商业企业物资采购风险的防范与控制

摘 要：物资采购是指为保障企业物资供应，对采购活动进行计划、组织、协调和控制的活动。受到各种因素的影响，物资采购过程中可能存在一定的风险，如计划风险、合同风险、验收风险、质量风险、市场风险等，如果企业不能准确识别这些风险并进行有效的防范与控制，会给企业带来巨大的经济损失。本文通过对商业企业物资采购中存在的各种风险进行探索，提出相应的风险防控措施。

关键词：商业企业；物资采购；采购风险；控制措施

一、商业企业物资采购所面临的风险

物资采购是商业企业经营过程中一个重要的环节，经过物资采购，企业获得生产经营过程中所需的材料、器具、设备等。科学合理的采购物资，可以大大降低经营成本，提高企业的经济效益，达到降本增效的目的。然而，相比于政府采购，商业企业的物资采购依然存在较大的风险，这些风险可分为内部风险和外部风险，具体如下所述：

（一）内部风险

计划风险：物资采购计划审核不严格，市场调查不深入，未能准确判定市场环境变化等因素，从而导致采购计划与实际需求发生较大程度的偏差；或因政策、制度、规定变更，导致一些已确定的采购计划变更或中止。

合同风险：合同签订时，往往存在合同内容不严谨、约束性条款缺乏、权利义务等采购重点事项不明确的情况，一旦产生纠纷，容易产生争议。另外，合同管理混乱、合同欺诈行为也会造成合同风险。

验收风险：采购物资实际交货时，验收控制不严，存在质量上以次充好，数量上短斤少两，货物与品种规格不符等现象，造成公司经济损失。

责任风险：因物资招标采购人员能力有限，经验不足，思虑不周，把关不严，导致采购损失；或采购人员徇私舞弊，收取好处，不惜牺牲企业利益。

（二）外部风险

市场风险：物资采购过程中，可能存在供应商操作市场，抬高市场价格，供应商与相关业务人员在投标前相互串通、透露标底的风险；或投标人之间相互串通，出现围标、串标、陪标等欺诈行为，造成企业遭受重大损失。

质量风险：指中标方在履约过程中提供的产品质量与投标承诺不一致，给用户造成技术、经济、安全方面的损害；或在供应过程中，出现供应商提供的物资质量较差，达不到规定要求等影响企业生产经营的风险。

意外风险：在物资采购中遇到自然灾害或其它不可抗力因素导致采购工作中断，无法正常进行；或因供应商提供商品时出现技术、组织、管理失误；供应商延迟交货日期，企业未能及时得到供货而产生的风险。

二、商业企业物资采购风险的防范与控制

商业企业物资采购的防范和控制应该是全过程的，即从招标公告发出，到开标、评标、定标，直到合同履行。物资招标采购的风险无处不在，但可以通过科学的手段和有效的措施加以防范和控制。

（一）建立健全物资采购组织机构

建立健全采购组织管理体系，是商业企业确保物资招标采购公平、公正的组织基础。一方面，要成立采购管理委员会为招标工作领导小组，负责审议公司采购项目的立项、采购方式、招标方案等，审定采购目录，固化采购方式。另一方面，要在采购委员会下设办公室，由经济运行、法規、监察、财务、审计等部门组成，负责采购工作的招标和审核把关。此外，企业各职能部门有权对采购计划、价格、招标方式等内容进行监督，采购办应定期公布采购项目招投标情况并自觉接受监督。

（二）完善物资招标采购管理制度

根据政府采购法、招投标法等相关规定，结合商业企业现状，制定并完善采购管理实施办法，规定公司各类项目采购方式的选择及适用条件、实施步骤、供应商管理、合同签订及履约、监督和责任等，大力规范采购行为，保障采购物资质优价廉。要从严落实“应招尽招”采购制度，全力推进公司公开招标采购常态化，减少单一来源等非公开招标采购方式，通过有效竞争，降低采购成本。要从细落实“真招实招”采购制度，规范招标文件和采购合同文本，规范采购全程监控，规范招标代理机构、供应商库、评标专家库管理，提升采购管理工作制度规范化水平。

