论体育场馆档案资料管理的方法

符星

摘要：尽管国家在体育场馆项目建设中不断规范相关法律法规，但基础设施文件管理仍存在一些问题，需要不断优化和完善。基建档案是体育场馆项目工程建设的重要组成部分，在基础设施建设方面起着重要的作用，所以体育场馆项目建设中必须加强档案管理建设。

关键词：基建档案；管理；意义；问题；方法

1开放性场馆档案管理工作现状简析

1.1档案管理机制不健全

直到20世纪80年代我国档案法刚出台，档案管理才被作为研究对象被提上学术研究日程。然而在实际管理中，大部分体育馆对档案缺乏足够的重视，造成档案管理机制不健全。建档意识不强，建档范围不明确是主要问题。由于统一标准，缺乏统一管理，很多文件材料没有进行整理归档，只是杂乱地放在一起，管理混乱，对许多案卷没有进行分类、标引，缺乏系统性和完整性，给查找利用带来困难；各种档案受重视程度不一，如办公室对体育馆的日常管理档案还比较重视，但对业务部门提交的业务档案没有统一的要求，各种形式档案残缺不全。如此的档案资料装订起来很是麻烦，即使装订，也不美观；更不用说电子档案了。可以说，在数字化技术相当发达的今天，我国档案管理制度相当滞后。

1.2对档案管理不重视

在档案管理制度尚未成熟的时期，许多场馆领导人员的档案意识和依法治档观念不强。档案管理人员更是欠缺专业素质，使得档案管理工作进展艰难。体育馆档案作为体育馆发展变化的历史见证，是体育馆管理的重要依据，具有重要的参考保存价值。然而管理档案的人员多由办公室的行政工作人员兼职，在进行档案的收集、整理、归档工作时，缺乏档案收集意识和统一整理标准。这使得很多应当归档的档案因散落在不同经办人手中，终会导致档案材料的不完整、不系统。档案管理的专业性要求很高，没有经过专业培训的人无法运用科学的方法进行系统整理。正是由于各场馆对档案管理不够重视，才会造成现在这种混乱局面。

1.3档案结构不合理

目前，我国法律对开放性场馆的档案范围规定不是很明确，许多场馆的档案管理人员在进行归档时没有合理的依据。大部分体育馆仅将工作计划、工作总结、工作年鉴等报送档案室（馆），而其他的概不作为档案室（馆）保存的对象。其实档案的范围远远超过这些文件。作为各场馆的专门档案，不仅在内容上要求涵盖各种管理活动、业务活动中形成的档案，如行政管理档案、业务档案等，还应在载体形式上涵盖所有的载体，如纸质档案、电子文本、图片、音像等等。那些未被归档的文件从某种程度上说是资源的流失。只有明确了档案的范围，才能保证档案结构的合理性。

1.4档案管理缺乏系统性，分类方法不明确

档案管理作为一门管理技术，就是为了能辅助各部门顺利的管理决策。完整、系统的档案信息是顺利管理决策的保证。但是，由于缺乏统一的管理制度，没有专业的管理人员，档案的管理也一度陷入混乱。在庞大的档案信息中，没有像正规档案室（馆）般地登记造册、分类编目，使缺失的档案无法保持其完整性。更不要说在归档时按照一定的主题进行分类标引，形成一套完整的分类方法，以便进行二次文献和三次文献的开发了。这也在一定程度上造成馆藏档案资源的浪费。

2、对档案资料管理工作进行完善的方法

2.1加强重视程度

随着市场经济的深入发展与动态性质，档案管理面临着更大的机遇与挑战，一方面是它概括的信息内容可以进行公开性与传播性，另一方面它的档案数量也不断在增多，那么相对应的保管和提供信息的工作量就越来越多、复杂和困难。而管理方式过于落后，会对档案的管理质量直接构成影响，而只有加强对档案管理的相关人员的意识，才能实现档案管理工作的现代化发展。具体操作如下：

