电子文件和电子档案管理研究

李濛

摘 要：电子档案管理系统，为企事业单位的档案现代化管理，提供完整的解决方案，电子档案管理系统既可以自成系统，为用户提供完整的电子档案管理和网络查询功能，也可以与本单位的OA办公自动化和DPM设计过程管理，或者与MIS信息管理系统相结合，形成更加完善的现代化信息管理网络。本文主要研究电子文件和电子档案管理。

关键词：电子文件；电子档案；管理；研究；

应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发，顺应其规律，摸清信息产生的源头，促使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序，建立归档制度。

一、电子文件归档方式和途径的选择

纸质档案的载体较为稳定安全，而电子文件的载体稳定性差，易损坏，因此归档方式的选择至关重要。经实践检验，利用磁盘，脱机采集数据的介质移交方式容易造成数据丢失。如遇质量较差的磁盘，会影响文件的可读性。为防止数据丢失需制作多份备份盘存档，这不仅加大了工作量，也增加了存贮磁盘的数量，简便而安全的方式是采用网络移交归档，并利用光盘存贮。网络移交的途径有两条：

（一）借助计算机信息管理网，开通电子文件归档专递网线。随着各单位计算机信息管理网的建立与发展，越来越多的重要文件被传输上网。这些文件经过各业务管理部门挑选，反映了职能活动的概貌，上网前，又按着信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换，在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性，是归档的重点。对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文悠扬，应由电子文件形成部门编目整理，也利用网络技术向档案部门传输，可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线，建立依附在信息管理网上的归档专用子系统。

（二）选择电子文件信息的汇集点，由计算机与信息管理部门负责归档。为适应办公自动化工作发展的需要，人们越来越注重信息工作的系统化和标准化水平，计算机信息系统的开发也从以往的“分散各异”转向“集中统一”，打破了立卷单位人界限，更趋向基于某一方面或几方面职能活动的内容而建立系统。计算机与信息管理部门负责规划、统筹本单位信息管理工作，是开发集中统一型信息系统的牵头部门，成为电子文悠扬信息的汇集点，又具有一定的技术设备及人才条件。由他们负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件归档，无是最佳归档途径之一。

无论利用何种途径归档，必须由电子文件形成单位按统一格式编目整理后，传输给档案部门，不能由档案部门自行从网上下载，以保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性负责。档案部门接收的电子文件一律应存入光盘，最好不用磁盘存贮。

二、相关部门职能交融集成，建立电子文件归档制度。电子文件来源广泛，形成者不仅有业务管理部门的承办人，还有数据录入员、信息管理与计算机技术人员等。将头绪如此之多的电子文件收集归档，必须靠制度约束，使制度变成归档人员的自觉行动。要将电子文件归档工作纳入本单位的立卷归档制度，并列入信息管理工作程序，在布置、检查、总结、考核信息管理工作的同时，布置、检查、总结、考核电子文悠扬归档工作。

与纸质文悠扬相比，电子文件归档所涉及的问题更加广泛，受制约因素多，仅靠档案部门独家很难完成，应采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三结合的方法。电子文悠扬形成部门熟悉各项管理业务，了解电子文件的自然形成规律和历史联系，是承担归档工作的主要责任者，在鉴定工作价值时最有发言权；档案部门掌握归档的原则、方法，又了解全局情况，可以发挥把关和统筹作用；计算机与信息管理部门既是电子文件的形成单位，又是设计和维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门，在电子文件归档制度化、标准化的工作中处于举足轻重的地位。

三个部门的职能应相互渗透，扬长避短，发挥各自的优势，在电子文件归档中集成一体，共同形成质量较好的电子文档。

三、“两套制”归档的必要性与适时简化合一的可能性

由于印章和签署是文件生效的主要标志，在现在技术条件下，对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。

鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性，以及电子文件的易修改性，也有必要將重要的电子文件制成硬拷贝存档，以确保数据的安全。

目前，电子文件、纸质文件转化为档案一般采取“双轨制”，归档内容形成“两套制”，即纸介质与磁、光介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案。其归档时使用不同的编目方法和存贮装具。档案部门应在每一卷纸质档案的备考表或卷内目录“备注”项中注明相应的电子文件的编码及存址，同时，在电子文件归档目录“备注”项中注明相应的纸质文件的档号及存址，以便利用时参照互补。

