关于对工程造价咨询企业档案管理的几点建议

刘伶聪　孙甜甜

摘 要：对于工程建设项目单位来说，一个工程项目的建设不仅仅要考虑工程的质量安全问题，更要兼顾其带来的经济利益。本文重点阐述了工程造价咨询档案管理的自动化，从发展现状入手，简要分析了我国工程造价咨询档案管理的现有模式，然后对工程造价咨询档案管理的自动化技术的系统进行概述，最终阐述了适合本文论点的自动化技术的发展方向。

关键词：工程造价；成本管理；中标；对策

1 引言

搞好工程造价管理工作，一方面，可以直接控制、节省投资，在一定投资额度情况下，取得最大的经济效益；另一方面，可以间接规范建设市场竞争秩序，引导建设市场健康有序发展，取得良好的社会效益。在市场经济条件下工程造价的控制、管理是一个动态过程，工程造价管理工作要始终贯穿于整个项目实施的全过程。为控制好工程建设资金，节约投资，做到有的放矢，下面就如何抓好工程造价管理工作，略谈几点浅识。

2 工程造价的作用与管理要求

由于我国工程造价真正的起步比较晚，发展也相对滞后，因此相对其他国家来说还存在一些不足之处，一位专家曾经说过：“当中国的造价工程师追求把项目的投资压到最少而达到技术经济效果最佳时，国外同行却在追求全生命周期成本最低；当中国的造价工程师及其咨询公司主要从事的业务还停留在计量计价时，国外的同行却把注意力更多地投放于项目商务管理、工程造价的司法解决途径以及受业主委托实施项目全过程造价管理等领域”。由此可见，我们跟发达国家还有相当大的差距。

2.1 建设项目工程造价控制的重要意义

建设项目的造价控制贯穿于项目的全过程，即项目决策阶段、项目设计阶段、项目实施阶段和竣工阶段都关系到建设项目的造价控制。统计资料显示，在项目决策阶段及设计阶段，影响建设项目造价的可能性为30%～75%，而在实施阶段影响建设项目造价的可能性仅为5%～25%。显而易见，控制工程造价的关键就在于项目实施之前的项目决策和设计阶段，项目决策是决定因素，而设计则是关键因素。控制工程造价不仅仅是防止投资突破限额，更积极的意义是要促进建设、施工、设计单位加强管理，使人力、物力、财力有限的资源得到充分的利用，取得最佳的经济效益和社会效益。因此做好工程造价的控制工作，对保证和加速经济发展具有一定意义。

2.2 控制建设项目工程造价的措施

建设工程造价的有效控制就是在投资决策阶段、设计阶段、工程发包阶段、合同实施阶段把建设工程造价的发生额控制在批准的工程造价限额以内，随时纠正发生的偏差，保证项目投资目标的实现，以求在各个建设项目中能够合理地使用人力、物力、财力取得较好的投资效益，最终实现使竣工决算控制在审定的概算额内，避免“三超”现象的发生，为了有效控制工程造价，应做好以下几方面工作：工程造价的确定与控制贯穿于项目建设全过程，但决策阶段各项技术经济决策，对该项目的工程造价有很大影响，特别是建设标准水平的确定、建设地点的选择、工艺的评选、设备选用等，直接关系到工程造价的高低。

3 工程档案管理工作存在的问题

3.1 重视不够，组织机构不健全

实践中，部分工程参建单位存在重现场施工管理、轻内业资料整编的问题，有的等到面临验收了，才抽调人员，加班加点突击整编资料。档案管理工作组织机构不够健全，有的职责不清，有的无专职工作人员，有的缺乏必要的档案管理设施，已成资料随意摆放，丢失、损毁严重。加之水利工程建设项目大都点多线长、施工流动性强、建设周期长、人员变动较频繁，人员变动时资料交接手续不到位，往往造成资料的遗失，最后只有写“回忆录”，给归档工作造成很大的困难，影响了档案工作的质量。

3.2 档案资料整编管理规范性不够

常见问题主要有：没有建立起定期的资料整理、分类制度，缺乏规范的资料查询、索引体系，没有资料的保管与移交专门制度；资料建立、收集、整编归档不及时；部分资料不够准确和完整；在文件、技术指令、通知等的管理上编号不清；资料签名手续不全、书写不规范，资料纸张大小、纸质不符合要求等。

3.3 档案组织网络不健全，档案专业人才缺乏

灌区水利工程建设项目类别多，管理部门各异，大多各自为政，自行其是，没有建立起系统性的档案组织网络，缺乏对档案管理工作总體性的指导和监督。同时，在灌区水利工程建设中，档案人员一般是新参加工作的同志，以工程技术人员居多，缺乏档案专业知识，对工程档案比较陌生，档案专业毕业或者有档案馆员中高级职称的人很少，熟悉档案法规制度、熟练掌握计算机技术进行档案管理的专业人才更是奇缺。

4 对策及建议

4.1 建立健全档案工作组织体系

各工程参建单位要切实重视档案管理工作，加大档案工作人员和设施的配备力度；遵循项目建设和档案形成的规律，对项目档案工作进行统筹规划，抓早收集；完善资料管理制度，协调各个生产环节（技术、质检、材供等）与资料管理工作的关系，从档案资料的建立、收集、整编、移交保管等，建立起一套完整的工作制度和程序。

4.2 施工图设计阶段，对工程造价控制作用

从众多的数据统计来看，施工图设计阶段基本决定了工程造价控制效果的好坏程度。目前，多数单位对施工图阶段的重视程度明显不高。在施工图设计阶段进行时，只是委托设计单位初步的预算工程的造价，此种做法没有起到任何效果。在施工图设计阶段中，如果工程造价咨询机构参与其中，根据设计的进度，在不影响使用效果以及建筑美观的基础上，为设计单位提供众多有助于工程进展的措施。在施工图设计阶段中，设计单位提供降低工程造价的合理化建议，及时发现浪费现象并且对设计进行修改，从而使影响工程造价的所有因素控制在合理低量，达到性价比最优。

4.3 实施分阶段档案整编计划

在工程开工前，根据施工进度安排编制整个工程项目的资料整编计划并分阶段实施，尽量做到档案资料收集、整编、移交与工程建设同步。工程建设进展到一个阶段，档案资料集整编完成到一个阶段；工程项目完工一个，档案资料验收一个。

4.4 严格把关，规范档案验收

这是保证项目档案质量的重要环节，按照国家档案局重点建设项目整体验收的组织原则，认真做好档案验收工作。档案验收重点是检 查项目的前期文件、隐蔽工程材料和竣工图的编制；对建设周期长的工程，应分阶段验收，查漏补缺，发现问题，及时纠错改误；加强对档案的预验收工作，以确保资料齐全完整和准确。加大档案人才的培养力度，努力提高重点建设项目档案工作人员的素质。

5 结束语

面对经济和科技的发展以及灌区水利工程建设的新形势，档案工作人员必须加强对档案专业知识的学习，不断提高档案管理业务素质。对现有的档案人员再教育，可通过委培、进修、培训等多种形式，不断拓宽知识面，优化知识结构，掌握水利工程建设项目档案管理的相关知识和计算机管理档案的技能，更好地为灌区项目建设服务。

参考文献：

[1] 柴晟主编ADO.NET数据库访问技术案例式教程[M].北京：北京航空航天大学出版社，2014.

[2] 刘丽华.浅谈档案信息化和保密工作[J].机电兵船档案，2012（5）.

[3] （英）〗eremy Keith著杨涛，王建桥，杨晓云等译JavaScript DOM编程艺术[M].北京：人民邮电出版社，2013.