新形势下基建项目档案管理创新模式研究

2018-05-14梁碧珍

知识文库 2018年16期

梁碧珍

基建项目档案管理是基建项目工程的组成部分，对于规范安全生产管理，落实各项责任制度具有重要作用。目前基建项目档案管理制度尚不完善，本次基于此对存在的问题进行分析，提出解决对策，创新基建项目档案管理模式。

基建项目档案是工程建设从规划用地，破土动工到后续维护的全过程纪录，真实有效地反映了工程建设情况。随着国家经济的快速增长，铁路，电力设备等基础设施建设项目也不断完善。对于基建工程而言，做好基建档案记录，不仅有助于规范安全生产，落实责任，还能做好规划，节约资源。如何在新形势下对基建项目档案管理模式进行创新，成为了受人关注的话题。

1基建项目管理档案存在的问题分析

工程档案是指在城市规划、建设及其管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料。完善基建工程档案管理不仅对工程有指导意义，还对其他相关工程设计建设有着重要的参考借鉴作用，可以使档案得到重复多次利用，体现了档案管理的重要性。当前基建工程档案管理仍然存在许多不足，不利于资料的整理和统计。

1.1施工方对档案管理重视程度低，缺乏档案管理意识

随着国家经济的快速发展，基建项目工程增多，施工环境日趋复杂，安全生产形势越来越严峻，对施工方的建设水平提出了更高的要求。档案管理是监管手段的一种，也是工程建设不可或缺的一部分，有利于从根本上提升工程建设质量。然而目前许多施工方只重视工程建设，而没有意识到档案管理的重要性，管理方法滞后，缺乏创新性，只是简单将建设资料进行收集归档，没有灵活运用。保存不当引起的档案损坏缺失的情况时有发生，影响工程建设资料的完整性，无法发挥其在基建工程中的真正作用。

1.2档案管理工作制度不完善，缺乏指导细则

要做好基建工程档案管理，其关键是建立完善工程档案管理制度，落实相关人员责任措施。随着基建工程的建设进度的加快，规模加大，许多单位对工程档案管理在施工中的重要性认识逐步加深。陆续出台了相关规定，确保工程档案管理有例可依。设立相关的部门，分派人手对工程档案进行管理。然而，在实际操作过程中，仍然存在一些问题。施工单位只注重档案管理，后续工作开展不到位。施工单位建设水平参差不齐，对档案管理认识不足。对基建工程档案如何收集，整理，分类归档缺乏具体的指导细则。档案管理制度形同虚设，没有真正应用到工程建设管理中，造成人力物力资源浪费。

1.3档案管理模式落后，数字化程度低

随着信息技术的普及，数字化管理因其高效，精准的特点在教育，医疗，金融等多个领域得到广泛应用，如何顺应此新形势，结合现代信息技术对基建项目档案管理模式进行创新，提升管理效率，成为了热议话题。目前，许多单位的档案管理仍处于比较落后的阶段，只是简单的收集和整理工程档案资料，放入档案室，或者将相关信息输入电脑。对于谁来管理，用什么方法来管理，在遇到突发情况时谁来负责，没有制定相关的条例。由于资金投入不足，设备落后，数字化管理普及程度低，增大了工程档案管理成本和难度。

此外，单位工程档案管只注重现时建立制度，对于后续工作处理不到位。在档案管理人员出现调动，科室搬迁，或者公司经营方向出现重大改变之后，如何充分利用信息化技术系统，妥善保管工程档案，使其真正发挥效用，缺少全面而细致的考虑。

1.4工程档案管理人员专业水平不高

相比起一般工程建设，基础工程建设涉及招投标，征地，拆迁，建设，验收等多个环节，涉及政府投入，错综复杂，具有建设时间长，成本高的特点。因此基建工程档案建立也更为困难，种类多整理量大。需要档案管理人员有较高的知识水平和管理能力。而多数单位尽管有安排人员专门负责档案管理部分的工作，却没有开展全面系统的培训。有的人只是临时从其他部门调配过来，人员专业水平不高，对工程档案管理流程不熟悉，在工作中频繁出现失误，影响档案管理的准确性。