在磁、光介质文件耐久性留存的问题尚未解决之前，它与纸质档案将并存很长时间，但从长远看，在电子档案存储介质的技术条件进一步改进之后，可尝试对那些参考作用大、情报价值高的档案，采取以磁、光介质归档为主，纸介质归档为辅的做法，而对那些凭证价值较高的档案，则采取以纸介质归档为主，磁、光介质归档为辅的做法。这样，不但能够提高档案管理工作效率，优化馆藏，也能减少档案的体积，缓解库房紧张的状况。两种介质归档的简化合一，要经过审慎证证，在万无一失的情况下实行，最好以简报、情况报道类，以及信息的实质内容已被其它档案所包含的文件作为简化合一的首选目标。

四、电子档案管理系统系统特点

电子档案管理系统，为企事业单位的档案现代化管理，提供完整的解决方案，电子档案管理系统既可以自成系统，为用户提供完整的电子档案管理和网络查询功能，也可以与本单位的OA办公自动化和DPM设计过程管理，或者与MIS信息管理系统相结合，形成更加完善的现代化信息管理网络。综合档案管理平台面向政府机关及企事业单位，在设计上考虑了信息资源管理的发展趋势，系统支持多种归档文件整理方式、多全宗管理、跨库检索查询等功能，并实现了与在线OCR、全文检索、双层PDF/SEP、数据交换、图形图像处理、流文件浏览等技术的集成。

系统特点：功能模块布局合理、操作简单方便。系统按照档案管理业务流程组织设计功能模块，所有功能在同一个界面下显示，档案数据的结构和操作一目了然，使用十分方便快捷。实现文档一体化管理。与OA、MIS、PORTAL等业务系统无缝连接，通过有效的前端控制，使大量有价值的电子文件按照点在档案管理要求自动、完整、规范地采集到电子档案管理系统中。实现档案业务的全面管理。提供完整的信息收集、整理、归档、编研、统计、鉴定、销毁、查阅、借阅、库房管理等全面自动化管理。支持多全宗管理模式。满足集团及下属单位不同全宗设置实体分类的需要，实现集中存储、集中应用的多全宗管理模式。系统安全可靠。通过对档案数据、角色权限设置、明确各级人员阅档（文）范围。档案数据可存储在数据库或文件服务器上。系统自动保存海量数据测试结果，保证档案数据安全、可靠。支持多种电子文件格式的浏览和显示。提供200多种图形、图像、文本和电子表格等不同文件格式的归档管理和现实功能。企业档案管理平台面向大型企业、科研院所和工程设计单位，系统具有强大的网络功能和系统扩展能力，拥有档案信息管理平台、用户界面生成器、批量挂接、多文件浏览器、数据加密、通用数据转换、通用报表生成器、在线OCR汉字识别等技术。企业档案管理平台广泛应用于石油化工、电力水利、冶金矿业、电信通讯、企业、轻工产业、建筑房地产、机械电子汽车、农林牧副渔、医药生物等行业。

系统特点：档案管理系统平台化。用户可在系统提供的操作平台上自由地定制档案管理系统。实现从档案类型、分类方法到案卷、文件录入信息，从用户录入检索界面到统计项目和档案目录格式等定制，满足不同行业不同档案管理要求。

强大的网络应用功能。针对大型企业和设计单位信息量大、网络应用程度高等特点，系统采用B/S和C/S混合方式实现不同应用群体功能需求，支持各种大型数据库平台。

标准化程度高。遵循ISO15489、ISO23081、ISO14721等国际标准和国家档案局相关电子档案管理标准，率先通过国家档案局同类产品的技术评测和鉴定，形成标准格式光盘档案。

