试论事业单位档案管理信息化建设问题

【摘 要】随着时代的高速发展，事业单位档案信息越来越重要，在事业单位档案管理方面，因为时代的发展而让我们渐渐忽视这此方面，因此出现了关注度不高、资源达不到共享、管理制度不完善、信息软件设计没个性等一方面问题。本文则是对所存在的问题进行详细的阐述并提出的相应措施，同时讨论在事业单位档案管理信息化建设过程中所必须遵守的一系列要求。

【关键词】事业单位；档案管理；信息化

事业单位的档案管理体系正一步步迈进现代化，即档案管理逐渐信息化。档案管理信息化就是指利用计算机档案管理系统的开发应用，其可促使档案管理者的工作高效率完成，这是档案管理的一次较大变革和创新。档案管理信息化有很大的优势，一方面减轻信息管理者的工作量，提高信息管理者的工作效率[1]。另一方面能够使信息管理体系更加系统化，加大培养人才的规模，更好地适应我国时代的高速发展，逐渐跟上我国经济快速发展的脚步，减小差距。

一、事业单位档案管理所在的不足之处

（一）对单位档案管理的关注度不高

时代的发展是高速的，我们人类是无法企及的。在面对高新技术渐渐浮出水面和先进方法的应用，事业单位的管理者并没有及时的吸取要点，并没有对事业档案管理产生高度的关注，相反逐渐忽视[2]。其主要原因是事业档案管理者的传统思想没有跟上时代的进步，信息管理者的思维较传统单一，缺乏创新性。而真正要做的是加强对档案管理的关注度，让管理环节清晰可见，促进管理制度的完善。现阶段的档案管理者的关注度远远达不到档案管理信息化的要求。必须加强档案管理关注的意识，促使档案管理者达到档案信息化的要求。

（二）管理制度欠规整

从客观上，我国大部分的事业单位对自己公司的发展缺乏完备的战略规划和未来发展前景的计划及预测。从主观上，档案管理者所掌握的管理方法较为单一和传统，缺乏相应时代发展的先进方法。由于方法单一无趣，所以面对档案管理缺乏积极性和热情。综合以上所论述的原因则直接关乎档案管理制度的规划和档案管理信息化的成败。

（三）共享资源不全面

资源共享不全面则是因为每个事业单位都有自己相应的管理系统。所以在档案管理系统、办公室自动化系统等系统之间资源难以达到共享，这一方面导致资源的严重浪费，另一方面则阻碍了事业单位档案信息资源共享。

（四）信息化软件没特点

很多的软件公司由于本公司管理者视野的狭隘，缺少对单位所独有的特色以及个性化的了解。正是因为缺乏对单位的了解，在面对建立档案系统时没有自己独特的见解，只能采取照搬套用的模式来进行建立档案系统。其最大的弊端就是导致信息化系统的建设缺乏本单位的独特个性和针对性，难以实现有效的管理以及信息管理的系统化，因而被规划在大众一栏里。

二、解决事业单位档案管理问题的方法

（一）提高关注度及管理者综合素质

提高事业单位管理者对档案管理的关注度和综合素质是必不可少的一部分。首先，管理者的技术要跟得上时代的进步，大面积培养档案管理系统各方面所需要的人才。其次，在掌握了一定的信息管理技术下，灵活运用还是一大要求，空有一身的技术而不能实战演练那是徒劳的。只有理论与实践相结合运用才能展现出最大的效率以及符合时代对档案管理者的要求。

（二）完善管理制度

也有部分单位在档案管理信息化建设中过分注重本单位的独特个性，不进行管理方式的改革。这种做法是有很大弊端的，譬如不利于本单位的进一步发展，思想过于禁锢，跟不上时代的发展，管理制度不完善，难以达到档案管理者的要求。进一步完善管理制度标志着档案管理系统建设的进步，而且能够很大幅度的推动档案管理系统现代化建设的发展[3]。所以务必要完善管理制度，不断推进发展。

（三）档案管理信息的无误标准

事业单位档案的内容关乎到整个单位的发展，其重要性不言而喻。相对于国家来说，事业档案信息必须依照国家有关主管部门制定的规章制度开展工作，不得违法乱纪，一切工作要求都应在法律法规允许的条件下进行。相对于系统管理者个人来说，要提高自己的安全意识，在面对档案管理信息时，务必反复进行鉴定以及内容要确保无误。

（四）谨记对症下药、因材施教

一切事物并不是昂貴则代表一切，而是适合才能代表一切。对于事业单位档案信息系统也不例外。其所遵循的原则也是如此。如果要求每个单位都建立昂贵的管理系统是不现实的。因此，就要做到对症下药，认真筛选适合本单位的管理系统。根据单位的性质不同所采取的措施不同，结合实际，转变观念，选择最适合的管理系统。

三、结论

事业单位档案是社会、经济、环境和谐发展不可替代的载体，其信息化管理有很多好处。其一则是能都很有效的减少档案管理者的工作量，减轻他们的负担，大大提高档案管理者的工作效率，增强事业单位对人才培养的规模。其二则是能够更快更好地适应我国时代的高速发展，逐渐跟上我国经济快速发展的脚步，减小差距。所以实现现代化档案信息系统化管理就发展成事业单位档案管理研究的主要课题。由此可见，我们在强化信息意识和信息观念的过程中，积极寻找能够解决档案信息化管理中所存在问题的方法，更要加快信息的开发和现有资源的利用。提高对事业单位档案管理信息的关注度，全面开发利用现有的档案资源，进一步达到资源共享平台。

作者简介：刘洋（1982.5-），男，汉，籍贯：吉林省四平市梨树县，当前职务：科员，当前职称：助理馆员，学历：梨树农村成人高等专科学校，研究方向：档案管理。

参考文献：

[1]事业单位档案管理的现状及改进策略[J].陈董来.行政事业资产与财务.2014（15）.

[2]事业单位档案管理的重要性与新思路[J].门胜伟.纳税.2017（05）.

[3]浅谈事业单位档案管理的现状及对策[J].李霞.科技展望.2016（21）.