浅谈基层卫生计生行政文书档案管理

冉井贤 陈清华

摘 要 卫生计生文书档案能够体现和反映卫生计生工作的管理能力和业务水平。随着社会的发展和卫生计生的合并改革，卫生计生行政文书档案管理的重要作用日渐凸显。目前，基层卫生计生文书制作、整理、归档等工作不规范，存在很多问题和不足，亟须改进和规范化管理。

关键词 卫生计生 文书档案 管理 分析

卫生计生行政文书档案是具有一定保存价值的以各种文字、图表、声像和电子为载体的原始记录。卫生计生行政档案实行科学管理，有助于卫生计生行政文书档案的存放与使用，有助于提高卫生计生工作管理水平。卫生计生行政档案实行制度化与科学化管理是卫生与计生局依法行政的重要基础。如何加强卫生计生行政文书档案管理？笔者从卫生计生行政文书档案管理存在的问题和现代化建设策略等方面谈几点看法。

一、卫生计生行政文书档案管理存在的问题

（一）对档案管理工作的重视不够，对法律法规执行不力

为了加强档案管理，国家颁布了《中华人民共和国档案法》等法律法规，但目前仍有少数领导对档案管理工作不够重视，缺乏科学有效的管理，未建立长效管理机制，传统的纸质档案没有得到有效改进，管理意识较差，忽视档案管理事务性工作。受传统观念的影响，认为档案管理工作只是简单的抄抄写写，档案管理水平得不到有效提升，在实际工作中得不到创新，阻碍了卫生计生档案管理工作的开展。新中国成立后，特别是改革开放以来，国家针对档案管理工作颁布了一系列档案管理法律法规，也出台了一系列规范管理性文件，但對档案管理工作的重要性仍然认识不到位，如某些单位或个人由于工作疏忽或者管理不善，导致集体或个人重要的档案资料遗失，结果只是批评了事，甚至有一些单位觉得无所谓。没有行之有效的管理办法，导致对档案管理工作不重视、不规范、不严谨。

（二）档案管理工作缺乏标准

档案管理模式老套，技术陈旧落后，大量的案卷质量不高，缺乏完整的档案立卷、编目、检索等工具，未按国家制定的标准规范操作。应移交档案室的档案归档范围不够明确，不清楚哪些档案应移交档案室存档。档案管理的标准化与规范化不是使用几台新设备就能实现的，而是需要许多方面的因素相互协调，需要领导高度重视和各方面大力配合支持，通力合作才能完成。

（三）档案信息化的基础设施不齐全，设备落后

档案信息化的基础设施建设主要包括网络环境建设、硬件环境建设、系统软件建设等内容。有些基层单位没有建立专门的档案室和配置相应的档案管理设备，甚至连档案管理工作中必备的切刀、统一的档案夹都无法购置齐备，计算机的管理更是不可能实现。档案管理的硬件缺失导致很多原始的纸质档案得不到有效保护，时间一长，很多珍贵的原始档案很可能出现虫蛀、霉变等问题，造成不可避免的损失。档案信息管理系统在当前得到普遍应用，计算机处理信息的水平也在不断提高，电子文档取代了传统的文书档案，办公自动化设备也显示出了强大的优势，但由于单位的档案管理设备比较陈旧落后，信息检索、信息加密、归档、调档等需求难以得到满足，增加了工作人员的工作量，降低了档案管理的工作效率，工作人员的工作积极性受到了影响，更不利于档案的开发、收集与利用。

（四）缺乏专业的档案管理人才

档案管理工作需要专业的、有经验的人才，因为档案管理工作不是一项简单的工作，需要管理人员具备系统的管理知识。但是在实际的工作中，学习档案管理的人员少，从事档案管理的人员不能系统、科学、专业、有效地对管理档案。再加上相对于其他行业，档案管理人员的流动性比较大，专业熟练的老员工少，业务不熟练的新员工比较多，导致档案管理的专业人才严重缺乏。

