医院音影像档案管理系统在系统科学方法下的构建

刘磊

【摘要】在医院众多档案类型中，音像、影像档案是极为重要的一种，加强优化其管理流程并积极融入信息化技术，有利于提高该类档案的管理效率，还能实现音像、影像档案使用、储存的信息化，大大提高医院相关人员工作的效率。本文分析了该类档案的流程优化和信息化管理，以期为相关人员提供参考。

【关键词】医院；音像、影像档案；管理流程；信息化

随着医院收治患者数量的不断增多，医院各类档案的管理难度也急剧上升，特别是音像、影像档案的管理，继续加强优化设计，并积极借助信息化技术提升管理效率。传统的管理模式难以将医院各部门的关键数据进行准确分类、储存，而其他部门在需要的时候也无法在电脑上获得数据信息，导致档案的使用效率大大降低。通过融入信息技术不断优化其管理流程，能够有效弥补传统管理中的不足，提高音像、影像档案资源的利用率。

一、基于系统科学方法下音像、影像档案的管理分析

（一）分析音像、影像档案管理的现状。1.管理者专业素养不足：通常情况下，医院的音像、影像档案通常是由办公室的主任或者科员等兼任管理人员，这些人员在医学方面的专业性不用多说，但是在管理档案这个方面并没有接受过专业培训和系统学习，导致管理效率不高。其中，部分没有太多价值的普通档案也被当作重要文件进行归档处理，而不同期间的管理者对音像、影像档案的分类、整理等均存在巨大差别，导致档案管理无法形成统一。2.管理效率受到制约：在医院中存在这样的现象，很少对音像、影像档案配备专职的管理人员，即便分配了人员管理，也常常因为流动性大或者身兼多职等因素影响了管理效率。另外，传统的纸质档案加大了管理人员的工作量，从而对归档效率造成制约。3.档案的利用率非常低：医院虽然已经在病历、办公等管理中积极融入了信息技术，但是在音像、影像档案的管理方面并没有实现信息化、数字化管理，导致档案的查找不便且耗时，从而影响其利用率。

（二）设计管理流程。1.设置归档流程的执行角色：在信息化档案管理系统当中，将医院的档案部门设置为执行归档流程的角色。2.设计核心业务：在音像、影像档案的管理中，归档处理是其中的核心业务。所以，根据信息化管理的要求应将其流程设计如下：（1）管理人员收到文件以后将其转换为电子传阅单、归档索引单，然后再开展信息化的文档处理。（2）将数字化的音像、影像档案提交给上级部门领导进行批示。（3）经过领导授权后，相关人员方能对音像、影像档案进行查阅处理，然后再处理提交。（4）档案管理部门的负责人员要借助信息技术不断对档案的索引条目进行完善，对作废的文档进行标识，对有效文档进行备份与归档处理等。3.设置档案管理部门的业务流程：要想提升核心业务的流程得到高效运行，管理者还需对档案管理部门的职责、职能进行界定，并对归档的文件合理性、规范性等进行检查，确定准确无误后才能归档，确保音像、影像档案的真实性、完整性。

（三）优化管理流程。1.管理者与医院领导均需加强优化的意识，首先提升医院高层领导及音像、影像档案管理者的优化意识，然后双方共同参与到档案管理流程的优化当中，明确管理部门工作人员的职责范围。同时管理者还需要借助优化管理流程对相关人员的工作情况进行直接監督，其中包括档案的入库、查询、利用以及原文电子化处理等，从而提升医院音像、影像档案管理效率及其服务质量，使医院档案管理工作水平得到整体提升。2.整个管理部分的所有工作人员均需要一同参与到优化档案的工作中，在每一个优化流程的环节中，明确各工作人员的职责与目标，并且将责任落实到个人，从而使得整个部门的人员都能形成认真、负责的意识，使得档案资源在医院各部门间传阅时能够得到更好地管理与控制。3.音像、影像档案的管理者要及时对其他工作人员加强指导，作为优化管理流程的主要决策者与执行者，首先就要加强相关人员的专业性，帮助每一名工作人员了解、掌握优化管理流程的意义与目的，明白其中的操作方法。另外，在实际操作中一旦初选任何问题，管理者要及时进行协调、解决，并且对优化工作中可能出现的问题进行提前预估，便于及时采取有效措施进行解决，这样一来，不仅加快可优化工作速度，而且还能清楚档案归档的进度，大大降低了音像、影像档案的管理难度。

二、基于系统科学方法下音像、影像档案的管理对策

（一）数据信息化。医院的音像、影像档案管理往往涉及大量繁杂的数据，经过信息技术能够使得传统管理性质转换为数字化管理的形式，本质就是把有形介质变更为无形数据信息，降低管理部门人力、物力、财力等资源，同时又能避免人工管理造成的错误，还提高了管理便捷性，即便是年代久远的音像、影像档案，也能够在信息管理系统中得到永久的保存。

（二）档案安全的信息化。音像、影像档案的管理具备了原始性这一特点，要求管理过程中不得随意更改其中的信息内容，使其能与最初保持一致，因此，在开展信息化管理的过程中，强化其安全信息化十分必要。在实际管理中，工作人员可以对管理系统设置权限，并且设置使用口令或者密码等，确保档案的安全性。另外，还可以通过信息技术来设置防火墙，或者通过身份认证、加强密钥等管理措施提高其安全性，避免医院的音像、影像档案系统遭受病毒侵袭或者黑客入侵；与此同时，管理人员也要强化自身的安全意识，尽可能通过多种途径保障音像、影像档案的安全管理。

（三）人才及职务的信息化。人才信息化指的是档案管理工作人员务必学习更多先进的网络信息技术，具备极强的计算机处理能力，提高相关内容的操作技能等，使得整个音像、影像档案的管理更加规范、标准。而职务信息化则主要指的是管理人员管理档案的过程中，将其职位信息化。在以往音像、影像档案的传统管理中，管理程序皆由人工操作所设计，这样一来难免会出现数据登记错误的问题，所以常常出现用户查询时无法获得真实有效的信息，大幅度提高档案数据完整性、准确性以及有效性。

三、结束语

总而言之，随着医院的进一步发展，其音像、影像档案的管理工作也越来越繁杂，传统的管理模式耗时、耗力，而且还难以保障档案内容的安全性与准确性。信息技术不断优化其管理流程后，能够实现管理流程的简化，并且通过一系列的信息化措施，全面提升音像、影像档案的管理效率。

【参考文献】

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