计算机技术在办公自动化中的应用

李华昌

[摘要]面对经济社会的快速发展，办公中产生的数据信息越来越多，庞大而复杂的数据信息为高效开展工作带来困难。而计算机技术的迅速发展为办公提供了便捷、快速的处理工具，极大的提高工作效率。将计算机技术应用到现代办公中是越来越多现代化公司的做法。能够提高企业的工作效率，提高市场竞争力。本文就计算机技术在办公自动化中的应用进行阐述，简要分析办公自动化的内涵、构成要素和基本功能，对计算机技术在办公自动化中的应用和意义分析，并对未来办公自动化发展趋势做展望。

[关键词]计算机技术；办公自动化；应用

[中图分类号] TP

[文献标识码]A

[文章编号]1671- 5918（ 2018） 04- 0119- 03

以计算机技术为基础的信息技术带来了社会的变革，对经济和社会发展产生深刻影响。计算机技术当前广泛应用于各行各业，在办公工作中实现自动化管理，提高工作效率，降低成本，为企业发展赢得竞争优势。

一、办公自动化的内涵

我国计算机技术起步较晚但是发展迅速，随着计算机技术的逐渐成熟以及现代化办公的需要，该技术被广泛应用到现代企业办公领域，逐步实现办公自动化，办公自动化充分发挥计算机技术的优势，使企业办公效率明显提升。

办公自动化（ Office Automation）简称OA，是指应用计算机技术和各种办公设备、通信设施对办公室的内部事务和信息实现自动化处理的系统。由计算机技术支撑的办公系统就是我们常说的办公自动化系统，可以实现信息的收集、传递、加工、整理、存储等工作，在具体办公中可以分为个人办公系统、公共管理系统和档案管理系统等功能模块，极大的便利r办公工作。

二、办公自动化的要素构成和基本功能

（一）办公自动化的构成要素

办公活动基本围绕着信息数据的处理展开，主要包括信息的收集、传递、加工、整理、使用、存储等工作，这些办公工作主要涉及以下要素：

其一，工作人员，这是办公自动化的首要要素，尽管工作人员的职位部门不同，但都要使用办公软件，对操作系统有一定的了解，才能实现高效办公。

其二，企业组织结构，这是实现办公自动化的第二要素，公司的组织架构决定了办公模式，而不同的办公模式所使用的办公软件自然也不同，一般现代化的企业会根据公司特点开发适合自己的办公自动化系统。

其三，企业制度，计算机系统的自动约束系统是根据企业制度进行设置的，自动化约束制度为办公工作的顺利实施提供保障。

其四，信息通訊技术，企业部门之间分工不同，一般情况下各司其职，但有需要部门协同的工作就需要保障信息沟通及时有效，信息通讯技术将彼此独立的办公系统统一起来，实现部分之间资源共享，互通互联，提高工作效率。

其五，信息，信息是办公自动化的处理对象，办公工作就是围绕信息展开的。

其六，办公环境，办公自动化改变了以往的办公环境，打破了时空对工作的限制，计算机技术的使用拓展了办公时空。

（二）办公自动化的主要功能

1.数据处理，现阶段很多企业所提供的商品就是数据处理服务，而大多数企业的数据处理工作也显得尤为重要。对数据进行处理是公司发展的首要条件。计算机技术的产生就是为了提高数据处理能力，对企业产生的大量复杂数据进行收集整理，并为企业管理者提供决策支持，是数据处理的基本任务。计算机系统中的数据库管理系统会对数据进行实时处理和记录，并且可以降低数据冗余，保证数据处理的精确度和可靠性。

2.文字处理，办办公系统中常用的文字处理软件有Word和WPS等，可以轻松实现对文字的编辑、转换、复制粘贴、检索、保存打印等诸多功能，很大程度上改变了传统工作的负担，使我们的日常办公变得简单明了。

3.表格处理，最常见的表格制作软件就是Excel表格，它能够辅助我们进行数据记录、整理，其强大的公式使用功能，可以帮助我们进行数据的筛选、排序等一系列复杂工作，并且可以生成不同用途的表格，利用表格数据生成不同类型的统计图，可以清楚数据之间的联系，此外，还可以对不同数据进行不同显色处理，区别不同信息的使用功能，减轻了办公人员的数据表格整理工作。

4.图像、图像处理，该功能的实现以上的处理工具也都兼具着这种功能，可以实现对图片、图像的编辑，可以丰富信息表达形式，形象的传递信息。在进行远程会议时，可以实现文字和图像的同步传输。

5.语音处理，计算机技术支持语音处理系统，能够自动识别和处理语音，节省了文字输入工作，在保密和鉴别方面有着重要的作用。

6.辅助决策，计算计系统可以对计划、预算等问题及时分析和处理，并对历史数据进行分析，对未来可能发生的情况进行预测，为管理层的决策提供参考信息，而且可以规划多种参考方案，根据企业需要做出最优选择。

7.资料在现，计算机和高性能的复印机、传真机进行连接，可以实现高效的输出功能。

8.邮件往来，电子邮件在现代企业的办公工作中发挥了很大的作用。可以轻松打破时间和空间限制。解决了办公通信中时间延误和传递出错的问题。将办公资料上传到中心计算机或者服务器上，就可以轻松实现资源共享，各个具有通汛和服务性的终端机可以实现文字处理功能。