（1）首先要认识到档案管理工作中所具有的基础地位，还有对档案进行清晰的整理，可以对相关资料的现代化处理有促进作用，比如：对档案资料进行动态的记录和保存，可以迅速地进行电子建档，利用现代技术进行直接管理。体育场馆的管理人员可以对相关的岗位人员进行培养和教导，只有树立正確的意识，才能规范他们的行为。另外，让工作人员加强档案工作的推广力度，让整个团队的档案管理意识都得以提升，可以使档案管理的运营工作更具有效性。

（2）对管理人员的专业素养要进行提升。管理人员对基层工作人员具有榜样和带头作用，因此，提升管理人员这方面意识的同时，需要促进他们对现代化的管理技能的提高和深入掌握。因为档案管理的过程是数字化与信息化的，这已经是社会进行信息化发展阶段，对档案工作的基础要求，也是档案工作者一定要运用到的技巧和方式。所以管理人员需要首先对这些技能和意识进行掌握，这样才能在工作人员面前具有管理优势，可以一边学习一边操作，特别是一些计算机知识等需要熟练掌握，另外，在信息知识与文化方面，也要进行自我学习和培养，虽然需要一个过程，但是管理人员只有具备综合且全面的专业学识和技能，才能使管理工作更加有效。

（3）对档案管理使用的硬件设施进行加强和质量提高。设置专门的档案室，而且进行相关硬件设施地配置，如：计算机、打印机、档案置放柜、档案文件袋等现代化的办公设备。那么在档案整理的过程中，工作人员可以通过现代电子技术的高效运用，使工作质量更加高效。比如：计算机可以进行资料的电子文档整理与归类等，使用打印机就可以快速地进行打印和装订，让整个工作过程事半功倍。

2.2对档案资料的管理制度进行完善

将制度规范并进行完善是将工作顺利完成且达到一定质量的重要基础，档案管理也同样如此。分析可见，如今档案资料的管理工作存在较多的不足，制度的不完善、标准无法实现统一性是其重要的影响因素。由此看来，把管理制度进行全面地完善是改善工作质量的关键部分。

2.3对档案资料管理的主体进行体现，使工作流程顺利进行档案资料的主体是对其所属范围的明确。体育场馆的资料与档案具有一定的特殊性，与其他政府新闻或杂志娱乐等性质不同，它主要是记录以体育场馆为目标对象发生的一些相关的活动记录与记载等。因此，需要明确它的主体性质，进行科学地分类与归纳整理，为了以后方便查阅与利用，也为了科学地对体育场馆的正确记载。

2.4建立完善的基建档案管理网络

根据要求，建设工程项目管理的特点和建设档案馆，建设部门应建立相应的档案机构，配备专职人员，明确各自的管理职责，建立档案管理网络系统。深化功能，用制度管人，把基建档案作为工程方面的重要工作，基建档案工作以制度规定的形式，鼓励和支持档案管理人员的建设项目自开始就积极参与，加强建设人员和档案人员交流沟通。根据实际情况和建设单位的具体要求，制定基建档案管理实施细则，规定应明确主要基建档案归档，归档要求和基础设施传输和文件整理、保存、借阅等。这样可以在基本建设档案管理过程中为相关人员提供标准，增加档案的基础设施运行安排，保证建设档案收集工作的完备、规范、及时归档、整理。

结语

基建档案利用工作是基建档案自身价值得以实现的直接手段，做好基建档案的开发和利用是基建档案管理自身价值的重要体现，只有全力做基建档案管理工作，才能为体育场馆建设科学有序地发展提供优质、高效的档案服务，随着改革的新要求，基建档案紧密联系改革和技术的发展，档案工作者应做好基建档案管理工作，实现基建档案工作自己的价值，为社会的和谐发展和经济建设提供档案服务。

参考文献

[1]方育.充分发挥基建档案的作用[N].中国档案报，2016.

[2]王小德.基建档案管理的研究[J].浙江档案，2015（06）.

[3]李小雨.关于基建档案管理的研究[N].广东科技报，2010.

（作者单位：天津奥林匹克中心体育场）