高校运行新版质量管理体系的探讨和建议

曹丽钟舟

本文通过分析新版国军标质量管理体系的要求，结合高校质量管理体系运行的现状，提出高校借换版之际推进科研项目质量管理的相关建议，以期进一步提高体系运行的绩效，推动高校科研项目质量管理工作。

1 高校质量管理体系运行概况

自2006年以来，教育部所属高校，有60余家陆续建立质量管理体系，既作为高校承担军口项目的资质条件，也旨在通过体系的运行，加强科研项目的质量管理，迄今为止，大部分高校已经运行十年左右，但由于高校承担科研项目的固有特点，质量管理体系宣贯的力度和理解的深度，高校在质量管理体系运行匹配的人财物、审核的导向等等因素，高校运行质量管理体系虽然取得一定的成绩，但也存在不少问题。如何加深对质量体系的理解，结合高校实际切实有效运行质量管理体系，减少“两张皮”现象，一直是高校建立质量管理体系后面临的问题。

2015版ISO 9001标准发布后，等同采用的国家标准于2016年底发布，新的国家军用标准也于 2017年发布实施。基于国际标准的变化，国军标也进行了很大的修改，使得标准更加适用，各高校也陆续启动了质量管理体系的换版工作，如何借助换版的契机，加强质量管理体系运行的适宜性，进一步增强质量管理有效性，全面提高高校科研质量管理工作的业绩和效率，是一个值得探讨的问题。

2 新版质量管理体系的新要求

2.1 增加“理解组织及其环境和相关方的需求与期望”

只有在组织对内外部环境理解的基础上，才能建立一个适应组织实际需要的质量管理体系。外部因素包括经济环境、政治环境、技术环境等等，内部因素主要有组织使命、组织资源和组织文化等，内外部环境是不断变化的。同时，理解相關方的需求和期望，才能提高体系运行的绩效，相关方包括组织的所有者、顾客、外部供方、合格供方等。相关的需求和期望会对质量管理体系产生直接或者间接影响，所以应予以监视和评价。

理解这一点，对建立和运行质量管理体系十分重要，只有适宜的质量管理体系，才能真正达到运行的效果。

2.2 强化领导作用。

新版标准增强了最高管理者的责任，对最高管理者提出了更多要求，明确了其在质量管理体系建立、实施、运行、保持和改进的责任。标准“5.1.1”规定最高管理者对质量管理体系的有效性负责，要确保质量管理体系要求融入组织的业务过程，确保质量管理体系实现其预期寄过等等。

2.3 增加了组织的知识

2016版标准在7.1.6中要求组织确定并管理其拥有的知识，以确保其过程的运行，并能够提供合格的产品和服务。为了保持组织以往的知识，满足组织现有和未来的知识需求，应有组织知识的控制过程。这个过程应考虑组织环境，包括其规模和复杂性，需处理的风险和机会，以及知识可用性需求等等，建立知识库，可能包括与产品和服务有关的成熟技术，如科研成果、工艺成果、检测手段、专利技术等等。通过知识的记录，在必要的范围内共享以传承和利用这些知识，避免由于员工的更替而失去这些知识。随着内外部环境的不断变化，这些知识应不断更新。标准的这些要求，进一步体现了质量管理体系的增值作用。

2.4 增加“风险”的管理要求

旧标准对于风险管理要求是需能识别风险，有能力解决风险。新标准要求必须实施风险管理并实施以下活动：风险评估：涵盖经营风险、合同风险、生产风险、设计风险、服务风险等；风险识别：识别以上项目各种风险；风险分析：分析风险来源、原因，风险的正负结果；风险评价：制定风险准则，评价风险的严风险应对等等。也体现了质量管理的基于风险的思维，也有利于组织有效识别面临的机遇。

2.5 对成文信息要求更加灵活

新标准中7.5“成文信息”明确了是指组织需要控制和保持的信息及其载体。成文信息可以任何载体存在，并可来自任何来源。成文信息可包括：管理体系，包括相关过程；为组织运行产生的信息（一组文件）；结果实现的证据（记录）。新版标准对文件没有再提出建立“质量手册”，“程序文件”的强制要求，但在多处要求保持“成文信息”。统一用“成文信息”这样通俗的词，从而给使用标准者以更大的操作空间。其实质取消了关于体系文件的强制性要求，即组织可以根据自己管理的需要，决定采取文件形式和种类，从而提高文件执行的有效性。这对于解决目前各种组织体系文件执行的两层皮的问题，是具有极其重要的作用的。

