浅析大数据环境下的电子档案管理

葛旸

摘 要：在数据环境下，各行各业都引进了现代化的信息技术对原有的管理模式进行创新，电子档案的形成、档案管理工作的信息化建设是档案管理工作的必然发展趋势。在目前的许多单位中，电子档案管理技术在档案管理工作中应用的比较广泛，但是在实际运行的工作中还存在着一些问题，影响电子档案管理工作的发展。因此，本文对大数据环境下电子档案管理工作中存在的问题进行了分析，并根据实际情况提出了相关管理措施。

关键词：大数据；电子档案管理；问题；措施

一、电子档案管理中存在的问题

1、无法保证电子档案的真实性

在目前时代发展条件下，传统的纸质档案管理模式已经逐渐被电子档案所替代，在各个行业中应用的都比较普遍。但是在实际的应用过程中，各单位还没有认识到档案信息化管理的重要性。各单位的领导人的电子档案管理意识薄弱，没有对下级员工进行有效的指导和监督，这就导致相关工作在档案管理中没有对自己的工作负责，不重视电子档案的相关管理工作。另外，电子档案在操作上比较简单，更加容易被他人篡改数据，还无法及时发现篡改痕迹，无法保证电子档案资料的是否真实。

2、电子档案信息保密性差

电子档案的录入、存储和查阅都可以在电脑上进行，在互联网信息技术不断发展的条件下，各项工作都向着智能化、自动化发展，虽然为人们的生活带来了许多的便利，但是也存在着一些弊端。互联网信息平台在管理方面还没有完善的法律法规，所以单位中的管理系统很容易受到黑客或者病毒的入侵，使文档中的信息资料和私密信息遭到泄漏，保密性比较差，严重时会导致管理系统瘫痪，无法正常的工作，甚至会出现档案信息丢失的现象。

3、电子档案管理的要求较低

在互联网技术越来越发达的条件下，各单位的电子档案管理水平也在不断提高，许多单位为了保证电子档案的安全，应用了许多系统保护软件。但是在实际运行的过程中还是会受到病毒的侵扰，这对单位中电子档案的信息安全有着严重的影响。所以在实际的工作中，只安装系统安全性软件是不够的，还需要相关的管理人员进行定期的维护和管理，减少电子档案信息遭到破坏和泄露的几率。另外，在电子档案的存储和管理上，有许多种类的管理软件，不不同单位使用的软件都有所不同，这对档案信息的共享和交流造成了一定的影响。

二、大数据环境下的电子档案管理

1、保证电子档案的真实有效性

想要对电子档案信息进行有效的管理和维护，保证档案信息的真实性，档案管理部门需要制定标准化、规范化的流程，工作人员在实际的工作中要严格按照这个流程去操作。在档案资料产生的初级阶段，要对相关信息资料进行审查，保证与实际的内容相符，这样才可以保证档案信息原件的真实性，在确定档案信息的真实有效后，要对档案进行存储，这时候要对电脑系统进行病毒排杀，并且要对档案信息进行定期的检查与核实，保证档案信息的安全性。同时也才使用安全性保护软件，为档案信息多设置一层保护屏障。

另外，还需要培养单位员工的电子档案管理安全意识，对员工进行定期的培训，加强员工电子档案管理的专业技能，提升对电子档案的管理水平，在实际工作中可以及时发现电子档案管理系统中存在的安全隐患，并采取有效的措施去预防。最后还可以通过立法的形式对破坏或是盗取电子档案的行为进行约束。同时还可以运用法律的形势来确定电子档案的法律凭证作用，从而为电子档案管理提供相应的法律依据。更好的保证电子档案的真实与安全。

2、规范电子档案管理流程

目前许多单位的档案管理模式越来越趋向于智能化和信息化，信息都是通过电子文件的形式来进行传输。由于电子文件的数量不断增加，为电子档案的管理工作增加了难度。只有对电子档案信息进行科学化、规范化的管理，保证电子档案的安全性和保密性才可以满足时代发展的需求。所以档案管理部门需要对电子档案管理工作制定规范化的操作流程，确保电子档案形成的每一个环节的规范性，不但建立了标准的操作流程，也后续的工作打下了良好的基础。

3、培养高素质、高专业的档案管理专业人员

虽说大数据时代下的电子档案管理节约了大部分的人力成本，但是毕竟还是需要人员进行操作处理的。而相对于传统纸质档案管理时对员工的需求来说，对电子档案管理的操作人員的需求要更加专业。这就要求我们需培养一批能既懂档案管理业务又精通计算机专业技术的人员，这也是当前各单位档案管理部门的当务之急。对于档案管理专业人才的培养，我们可以在招聘社会上符合条件的专业人士的同时，还可以对比较熟悉档案管理或是专精计算机技术这种专精一门的员工进行相应的培训，从而保证员工更加迅速的掌握电子档案管理技术。

4、规范数据格式的使用标准

随着电子档案管理产业的兴起，各种格式的文件处理与储存软件也应运而生，而各个单位对软件采用各不尽相同，这也导致很多单位的电子档案管理系统并不统一，对电子档案的交流与共享造成了很大的困难。因此，对大数据时代下的电子档案使用统一的数据格式，以及标准软件的应用，可以便利档案管理的同时，对档案内容的调阅与整理工作起到了一定的简化作用。

5、做好电子档案的长期保存工作

上文我们分析了电子档案存储中遇到的问题，针对上述问题，在电子档案的存储中，我们需做到严格遵守安全措施的同时，还可以进行档案的备份存储，避免一旦电子档案发生损毁，造成不可挽回的损失。其次，我们还可以运用移动硬盘等存储设备进行存储，从而避免网络攻击对电子档案造成的损失。再次，我们还需要对电子档案的存储设备进行定期的维护与病毒查杀，从而做到防患于未然。最后，虽说电子档案逐渐取代纸质档案，成为档案管理的主流，但是纸质档案还是有其可取之处的，对较为重要的档案，在进行电子存储的同时还可以采取纸质档案存储的方式或是微缩胶片等形式进行多种方式的保存，为档案加上更多的保险。

结语：在大数据时代的新形式下，我国的电子档案管理行业迎来了新的机遇与挑战，目前来看，电子档案管理还存在着较多的问题，但这也是新事物发展的必经阶段。只有正确的认识电子档案管理中存在的问题，并积极的去面对并加以改进，才能让电子电感管理更加迅猛、健康的发展起来，才能让电子档案管理更加安全可靠。

参考文献：

[1]张丹菊.基于大数据时代下的电子档案管理研究[J].城建档案，2016（7）：68-69.

[2]陈南.大数据环境下档案管理策略研究[J].治黄科技信息，2016（2）：29-31.