入质保培训管理数据库中。在数据库中建立培训总表，列出培训ID、培训名称、主讲人、日期等信息。培训时，结合员工从事的工作内容，从数据库中选择讲解知识点及相应的考试题目后，即可自动生成培训PPT、签到表、考试题目、试题答案，同时各类文件与事务ID相对应存储于数据库中。

3 结语

利用Access建立的数据库，可以方便地查看数据、进行检索，找到某一事务所有的相关文件，理清事务的脉络，便捷地跟踪事务的进展，尤其对人员变动时的工作交接有很大帮助。同时，数据库中自动取号、快捷复制、下拉框选择、模板调用、文件自动生成与归档的功能更能大幅度地提高工作效率。这种基于Microsoft Access的事务信息化管理模式，有效的提高了部门信息化管理水平。