利用IncludePicture域批量排版输出带照片的证件
2018-05-16涂文洪
涂文洪
批量排版输出各类证件是快印店常常碰到的活件之一，一般都是采用WORD的邮件合并功能来制作。邮件合并被公认是WORD的高级应用，除了可以批量处理信函、信封等与邮件相关的文档外，还可以批量排版输出标签、工资条、成绩单、证书、奖状、准考证、明信片、员工胸卡等，可谓是功能强大，但是WORD菜单下邮件合并的常规用法，只对文字部分有效，对图片的自动匹配和批量排版输出则无能为力。深度挖掘邮件合并功能可以极大地提高工作效率，本文在常规邮件合并的基础上用 IncludePicture域导入照片，不仅实现了文字，同时也实现了图片的自动批量排版输出。
下面就以制作如圖1所示某公司带照片的员工出入证为例，来说明如何实现带照片证件的自动批量排版输出。
进行邮件合并前的准备工作
1.准备数据源
在EXCEL中制作并存储数据源文档，内容包括员工出入证上出现的字段名称和对应的具体内容，以及对应照片文件的文件名，如图2所示。注意数据源中标题行必须是字段名称，除字段外还必须有相应的数据，并且数据行中间不能有空行。
2.准备WORD主文档
单个出入证胸牌的成品尺寸是80mm×120mm，经过计算，一张16开打印纸（184mm×260mm）刚好可以排下4个出入证。
建立主文档，布局下设定纸张大小为16开，纸张方向纵向，页边距上、下、左、右6mm，设定分栏为两栏，并进行基础排版制作出如图3的效果。值得注意的有三点，一是小版面文字和图片的位置在WORD中可以考虑借用表格来控制，基础版式排好后再将表格线的颜色设定为无色，如图4所示；二是表格外最后一个回车符号，要将其行距设为固定值，以避免后期排大版时表格位置出现错乱；三是主文档制作好后一定要存储，以便后期能顺利进行邮件合并。基础排版的其他步骤没有难度，本文就不赘述了。
3.将上述数据文档和WORD主文档及数据文档中“照片“字段记录的所有图片文档置于同一文件夹内，进行邮件合并实现文字部分的自动排版。
①打开WORD主文档，选择邮件-开始邮件合并-目录，这一步是设定用目录方式进行邮件合并。
②选择邮件-开始邮件合并-选择收件人-使用现在列表，在对话框中选中已经制作好的数据文档，这一步是将数据文档与主文档关联起来。
③选择邮件-编写和插入域-插入合并域，在对应的位置插入不同字段的合并域，如图5所示。
④选择邮件-预览结果，以及点击下一条记录翻页右三角按钮，查看自动排版的结果是否与数据文档中的记录一致，如图6所示。
利用IncludePicture域对照片进行排版
1.在WORD主文档中将光标置于需要插入照片的位置，选择插入-文本-文档部件，类别选链接和引用，域选IncludePicture，文件名或URL随意输入一个字符，比如a，如图7所示。主文档中照片的位置出现链接的图像框，如图8。
2.选中链接的图像框，按下Shift+F9刷新，此处用WORD打开后，是一个不能正常显示的图片框，请编辑选中图片框，按下Shift+F9即可刷新为语句以方便文章刊出，选中之前输入的字符a， 选择邮件-编写和插入域-插入合并域-照片，将a替换为照片域。
3.选中链接图像框，按下F9刷新后显示照片，调整照片大小如图9所示。
实现所有记录的批量排版输出
1.选择邮件-完成并合并-编辑单个文档-全部，即可实现文字部分的自动批量排版。
2.按下Ctrl+A全选，按下F9刷新所有照片，至此便完美地实现了文字和照片部分的自动批量排版，如图10所示。
3.存储上述完成合并后自动生成的名为“目录“的文件，便可用16开纸在打印机上批量打印输出，这时可以轻松愉快地去喝杯咖啡，待输出完成后，对16开纸进行裁切，一分为四，便可获得4个人的带照片的出入证。
小结
邮件合并功能强大，用好了可以在工作中事半功倍，利用IncludePicture域批量导入照片，对自动排版输出各种带照片的证件，效率高、操作方便，有非常大的实际意义。
作者单位：贵州轻工职业技术学院
