浅析档案资源的科学整合

倪静

【摘要】档案资源的科学整合是当前档案事业發展的一个趋势，是新时期加强国家档案资源建设的一项重要举措。它的根本目的是为了保护国家档案资源的完整与安全，确保人民群众的利益，实现档案资源的共享，使其在经济社会发展中充分发挥作用。本文简析了档案资源整合的必要性以及本地区档案资源整合的具体措施。

【关键词】学校；档案资源整合

随着当前社会的不断发展，信息化的不断加深，社会公众对于信息的知情权愈发觉醒，作为社会信息资源重要组成部分的档案信息资源的整合开发和利用愈发重要。

一、档案资源整合的必要性

所谓整合档案资源，就是将本行政区域内属国家所有、对国家和社会具有长久保存价值的包括政治、经济、科技、文化等领域的档案资源进行科学整合，实行集中统一管理，最大限度地优化配置国家档案资源。

（一）科学整合档案资源是落实国家科学发展观、贯彻集中统一管理原则的客观需要。1.国家各级各类档案馆作为我国科学文化事业机构的组成部分，不但具备了收集、整理、保管和利用档案资源的这几项基本功能，而且还担负着保存文化遗产、维护历史的真实性、向社会公众实行宣传教育等功能。2.档案管理工作的基本原则是集中统一管理原则。由于国家发展初期档案机构发展不完全及各地方各部门档案分散管理等历史原因，造成了我国档案管理的延续性、公开性、利用性等各方面的成效较差。而这些都与新时期信息化时代的发展趋势相背离、脱离了人民群众不断提高的信息服务需求。档案资源的整合主要是通过物质档案资源、数据资源和管理系统的整合加以实现，着重体现档案信息资源的完整性、有效性与共享性。档案资源整合是贯彻集中统一管理原则和实现档案资源集中统一管理的唯一有效途径。

（二）科学整合档案资源是提升档案实力、服务社会的迫切需要。档案是社会组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的具有清晰、确定的原始记录作用的固化信息。由档案的定义可看出，作为人类社会活动历史的伴生物，档案因其信息记录的原始性、真实性、可利用性、可开发性等，从而自身蕴藏着极大的价值，而这种价值的体现需要通过对档案信息资源的整合和运用现代科学管理方式来实现。

二、本地区档案资源整合的途径

（一）国家政策法规规定。《中华人民共和国档案法》第十一条规定：“机关、团体、企业事业单位和其他组织必须按照国家规定，定期向档案馆移交档案。”昆山市档案局为认真贯彻《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》、国家档案局第9号令《各级各类档案馆收集档案范围的规定》和《江苏省档案管理条例》《苏州市档案条例》等法律法规，更好地适应市档案馆新馆建设和国家档案资源体系建设的新要求，切实加强档案资源集中管理和有效利用，逐步实现全市档案资源整合、信息共享的目标，根据市委办、市政府办《关于进一步加强新时期档案工作的意见》（昆办发〔2012〕37号）精神，发布了《关于开展新一轮档案移交进馆工作的通知》（昆档发〔2013〕22号）文件，对本市档案整合工作进行了具体布置。

（二）各单位进馆工作落实。市档案局发布的《关于开展新一轮档案移交进馆工作的通知》（昆档发〔2013〕22号）《昆山市档案馆档案接收进馆标准》（昆档发〔2013〕23号）确定了本市各级各类档案整合移交单位名单（全市各级各类单位共计117家）、移交档案年限、移交进馆内容、移交质量要求、移交进馆工作安排等具体规定，同时要求涉及到的单位要做到加强领导，认真负责，统筹安排，密切配合，突出重点，规范整理，强化落实，保质保量完成档案进馆工作。

（三）本地区档案整合的实现。市档案局通过对本地区档案大范围进馆的落实，做到物质档案和数字化档案的全面接收、整合、管理，从而实现本地区档案资源的集中统一管理、整合利用。

三、以学校档案资源整合为例

（一）各校档案资源整合要求。为配合全市档案整合工作，以学校档案资源整合为例，由市档案局与市教育局牵头，针对本地区所有学校现存档案管理问题进行集中反馈，主要做了以下几个方面的工作：一是对各校档案管理情况进行清查；二是集中反馈档案管理相关问题；三是针对现存档案管理缺陷，进行统一培训；

（二）学校档案资源整合具体措施。根据市档案局档案管理的各项规定，各校在接受档案管理培训后，开展了相应的整合管理工作。一是清点现存各类档案数量。由于进馆档案种类丰富，部分学校原档案管理存在缺漏，所以需重新厘清校内现存各类档案的具体数量，力求档案登记造册的准确性和完整性。二是根据档案管理规范重新收集、整理、归档、保管各类档案。随着档案管理规范的不断更新完善，档案管理要求也不断细化，因此，对于一些早期归档档案要进行排查，对新进档案进一步规范，做到统一标准，统一整合。三是归档文件入档案管理系统实行信息化管理。实行计算机管理是对实体档案的优化管理和利用，通过信息化管理可以使档案利用更加方便、快捷。

本市各类学校通过以上各项具体整合档案的措施已经部分实现档案的全面归档与移交，校内的档案管理也得到进一步的规范和有效利用。

【参考文献】

[1]张颖.关于科学整合档案资源的几点思考.兰台世界，2008（04）：46.

[2]冯惠玲，张辑哲.档案学概论.北京：中国人民大学出版社， 2005.

[3]昆山市档案局.关于开展新一轮档案移交进馆工作的通知（昆档发〔2013〕22号），2013.