浅析基于馆藏统计的图书馆馆藏数据维护工作

符润花

摘 要：图书馆的馆藏数据维护工作是一项长期性、复杂性、连续性的工作，清晰准确的馆藏数据是提升图书馆业务水平和服务质量的基础和前提。定期的馆藏统计分析是发现馆藏异常数据的有效途径，结合各馆的实际情况，采取适合自身的有效措施，找出馆藏异常数据，进行全面处理，保证馆藏数据的清晰、准确、规范。

关键词：图书馆；馆藏统计；馆藏数据；馆藏维护

图书馆的馆藏文献数据维护是指的图书馆内所有馆藏资源，涉及面极其广泛，是一项兼具长期性与复杂性的重要工作[1]。笔者认为馆藏数据维护工作的前提是找出需要维护的对象，也就是馆藏中存在的异常及错误数据，而文献统计是发现馆藏数据异常最直观而有效的途径。馆藏统计是指对图书馆的馆藏在数量、质量及使用上进行综合统计与整体分析，它是馆藏管理及数据维护的关键要素，也是对本馆馆藏自我检查的重要步骤[2]。定期的馆藏统计，图书馆可以了解现有馆藏是否符合本馆发展的方针任务，文献信息是否满足读者需求，本馆馆藏数据是否存在问题等，以便工作人员随时进行数据维护。当然各馆也可以结合自己的实际情况，选择合理的文献清点核对方式，找出馆藏异常数据。

一、馆藏文献数据维护工作的特点

（1）复杂性。

异常数据信息的产生是非常复杂的，编目人员日常的疏忽、操作不当，没有及时修改及清除；编目系统的不稳定、系统之间不兼容等，系统的更新换代过程中，产生了大量的错误数据，如书名与条码不符，条码不存在图书，典藏地错乱等，造成读者无法正常借阅的图书并不在少数。有些异常数据可以直接从数据库里看出，大部分只有通过实物统计才能发现，总之这些异常数据类型简直多种多样，不能用单一的方式批处理，批修改，要结合实际，做到具体问题具体分析。

（2）长期性。

随着文献信息资源的不断发展，图书馆也越来也被政府重视，购书经费逐年递增，图书馆馆藏资源不论是种类还是数量都得到了很大的增长，而异常数据也在与日俱增， 需要维护的馆藏数据日益庞大，因而检查修改错误信息必然是一个长期的过程， 绝不是一朝一夕， 一蹴而就的， 特别是一些年代久远、 不常用的书目数据， 极不容易被发现错误， 因此， 馆藏数据的维护工作必然是图书馆长远的、 持久的工作任务。

（3）连续性。

对于书目数据的修正应始终保持认真谨慎的态度， 应该尽量避免由于工作人员及使用系统等主客观因素导致数据维护标准不统一的情况，相关工作人员对于数据维护中发现的问题必须及时加以归纳总结，制定出一套统一的维护标准，以确保馆藏数据维护的一致性和连续性。

二、馆藏数据维护工作的意义

（1）清晰准确的馆藏数据是图书馆提升服务质量的有力保障。

馆藏数据是读者了解馆藏文献资源的窗口，是读者获得所需书目数据的重要途径，因此馆藏数据的准确性对读者服务工作是至关重要的。清晰准确的馆藏数据是图书馆提升服务质量的有力保障。

（2）规范准确的馆藏数据是图书馆馆藏建设依据。

规范准确的馆藏文献是图书馆服务读者的基石，而文献资源建设质量决定了图书馆文献保障能力的高低。每个图书馆都在追求馆藏质量的发展与提升。馆藏统计与分析评估有助于图书馆了解自身馆藏结构的状况，优化馆藏文献资源建设策略，并以此作为制订与调整馆藏发展政策、开展资源推广、图书采购等工作的可靠依据[3]。

三、基于馆藏统计的馆藏数据维护措施

图书馆对馆藏统计采取的手段和措施都不尽相同，然而笔者认为逐一的、全面的、定期的对全馆实物数据和系统数据进行统计对比分析，能全面的发现并找出馆藏异常数据，从而采取相应的修改对策。

（1）无效数据问题。无效数据是指由于各种原因导致数据库中存在的大量无用数据，如：条码项乱码，条码数位错误，空数据记录等占用大量信息空间，致使数据信息混乱，严重影响读者对书目数据的检索。

（2）有书无数据问题。通过馆藏统计对比分析，发现一些真实存在架上的馆藏图书，数据库中却没有相对应的数据，这一部分图书读者无法通过检索系统检索到书目信息，以至无法正常借阅，需要编目人员在数据库中完善书目信息，实现这类图书的正常流通。

（3）文献流通数据存在的问题。随着互联网的不断发展，图书馆读者借阅方式也随之发生着翻天覆地的变化 ，由传统单馆手工借阅，自动化24小时自助借还，馆际互借，再到如今的在线借阅等，这一序列文献流通的关键识别途径是条码。然而在集中回溯书目条码过程中， 为了读者的方便快捷，有的图书馆往往直接建立了快捷流通的册信息库， 如我馆的“你阅读我买单”项目中，它们与书目记录很可能无法归并，形成各自的记录，导致同一书目下多条记录的混乱场面。因此必须通过馆藏的全面统计与分析，找出错误所在，分门别类的批量或逐一维护。如典藏与编目分属不同子系统， 则书目数据恢复则须由编目人员或由数据维护人员来进行。[4]

（4）馆藏与数据不一致的问题。在图书馆管理理论中 ，要求定期对馆藏进行统计清点 。在手工编目时代已存在馆藏与卡片不一致的问题 。由于图书馆藏量的不断增加 ，几乎没有几个馆有能力进行全面清点工作 。回溯建库 ，实际是对馆藏进行了一次全面清点 。但建库多年后 ，馆藏与数据不一致的情况又摆在了我们面前 。它对读者服务工作 、对馆藏建设工作的影响是众所周知的 ，因此馆藏维护工作刻不容缓。计算机虽然为清点工作的进行提供了可能性 ，自动化管理系统中也已具有清点馆藏的功能 。然而从笔者维护数据多年的经验来看，馆藏数据统计对比分析是比较有效的，如我馆从统计分析中发现一部分数据库有数据而书库无书 ，这部分数据的馆藏地点批量修改为“丢失”；书库有书而数据库无数据的，根据具体情况及时添加完善数据。

综上所述，基于馆藏统计分析开展的馆藏数据维护工作是最全面的数据维护手段，可以集中、直观地发现异常数据，通过工作人员的分析判断，对症批量或逐一处理。规范、清晰、完整的馆藏数据及馆藏结构是图书馆长足发展的基础，是提高读者服务工作水平的有力保障。

参考文献：

[1]王微.基于图书盘点的图书馆馆藏数据维护工作探析[J].吉林广播电视大学学报，2017，（7）.

[2]吴建江.基于流通统计分析验证馆藏结构的合理性[J].长春理工大学学报，2012，（7）.

[3]刘香兰.图书馆馆藏数据中存在的问题及对[J].农业图书情报學，2009，（6）.

[4]孙秀娟.现代图书馆的数据维护[J].航海教育研究，2006.1.