支持多种电子文件格式的浏览和显示。实现200多种图形、图像、文本和电子表格等不同文件格式的归档管理和显示。

五、不断完善档案管理

档案的本质属性是原始记录性，这种原始记录性一方面表现在档案的内容上，另一方面表现在档案的形式上，如，当事人的亲笔手稿、领导者的亲笔签署等，都表现出真实的原始性。也正是档案的原始记录性，才使得档案具有法律凭证的作用。但是在在OA办公自动化系统中，电子文件的原始性却很难得到体现。电子文件的原始记录性和凭证作用如何确定，电子文件能否作为档案，是否具有法律凭证作用等等，已经成为档案界的新课题。依据国家有关标准，结合本单位的实际情况，从档案管理的基本规律和计算机技术的特点出发，制订归档电子文件管理办法是当务之急。制订一个包括电子文件的形成、积累、整理、鉴定、归档、利用、统计、保护等内容的管理办法，以确保真实、有效地把好归档电子文件的质量检验关，从归档电子文件的特点出发研制归档电子档案管理系统软件。制订管理办法要注意的问题 电子文件的存储载体问题。电子文件的存储载体有多种，如，磁带、磁盘、光盘等。光盘与磁带、磁盘相比，其特点是：记录密度高、存储量大；非接触式记录和信息读取方式；数据传输率高；存取速度快；易保存。因有保护层，信息读出为无接触式的，不存在读取磨损，所以盘片不易损坏。根据这些特点，目前使用光盘作为电子文件归档的载体比较合适。尽管它的标准不够完善，但随着技术的发展，相信在不久的将来，有关光盘的标准会陆续出台。所以在当前选择光盘作为电子档案存储载体最为合适。禁用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。在条件允许时，及时将软磁盘更换为光盘载体长期保存。纸质档案与电子档案长期并存在保持一致的问题。两种不同载体档案的特点，可概括为两句话：纸质档案便于长期永久保存，而利用较不方便；电子档案便于利用，但难于永久保存。鉴于这种局面，两种载体档案会在一定时期内长期并存。普遍做法是“双套制”，即在保存电子文件的同时，把电子文件以硬拷贝输出形成纸质文件保存。两种载体档案并存特别要注意两种档案的一致性，在电子档案著录、编号、签署、更改、更新时更应注意保证电子档案与纸质档案对应相符。电子文件的安全问题。一是电子文件归档时，把属于一般性的电子文件，转换成各种平台都能使用的文本文件的格式，以不变应万变，消除由于技术演变所带来的影响。特殊格式电子文件，应在存储载体中同时存有相应的浏览软件。二是使用“只写一次式光盘加背书”方式制作归档原件，确认其内容信息的原始性。归档前电子文件内容的原始性由归档人负责，归档后的原始性由档案室负责，为了分清责任，最理想的办法是双方在不可更改的載体上签字，而这种光盘的同一处刻录轨迹只能写入一次，这就是“只写一次式光盘加背书”。也可以只读光盘、电子签名、数字水印、隐形条码、数字时间印章法等来确认电子文件内容信息的原始性。三是在网络环境中，可采用一种既能确认发件人身份，又能保密保安全的“公用密钥数字签名技术”。还可采用防火墙技术、网络安全检测、大众身份认证系统、数据加密技术等措施来保证网络安全。当然这都很难达到彻底的安全。四是利用中的安全措施：设置分级查询权限密码并定期或不定期地更改，属于保密范围的信息内容的复制拷贝更要严格控制。系统对利用的全过程进行有效的跟踪监控，并自动进行相关的记录，作为利用工作查证的依据。而且利用系统应有较强的容错能力，避免由于误操作所带来不可挽回的损失。电子文件的鉴定问题。一是入口关，即在档案部门接受电子文件是要检验每个文件能否被正常读出、打开或运行；有无感染计算机病毒；内容是否完整，是否与归档移交清单或文件机读目录相一致等。二是定期检查关，即对归档后的电子文件建立定期检查的制度，数据类电子文件检验能否被正常读出，程序类电子文件检验能否被正常运行。对于磁性载体一般应每两年、光盘每四年进行一次抽样机读检验，抽样率不少于10%；对于磁性载体每四年拷贝一次，并建立对电子文件的检查、维护、拷贝等操作过程进行登记制度，避免发生人为的误操作或重复劳动。转储后的载体与原载体同样编号保存。三是利用关，即在平时提供利用时，一旦发现有文件损坏或感染计算机病毒，立即要对该载体内存储的所有文件进行检验，及时采取措施修复损坏的文件。还要注意更新杀病毒软件。同时，还要把电子文件归档与电子档案管理所需要的计算机系统软件的开发和硬件的配合纳入到下一阶段档案室档案管理系统的建设规划中去，为接受电子文件做好物质和精神准备。

参考文献

[1]金波、丁华东，电子文件管理学，上海：上海大学出版社，2007 9.

[2]傅祥、郑珺露，电子公文制作与传输，合肥：安徽大学出版社，2009 10.

（作者单位：西华大学电气与电子信息学院）