医院档案管理中存在的问题探究

李霞

摘 要：提升档案管理工作水平必须循序渐进，不能急于求成，只有按照务实、创新、高效的原则和严格的技术标准，才能逐步实现医院档案管理的一体化、专业化、电子化、规范化和现代化。要提高工作人员综合素质，即具备跨学科的专业知识，可见提高工作人员的综合素质迫在眉睫，只有高素质人才，才能充分发挥硬件设施在档案管理中的作用。

关键词：档案管理；医院；分析

医院档案管理对于医院的发展，医学事业的科学研究都有着十分重要的作用，隨着科技的发展传统的医院档案管理形式已经不能满足日益增长的数据量的需求，所以我们应该进行相应的改革让医院档案管理工作做得更好地。所以本文主要对医院档案管理工作中的误区进行相应的分析，同时探讨相应的改进的方法。

一、档案管理工作中的误区

1、档案意识不强，档案利用率低

由于档案工作不能直接创造经济效益，所以在一些部门和领导中存在着对档案管理的重要性认识不足，“重医疗、轻档案”的意识较为严重。由于对档案重视不够，档案信息资源开发不足所以现有的档案利用率不高，档案管理制度相对落后。随着经济社会的发展，现代医疗科学技术不断提高，新的、先进的医疗设备和医疗手段不断投入使用，而相关的档案管理制度却没有得到及时补充和修订，致使有些很有价值的科研成果资料未能及时整理归档。由于档案管理分散，各科室分散管理，不利于档案的完整和安全，也不利于档案利用率。甚至出现重复保存，造成物力、人力、和空间的浪费，更有许多应该纳入管理的档案却没有纳入管理。

2、档案管理制度不健全，管理效率不高

在医院管理中，涉及档案管理的制度、职责以及检查考核制度仍不够健全。由于管理制度不严、不健全，各科室保管的材料不能及时移交综合档案室，造成档案收集效率不高，档案不齐全，甚至出现遗失或损毁。档案管理制度不健全，在医院管理中，一般都按照卫生部要求制定了适用于本院的、较为健全的管理制度和各级各类人员工作职责，而涉及档案管理的制度、职责较少。由于没有相关的制度和检查考核措施，也没有将档案管理纳入目标考核方案中，致使检查督促考核也得不到落实。

3、档案管理人员文化素质低，业务水平不高

我国档案专业人员队伍参差不齐主要体现在思想观念落后、专业素质、理论水平、文化程度等方面。缺乏现代科学知识，外语差，档案专业毕业的高层次人才较少，己经成为阻碍档案事业发展的主要原因。档案管理人员的素质影响档案管理水平，在医院人才培养中，一般只重视医疗技术人员素质的提高和继续教育，对档案管理人员的教育培训却没有纳入计划，档案管理水平停留在经验上，服务方式和管理水平跟不上时代发展的要求，缺乏创新和活力。同时，给档案管理带来较大困难的原因是档案管理人员工作变动较大，档案管理作为一专业性较强的学科，需要有一定专业知识的人才才能管好用好档案，管理人员在长期管理过程中所积累的知识与经验对档案管理很重要，但由于一些医院的档案管理人员经常变动，不但致使己经培养好的档案人员发挥不了作用，而且还需要对新的工作人员重新培养锻炼，给档案管理带来很大的困难。

二、如何改进档案管理工作中的误区

1、加强领导重视程度

医院领导的重视是做好档案管理工作的关键所在和重要保证，也是科学管理档案的前提条件。档案管理是医院管理的重要组成部分，各级医院要切实加强对档案工作的领导，把它纳入重要议事日程，作为医院发展的重要内容来抓，与医院业务建设同步规划、同步发展。平日里加强档案法律法规学习和充分认识档案的重要意义，从而更好地支持档案管理工作。档案管理工作业务性很强，因为其专业性强、涉及面广、内容繁杂。若要做好此项工作，没有领导的重视和支持单一靠档案管理部门是难以开展的。档案管理的工作人员要转变“重管轻用”的观念，克服“无所作为”的消极落后思想意识，要解放思想，更新观念，变封闭式管理为开放型管理，为上门查阅档案的人员提供热情的服务，主动为医学、科研活动提供各种咨询服务。

2、构建档案管理工作小组，制定相应的考核制度

成立的档案管理工作小组作为档案管理机构按责任应具备组长、副组长，成员为主要科室主任。各科室都要设一名兼职档案管理员，其主要负责是对本科室的档案进行整理、分类、归档，并定期交至档案室存档。这样，通过档案管理组织机构的建立，从而保证了整个医院档案管理工作的顺利进行。医院应除了要将此内容纳入科室管理责任书之中，还应该将档案管理与科主任工作实绩考核奖惩挂钩，既要要求科主任抓好归档材料的收集、整理工作，又要明确科主任对科室档案工作的管理责任，为促进了档案管理的规范提供了制度指标。拓展档案的归档范围，加强有关内容的收集是档案工作的新课题。如医院面对医疗市场所进行的各种经营活动，这些经营活动要形成各种不同的方案、协议等，应及时收集归档。又如提倡采购招标，其招标方法、程序、协议、合同也应进入归档材料之中。所以，要进一步健全医院档案管理组织，落实专人收集。

3、加强培训，提高档案管理人员素质

目前各医院从事档案管理专业人员的专业程度明显不足，原来不是学习档案管理专业，而是从行政、护理、计算机管理等部门转岗过来的，在经过一段时间专业培训之后，便开始从事档案管理工作。建立科学的档案管理体系，健全档案管理制度，是促进医院档案工作规范管理的关键。各医院应结合本单位档案工作的实际，根据《档案法》、《医药卫生档案管理办法》等有关法律、法规，制订一套比较科学、完整、系统、切实可行的档案管理制度。管理制度是各项管理工作的灵魂，如果没有一套严格的管理制度，档案收集处理的过程将十分混乱。要改变观念，树立创新意识，尽快实现服务主体由封闭型向开放型转变，服务方式由实体型向信息型转变，服务手段由手工型向技术型转变。要注重档案管理人员队伍建设，提高其思想水平和专业素质，增强科学管理能力，更好地胜任本职工作。要将档案人员培养纳入医院人才培养计划，通过专业培训、知识更新、进修学习等，提高业务水平，建立医院档案管理人才梯队，以便适应医院档案管理业务的发展，不断推动档案管理水平的提高。通过这样的方式可以帮助我们更好地做好医院的档案管理工作，完成组织上的安排。

提升档案管理工作水平必须循序渐进，不能急于求成，只有按照务实、创新、高效的原则和严格的技术标准，才能逐步实现医院档案管理的一体化、专业化、电子化、规范化和现代化。要提高工作人员综合素质，即具备跨学科的专业知识，可见提高工作人员的综合素质迫在眉睫，只有高素质人才，才能充分发挥硬件设施在档案管理中的作用。

（作者单位：河北省灵寿县医院）