9.远程会议，现代企业的业务分布较广，尤其是跨国公司或一些大型企业拥有很多子公司或海外机构，参会人员直接面对面交流有一定的难度，但重要决策的发布和实施又无法耽搁，开展远程会议就可以打破时空的限制，当前计算机技术支持的视频通话功能，使得企业工作得以顺利开展，同时也提高了决策的民主性、科学性。

三、计算机技术在办公自动化中的应用及意义

（一）技术有效融合，提供办公便利

办公自动化的实现离不开计算机技术和通讯技术的高效融合，二者的融合为办公自动化提供基础，二者构成的计算机网络通讯技术不仅提供了信息传输效率，还具有较强的抗干扰能力。办公自动化过程中运用多种传输形式，和以往的通讯技术相比，以其反应迅速、兼容性高、形式多样的优点被广泛运用。将通讯技术和计算机技术二者的优点集合在一起，推动了技术的升级，在办公领域发挥重要作用。信息时代条件下，企业适应发展要求，将办公自动化系统引用到公司事务处理中，主要的目的是实现高效便利的数据处理、分析，为决策提供技术支持。

（二）构建办公自动化管理体系

在文章的前部分介绍过办公自动化系统的构成要素，主要包括工作人员、信息、公司组织机构、办公制度、技术工具和办公环境等，这些要素为办公自动化打下稳定基础。

1.办公自动化提高员工工作效率和职业技能

办公自动化的实现不仅提高了办公效率，带来办公质量的提升，而且对于使用办公系统的工作人员来说，具有更高的业务要求。办公人员不仅需要掌握本职工作的内容，还需要进行计算机技能的培训，了解和掌握与工作有关的计算机知识和办公技巧。公司要想实现办公自动化，需要对工作人员做技能培训，培训相关的计算机基础知识和技能，确保适应办公环境的改变。为了提高企业员工的职业技能，企业需要定期开展培训和考核，不断提升员工能力，使员工对工作中出现的各项现代化办公技能逐渐适应，并熟练应用。计算机技术的应用简化工作程序，节约办公用时，因此，员工应该积极参加办公自动化技能培训，提高自身适应能力，提升办公素质。

2.改善企业办公环境

办公自动化带来的最大改变就是实现了无纸办公，由于数据信息的存储和传输方式改变，依靠计算机技术就可以完成数据处理、存储和信息传递。计算机技术的发展使数据、文字、图像、语音等编辑工具多样化，基本上可以实现无纸化办公，以此，办公环境被不断压缩，现代化的办公环境基本上仅需设置办公桌椅和电脑即可。工作人员之间的距离不断缩短，办公空间效率提升。以往我们见到的文件堆积如山的情况很少见，办公环境简单，高效，一些公司为了改善员工工作环境还会布置文化作品和绿植进行环境美化。由此可见，计算机技术为办公环境的改善奠定基础。

3.建立信息数据库

信息和数据处理的多样性是实现办公自动化的基础，企业的办公自动化系统首先有自己的数据库，而数据库的管理权限需要进行设定，对企业比较重要的信息进行设置和加密。不同职能岗位的工作人员需要有不同的权限设置，为了保障数据库运行的安全，需要设置专门的管理维修人员，而数据库的建立和维修工作需要管理員进行操作，其他人员没有权限进行操作。若需要对数据进行修改需要通过管理员权限。数据库的建立根本上是为了方便办公数据的传输、处理和资源共享，其安全性要求较高，可以通过信息系统安全评估建立评估标准，一切活动的开展以标准为基础。在信息评估的过程中需要借助一定的技术和工具，可以根据企业的不同需求进行选择。信息评估可以为信息提供安全运行环境，正确的评估方法可以提高信息的准确定和可靠性，为企业的办公环境提供安全支撑。在办公自动化环境下，企业的信息安全是一个重要的工作，不容忽视。

4.规范办公制度

基于计算机技术的办公制度具有相当的开放性和自由度，为企业的管理带来一定的困难。为了适应办公自动化环境，应该在企业内部制定网络使用标准和规范。对办公人员的权限进行管控，合理使用办公软件，同一功能部门之间为了便于交流应使用统一软件，提升办公效率。对管理环境实行优化，尽量避免外来信息的干扰。提高办公网络安全设置，有专门的安全管理员实施监管，对可能发生的网络安全隐患进行预防和及时处理。办公中的审核需要计算机自行开展，有限的管理人员可以开放管理权限。对办公系统的各个模块设置身份识别和密码认证，没有权限的工作人员应自觉网避。

5.重组企业组织结构

企业的办公活动是建立在有序的企业组织结构上的，而企业组织结构具有严格的等级。而办公自动化可以有效地改善传统企业管理中效率低下的问题。计算机技术支持下，信息传递比较畅通，扩大了管理层的管理幅度，减少了信息传递中的信息失真问题，实现了企业组织结构的扁平化管理。对于企业内部来说每个层级之间的沟通是平等的。

总之，企业在实现办公自动化后可以降低管理成本，提高企业的组织活力和创新能力，提升办公效率和办公质量。

结束语

计算机技术在办公领域的应用为现代企业的发展注入长足动力，简化办公过程，提高办公效率，解决大量信息处理的复杂问题，其强大的数据、文字、图像等处理功能帮助企业解决沟通困难的问题，节省了企业管理成本，减轻员工工作压力。未来办公自动化的发展将更加智能化，将为企业带来更大的经济效益。

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