二、档案管理工作现代化建设策略

（一）加强对档案工作的组织领导，明确人员职责

卫生计生行政档案的原则性强、真实性强、专业性强、保密性强，这就要求领导高度重视。卫生计生局的领导要认识到卫生计生行政档案的重要性，重视档案管理制度的建设，从管理、资源、政策上给予指导、支持、倾斜，满足档案管理工作的需求。要配备具备较高政治素质和业务素质的档案管理人员，成立档案管理组织机构；鼓励和选拔优秀人才参与档案管理工作，不断提升档案管理人员的整体素质，加大对档案人员的培训力度，认真贯彻学习《中华人民共和国档案法》及卫生计生行政等法律法规；严格档案的收集、整理、鉴定工作，依法处理违反档案管理法律、法规的行为，用法律的力量强化人们的档案意识，约束部门领导和档案人员的管理态度；提高档案管理人员的统筹规划和应变能力，规范档案管理工作。

（二）加快硬件设施建设，创新档案管理技术

第一，采用计算机、网络、光盘存储、图文扫描等技术手段来进行集中式的管理，促进档案管理数字化、科技化。

第二，完善档案管理所需的硬件设备，配齐空调、去湿机、温湿度计等基础设备，保持档案室内的温度和湿度，配备铁质档案柜和档案夹、装订打孔机等设备。

第三，配备标准合格的档案室和计算机、扫描仪、光盘刻录机、互联网设备等现代化办公设备。

三、加大投入，确保环境安全

第一，配备硬件设施。要有单独的档案室，配备具有防磁化、防碰撞、安全稳固的档案橱和文件柜，分类、有序、整齐地排列档案，并配备齐全的安全防护设施和一次性鞋套等卫生设施，由专职档案人员管理，随时做好档案室的防火、防盗、防虫、防霉变等工作，定期维护和保养各类设施，增强安全防范能力。

第二，配备软件设施，严格实施《卫生计生行政档案出入库制度》《卫生计生行政档案借阅登记制度》《卫生计生行政档案销毁制度》等规章制度，要求制度上墙，并严格遵守。

第三，设立卫生计生行政档案借阅登记台、监督台等，为档案入室、管理、借阅、归还提供便利。

第四，配备信息化基础设施。充分利用信息化资源，对档案进行全方位、多功能、多层次的现代化管理，利用多媒体功能，在确保档案信息安全的前提下，通过磁盘存储、光盘备份、局域网传输、触摸屏查询等方式，多媒介存储、多方位查询，切实做到原始资料完整化、电子载体清晰化、检索利用便捷化、保管价值最大化。

四、加强对管理人员的培训，建立高效的管理系统

第一，加强对管理人员的业务培训，提高管理人员的档案管理水平，丰富档案管理专业知识，把先进的计算机知识应用到档案管理的工作当中去，充分利用先进的技术，将网络化与数字化与档案管理有机结合起来，满足信息化社会的需求。充分发挥计算机检索功能，将文书档案按照要求快速分类过滤，提高档案管理工作的效率。

第二，实行规范管理，档案装订一案一卷、一卷一号，如果涉及国家机密及个人隐私，可以单独设立副卷，归档为两卷。卷内资料应当制作目录，放在资料首页，去掉金属物，有破损的要修补完整，并用阿拉伯数字在卷内资料右上角编写页码。声音及影像资料也应在储存介质上逐件编号，单独存放，并单独造册登记。卫生计生行政档案封皮应用电脑打印，要简明扼要，能反映卷内资料内容，根据档案保管年限分门别类进行保管。

五、结语

卫生计生行政档案是社会发展进步不可或缺的重要资源，卫生计生行政档案管理工作已经成为社会信息管理工作的重要组成部分，卫生计生行政档案是对整个卫生计生行政工作的经验总结，它充分反映了卫生计生行政的业务技术水平和管理水平。卫生计生行政文书档案管理工作水平与技术、人才、体制的引进和创新十分密切，坚持党和国家提出的人才兴国、技术强国的战略指导思想，借鉴和学习先进的管理技术与理念，培养高素质、有经验、富有创新能力的复合型人才，完善档案管理体系，制定行之有效的奖惩与监管机制，才能有效促进卫生计生行政管理工作全面发展。

（冉井贤单位为酉阳自治县卫生计生委<药事服务中心>；陈清华单位为酉阳自治县龙潭中心卫生院）