2新形势下基建工程项目档案管理的原则

2.1公开透明化

于基建工程涉及到政府投资，资金庞大，建设时间长，关系到国计民生。因此必须做好基建全程的监督，完善档案管理制度不仅有助于减少建设过程中的贪污腐败，杜绝不正之风，也保证工程的质量，保障人民群众的生命财产安全。除机密技术文件之外，其余有关招投标，建设以及后续设备维护的资料都应向社会公开，接受民众监督审查，做到透明化。为同类基建工程的建设提供借鉴参考。充分发挥工程档案的作用。

2.2標准统一

考虑到施工单位建设水平存在差异，基建工程建设难度大，档案管理的标准不统一。因此对于施工单位而言，相关文件的收集和整理要坚持统一标准的原则，严格遵守《》的相关规定，需要与基建工程建设步调一致，和监管部门做好协调沟通。作为施工单位，需要在招投标开始对相关审批文件进行审核，统一标准，做好分类。以便后续工作的开展。

2.3流程严谨，操作规范

基建工程建设时间长，涉及面广，要做好全过程的记录，确保流程严谨，操作规范。提高管理人员的专业水平，对每个环节进行逐一审查，及时发现档案整理过程中的错误，确保档案能够及时入库。在建设完成之后，竣工验收文件整理也要坚持规范化和标准化的原则，将档案移交监管部门进行审查，归档。

3创新基建工程档案管理模式的对策

3.1加深对基建工程档案管理的认识，提高管理意识

要做好基建工程档案管理，需要社会各方面从根本上充分认识到档案管理的重要性。上级部门需要加强监管，督促施工单位及时做好档案的收集和整理，并将其纳入工程竣工后验收环节的一部分，确保基建工程的安全性。施工单位要落实责任，设立相关的科室以及配备专门人员负责档案管理，不断完善档

案管理制度，开展培训，提高管理人员的专业水平，运用信息化管理系统，创新管理模式，提升工作效率。减少“重制度建设不重视应用”问题的发生。

3.2建设信息化管理系统，完善管理制度

随着信息技术的不断发展，传统的档案管理模式由于其单一化，流程繁琐，已经不适用于现代工程建设，尤其是数据繁杂的，时间跨度大的基建工程。基于现代信息技术建立档案管理系统改变了传统的档案模式，不仅提高了整理速度，还保证了档案的完整性和统一性。施工单位要加大资金投入，升级管理系统，改善办公环境，对管理人员进行培训。使档案资料真正实现公开透明化，科学化，落实责任。发生问题时能够运用现代管理系统调取资料，有迹可循。确保相关工作有序开展。

3.3加大培训力度，培养一支高素质的人才队伍

培养一支高素质专业化的人才队伍是完善工程档案管理的关键所在。相关部门和施工单位应组织定期开展相关的培训活动，增强管理人员的责任意识，有条件的单位可以设立相关的科室，增加人手，专门负责档案收集和整理。管理人员需要提高自身的业务水平，熟悉软件操作流程，自觉学习相关的法律法规，与上级协调沟通，认真分析工程档案管理工作中存在的不足之处。

3.4加强法制建设，建立健全管理制度

要做好基建工程档案管理，首先应加大对《档案法》等档案法律法规的宣传力度，增强各个阶层工作人员对档案管理的意识。同时加大对地方性相关规章制度的宣传力度，使施工单位及有关部门充分认识到档案工作的重要性，从而在制度完善、人员选配、管理设备增添等方面认真对待，使之规范化，制度化。应根据各单位实际情况，拟制工程档案资料管理制度标准，根据工程档案资料管理的有关法规制度，制定该单位工程档案资料的管理细则，严格遵守规则制度开展工作。