浅议档案的规范化管理

雷彬

摘要：随着信息化建设的不断推进，社会的不断发展，档案馆档案管理工作日益重要。档案馆应该顺应新时代的要求，与时俱进，不断创新，不断改革，利用互联网计算机技术等新的科学技术，用开创性思维和方法重新审核档案管理工作，不断完善檔案管理工作，使档案馆档案管理更加规范。文章接下来将重点围绕档案馆的档案管理工作，对其规范化的内容进行详细的探讨，为推进实现高效的档案管理工作提供有价值的参考。

关键词：档案管理；规范化；信息化

档案馆档案规范化管理是保证档案馆档案管理工作正常开展的基础，档案管理规范化是实现档案管理现代化的重要内容。档案管理是随着社会发展的需要而产生的，各个档案馆在日常工作中会产生大量的文件，有效地管理这些文件，才能保障各项工作的继续开展。同时，做好档案馆档案管理工作也是促进档案馆稳定高效发展的重要环节，因此，推动档案馆档案管理规范化对档案馆来说至关重要。

一、档案管理规范化的意义

档案是社会实践活动中形成的一种对客观历史事实进行真实记录的信息数据文件。比如：其中具有确凿的历史证件、原始资料信息等等。对于档案馆来讲，推进档案的规范化管理具有重要意义。具体来讲，第一，档案馆需要更好地进步和发展，需要对单位人员的以往经历进行更加深入的了解、分析，掌握第一手资料。而档案信息是提供第一手资源的重要文件信息。因此，需要专业化的人员进行相关管理工作，进行档案信息的高效化、科学化、规范化管理。第二，档案馆的档案信息材料集中包含了档案馆某一个历史发展时期的成果总结情况。因此，有关人员对于档案信息进行规范化管理工作，有利于档案馆对这些重要历史数据信息进行有效性查询、分析、应用，为今后的工作提供重要的数据信息参考，提升档案馆工作的效率，实现良好的效益和价值。

二、档案规范化管理的内容

（一）收集阶段

档案收集是档案管理工作的第一步，其质量关系着后续工作的开展。收集的档案数量少或内容不真实都会影响档案的整理及鉴定，进而影响单位的正常发展。首先应加强本单位各部门工作人员之间的交流，明确档案收集的内容和流程，严格按照本单位归档文件管理制度以及档案材料收集范围和保管期限表的要求，定期收集本单位形成的文书、业务、基建、会计、音像、照片图片等各类档案材料以及个人形成的工资晋升、年度考核、荣誉证书、学历学位材料、政审材料、职称材料、培训材料、出国等各类档案材料，确保本单位各类档案材料的完整性。其次整理入卷进行移交。

（二）整理阶段

把收集的材料通过分类、组合和编制对档案内容进行整理，使其更加清晰化和条理化。无序的档案管理影响后续的查阅，导致利用率下降。因此整理档案时，应对收集阶段的工作质量进行确认，合格后再编目进行系统整理。

（三）鉴定阶段

根据其固有价值大小确定档案的保管期限，对于保存价值不高的进行及时销毁。档案的价值取决于其是否能促进单位的健康持续发展。

三、档案管理规范化的策略

（一）科学档案管理

应用好众多有效举措，规范档案管理工作。具体来讲，第一，档案馆需要建立起现代化的档案管理规章制度，充分对档案管理人员的工作进行有效性指导。比如：需要档案管理部门和具体档案工作人员进行充分配合，建立完善档案管理工作机制，为今后的工作进行全面指导。比如：应用网络监督设备进行全面的档案管理监控；对于档案的时间进行有效性管理，全面提升档案管理工作的质量。充分发挥出档案管理人员的责任心，注重管理工作的细节，对于违反档案管理规定的行为进行及时改进，避免意外情况的发生，可以从整体上对于档案管理工作进行有效的控制。第二，需要所有的档案管理人员树立起以人为本的服务理念，进行各种各样的资源和信息共享，提升档案资源应用的质量和水平，在现代社会中实现良好的经济效益和社会价值。

（二）提升对现代科技的运用水平

网络信息技术的发展、计算机技术的进步，使得档案管理工作可以对这些新型技术进行有效应用，提升档案管理的水平。比如：通过对网络信息技术、计算机技术等进行有效性应用，构建新型的现代化档案信息管理平台，实现档案信息管理的标准化和高效化，促进档案管理工作的顺利发展，提升档案信息管理工作的效率和价值。比如：把重要的纸质档案信息在计算机平台中进行生成，并且进行有效性备份，在降低了档案管理成本的同时、减少了档案管理工作的时间，提升了档案管理质量和效率。

四、档案信息化管理

没有档案信息化建设，就谈不上档案工作规范化和标准化管理，而要实现这一转变，最有力的推手就是对开展规范化管理的单位电子档案进行有效管理，信息化已越来越成为档案工作规范化管理的关键程序和环节，在推进档案工作规范化管理时，目录数据库、全文数据库和多媒体数据库文档一体化、自动化管理工作是决定档案工作规范化管理水平高低的关键因素。

在信息技术时代，无论是档案行政管理部门的业务工作人员，还是一个单位的档案工作者都要树立信息化与规范化二者兼顾的意识，树立以信息化推进档案工作规范化的工作理念。我们认为，一方面要加大档案管理软件的开发，应用的档案管理系统软件须具有检索、浏览、查询、统计、归档、借阅等方面的功能，促进规范化管理科技信息含量。信息化建设为规范化管理提供了技术支撑，如何利用规范化管理所要求的有效设备，使信息网络发挥应有的功能，最终要落脚到档案基础工作上。开展档案工作规范化管理的单位在日常工作中要注重加强基础工作，规范组卷，保证案卷和归档文件质量，规范分类号，为确保检索的完整性，在分类过程中，要根据每一文件具体特征辅以关键词标识加以区分，打牢信息化基础。同时在做好档案工作规范化管理过程中，发挥网络优势，强调信息化应用，力推进档案资源信息化建设。档案信息化建设与档案工作规范化管理是一种相辅相成的关系，档案信息化是档案工作规范化管理的必要条件，在现代社会，讲档案工作规范化管理必然包含了档案信息化工作，探索以档案信息化促进档案管理规范化，要以理念、设备、数字化等因素多管齐下，加快档案的信息化进程，发挥档案信息资源的作用，大力开展档案工作规范化管理，促进档案事业的发展。

五、结语

档案馆档案规范化管理在档案管理中扮演着十分重要的角色，规范化的档案管理可以提高单位工作的质量和效率，为单位的运行决策提供正确的方向。为了更好地适应时代的发展，更好地迎接新的挑战，档案馆档案规范化管理必须进行优化，与时俱进，为单位和社会的发展增油添力。

参考文献：

[1]李亚红.档案管理规范化路径探讨[J].办公室业务，2016（17）：109.

[2]肖艳艳.新时期办公室档案管理规范化研究[J].办公室业务，2016（10）：83.