2.6 更加注重顾客，关注质量管理体系的绩效

2016版标准对质量管理体系的评价不仅是“有效性”上，还要考虑“效率”，对“绩效”和“有效性”进行综合评价，更加强化了“绩效评价”要求，通过分析和评价后不断改进，从而提高顾客满意程度。

另外，新版标准更加灵活，适用性更强，更少规定性的要求，提高了对服务业的适用性等等，军标依然采用“A+B”的方式，增加装备质量责任追究、强化装备质量法律法规的贯彻、融入了目前一些管理的新理念、新方法、新特点的条款要求。

3 高校运行新版质量管理体系的探讨和建议

如前文所述，高校引入质量管理体系已经有十年左右，但问题也比较一致和集中，新版国军标在提高体系运行的绩效方面也新增了很多要求，认真学习和解读新版标准的变化，借换版之际，提高高校质量管理体系运行的适宜性和有效性，避免“两张皮”现象，提高质量管理的执行力，能有效提高高校国防科研项目过程管理水平。

3.1 加强领导作用和资源保障

标准开宗明义在01总则表述“采用质量管理体系是组织的一项战略决策，能够帮助其提高整体绩效，为推动可持续发展奠定良好的基础”。所以，引入质量管理体系，虽然也是出于满足申请项目的门槛条件，最终目的是加强过程管理，提高整体绩效，为高校科研项目管理提供有效保障。高校及其相关部门领导应基于成效，推进质量管理体系在本部门的运行，与自身的业务紧密结合，配备相对应的人财务，明确相对应的责权利，保障相应的资源，才能切实发挥体系运行的效果。

3.2 推进质量管理体系运行的适宜性。

标准是质量管理体系各项活动及其要求的高度概括，适用于任何不同规模不同性质的组织，并且在总则里表述明确：“实施本标准并非需要统一不同质量管理体系的架构”，军标同时引用了61个军用标准，还涉及一些行业标准。要加强对标准的理解和宣贯，灵活动态地与高校自身实际相结合，既要防止标准的“少使用”也要防止“过使用”。要使体系文件和本组织实际相统一、体系运行与本组织运作相统一、体系评价与本组织绩效考核激励制度相统一。

3.3 高度重视质量管理体系文件编制工作。

虽然新版标准对体系文件要求更加灵活，但质量管理体系文件起着沟通意图、统一目标、促使行动一致、证实体系存在及保证其运行效果的重要作用，是一种动态的高增值活动。因此，依然要高度质量管理体系文件的编制工作。动员各层级相关人员从自身工作出发，参与到文件编制中，既能提高文件的适用性，也能加强执行力。同时，记录形成的文件，也有利于组织保证产品实现过程的可追溯，有利于减少员工更替带来的影响。

3.4 提高质量管理体系运行绩效。

质量管理体系的有效运行，应该是一项高度增值的活动，而不是组织的一种负担，也不是额外附加在现有基础上的一项任务，是基于相应的活动，使过程实施更加有效，并且基于过程的思维通过质量管理体系的运行达到预期的目标。所以，高校相关部门应切实从项目完成的质量为出发点，识别所需要控制的过程并适时评价过程实施的效果，不为认证而完成相应的工作，甚至补材料，才能真正发挥体系的作用，提高运行的绩效，从而使自身增值，最终提高顾客满意。

3.5 加强制度建设和宣贯，着力推进质量工作的奖惩机制。

军标在国标的基础上，新增了不少要求，也更加明确对产品质量的要求和相关的责任。由于高校自由探索的科研氛围与军品研制的特殊要求，很多教师往往并不理解质量管理工作的重要作用，所以，要加强相适应的制度建设和宣贯，将质量管理的要求融入到学校科研业务的各个过程，切实保障“内涵发展、质量优先”的管理理念。同时，建立质量工作的奖惩机制，形成“人人讲质量、人人重质量”的良好氛围。

（作者单位：浙江大学）