图书馆办公室信息沟通及学习的创新方法分析

张慧萍

摘 要：要让图书馆的作用得到最大的发挥，就要重视图书馆办公室工作，坚持与时俱进，注重信息沟通与学习，提供多样化服务模式，让图书馆成为大众获取知识信息的重要渠道。本文首先分析了图书馆办公室信息沟通的作用，主要是协助领导进行决策、妥善处理读者意见的关键环节，接着提出了图书馆办公室信息沟通及学习创新策略。

关键词：图书馆 办公室 信息沟通

中图分类号：G25 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2018）02-00-01

在图书馆日常运行过程中，办公室的作用和地位愈发突出，其作为图书馆的重要组成部分，在图书馆发展道路上发挥着重要的价值。而图书馆办公室信息沟通与学习是提高图书馆服务质量的关键。因此，在新时期，要注重图书馆办公室信息沟通与学习创新，并把这项工作当作图书馆建设的一项重要内容，为图书馆的健康发展保驾护航。

一、图书馆办公室信息沟通的作用

1.协助领导进行决策

随着信息时代的到来，信息的作用也逐步凸显，是图书馆领导进行决策的重要依据。办公室是各种信息的集中地，接受到来自各个部门、其他图书馆等的信息，除了口头信息，还有书面信息等。图书馆领导在进行决策的时候会参考这些信息资源，办公室的信息沟通显得至关重要，要求工作人员熟知多项信息资源。工作人员面对复杂的多样性信息，要具备信息沟通能力，结合领导的决策需求与图书馆自身的发展规划，把有效信息提炼出来，并运用专业技能汇总信息，从而协助领导进行决策。

2.妥善处理读者意见的关键环节

图书馆是我国精神文明建设的重要组成部分，也是开展全民阅读活动的重要推动力，在科学知识文化传播、丰富公众精神文化生活方面的作用有目共睹。为读者提供服务是图书馆管理的最终目的。随着读者需求多样化发展，为读者提供个性化服务已经成为图书馆管理的发展方向。办公室要及时了解读者的意见和建议，明确他们的需求，并妥善处理读者的一些投诉等工作。在整个处理环节中，办公室人员要进行相关调研，获取读者真实的意见，并针对这些意见进行总结、整理，在适当的时间向读者进行反馈，促进读者与图书馆的沟通与交流。

二、图书馆办公室信息沟通及学习创新策略

1.图书馆办公室信息沟通创新策略

1.1图书馆办公室要做好馆内人员的信息沟通。对于图书馆办公室来说，接受的信息量比较大，工作人员接受信息一般处在被动的状态，这就导致他们在工作开展的时候会受到信息局限，难以在有效的时间内解决主要的问题，对图书馆管理工作产生很大的影响，也影响了其服务水平的提升。针对这种情况可以采用“走动管理法”。这是由著名的管理学家托马斯提出来的，要求工作人员能够走出办公室的局限，深入到同事和读者中去，进行调查研究，从而获取真实有效的信息，为下一步的创新提供依据。也就是说，办公室工作人员要抽出时间跟馆员进行沟通和交流、谈心，对图书馆馆员提供的服务质量与服务水平进行了解，并把访谈的真实结果向上级领导进行反馈，为进一步拉近馆员跟领导之间的距离做出贡献。

1.2图书馆办公室要做好与读者之间的信息沟通。要进行图书馆办公室信息沟通创新，一个重要环节就是跟读者之间的沟通，可以通过三种方式来进行：首先，在图书馆中设置“读者意见箱”。让读者针对图书馆问题提出自己的意见，还要公布馆长邮箱，图书馆热线等，鼓励读者发表自己的看法和见解。其次，充分利用当前图书馆的资源，比如，电子图书馆，图书馆月刊等，把图书馆的服务项目告知公众，并对图书馆的业绩进行宣传，成立专门的互动平台，让馆员、读者等群体参与进来，针对图书馆的长远建设提出宝贵的意见。再次，开展读者座谈会的形式，让一些读者代表参与其中，在座谈会上针对讨论的问题发表看法。总之，通过这几种有效的方式，让办公室跟读者之间的信息沟通变得更加顺畅。

1.3图书馆办公室要做好与其他图书馆之间的信息沟通。通过学习其他图书馆的新思路，结合自身实际丰富管理方式，进而实现图书馆工作的创新。在跟其他图书馆交流的时候，办公室的角色非常重要，可以称之为“外交官”，对于兄弟图书馆人员的来访接待、安排参观等事宜要进行积极处理。还要跟其他图书馆建立信息交流平台，定期进行信息交换，学习其他图书馆先进的工作经验，还可以联手举办学术讨论会等，通过这些方式实现互惠互利。

2.图书馆办公室学习方面的创新策略

2.1通过自学提升办公室人员综合素质。办公室的综合性比较强，除了为领导提供服务还要协调各个部门的关系。这就要求办公室人员要具备比较强的行政业务能力，广泛涉猎工作计划制定、组织筹备以及数据考核等工作知识。据此，办公室工作人员要制定措施通过自学来提升自身的综合素质，能够用专业的业务知识改变传统的服务模式，实现图书馆管理各个模块之间的信息资源共享，这样才能提高图书馆各项工作的成效。

2.2通过培训提升办公室人员的办公自动化水平。工作人员要做到“一专多能”，除了有图书馆学的在专业知识与计算机技术，还要有一定的社科知识，还有综合处理问题的能力。随着办公自动化在图书馆办公室中的应用越来越广泛，有效的解决了传统办公中基于文本、表格等手工处理与人工检查工作量大、出错率高的问题，实现了办公方式的规范化发展，让各个部门能够最大程度的实现信息交流与共享。作为图书馆方面，要制定相应的措施让办公室工作人员进行继续教育，学习办公自动化与信息化服务知识，参与岗位培训。要从图书馆工作长远目标和具体需要出发，针对不同的培训对象，采用适当的主题，结合工作岗位的工作状况设置培训方案，提高培训的针对性，进而提高其办公自动化意识与服务创新意识，通过利用办公软件，提高了信息传递、发布的实效性。

结论

综上所述，图书馆在发挥自身职能为社会提供服务的时候，办公室起到了基础性作用，在信息沟通中的角色非常关键。通过办公室的信息沟通能够提高领导决策的科学性，还能实现与读者的有效交流。因此，要注重图书馆办公室的信息沟通与学习创新，让工作人员具备沟通的技巧，为自身职能的有效发挥打下坚实的基础。

参考文献

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