（三）规范物资招标采购管理流程

通过梳理商业企业物资招标采购流程，分析采购中可能遇到的问题，明确每个流程环节对应的风险点、管控措施、审核及监督要求。一是审核采购计划。对市场行情进行充分调研，对采购物资的数量、质量和效用全盘考虑，要在保证采购质量的基础上，尽量节约采购成本。二是把关供应商资质。招标采购前，要对参加投标的供应商进行资格审查，通过资格预审、资格复审，把因供应商资质不符带来的采购风险降到最低。三是实行保证金制度。设立投标保证金，防止投标方开标后撤回其投标；设立履约保证金，防止供应商中标后没有履行合同而给企业带来经济损失。

（四）构建供应商监督管理机制

构建合格供应商库，实行差别化分类监管。通过建立各类供应商库，提高采购集中度，提升招标采购成功率。一是要通过市场调查、用户反馈等形式实时考察供应商的信誉和水平，重点关注供应商的生产规模、运作流程、供货能力，以及质量改进意识、售后服务态度、风险管理能力等。二是分类制定供应商管理实施细则，由采购执行部门牵头对供应商进行评价，科学分析、合理打分，及时将结果反馈给公司招投标委员会，在以后的专家评标打分时，酌情予以考虑。三是通过召开供应商座谈会，宣贯公司招标采购工作要求，赢得供应商的理解与认同，有效化解矛盾，与供应商建立合作共赢关系。

（五）提升招标采购人员能力素质

不断加强对招标采购人员的培训和督导，提升其能力素质，避免人为因素造成采购风险。一是要加强人员的选拔与管理，使用科学的考察方法，确保招标采购人员的职业能力满足实际工作需要。二是要规范采购人员的工作纪律，培养其廉洁自律的品性，从各方面对招标采购人员进行监督与考核。三是要加强招标采购人员的培养，通过集中授课和利用新媒体、新形式开展培训，促其积极学习招标采购知识和经济、财务、合同、法律知识，提高计划审核和组织协调能力，提升应对内外部各种风险能力，适应复杂多变的物资采购工作的需要。

（六）加强信息技术防范采购风险

应用信息系统提高采购决策的科学性，促使物资采购工作规范操作、高效运转。第一，将采购目录嵌入信息系统，强化其硬约束作用，规定公司年度采购计划、采购内容只能从采购目录中选取，从源头上把好关。第二，通过采购招标文件的网上运行，将各环节审批放在OA系统上进行流程化操作，保证了任何单位和个人无法逾越招标工作节点，确保审核过程均为集体决策。第三，建立竞争的招标采购平台。逐步建立公平、开放、共享的招标信息平台，不断提高物资招标采购的透明度，促使招标工作效率逐渐上升，采购成本逐渐降低。

（七）实施物资采购招标内控制度

内控管理作为当前企业风险管理的重要手段，能有效的预防采购过程中产生的各种风险。第一，控制物资招标采购各环节关键点。不断加强对物资采购人员的监管，建立部门间相互制衡的机制，实行关键岗位轮岗和定期检查制度。第二，明确职责分工加强审批控制。明确采购工作职责，防止出现互相推诿扯皮的现象。严格按流程进行审批，发挥归口部门管理责任。第三，严把验收及付款环节审核关。严格检验采购物资的数量、质量并形成验收报告，如果在验收中发现异常应及时反馈给相关部门并进行处理。严格审核合同约定的付款条件，并检查采购事项及数据的真实性、准确性，防范采购资金结算风险。第四，科学制定招标采购控制价。制订控制价管理细则，明确实行市场调研、价格对比、集中审议商定机制。建立价格信息资源库，根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。第五，严格规范招投标活动。通过加强开评标现场监督，严格规范招标代理机构、评标专家、投标人等招投标活动参与方的行为。不断加大监察、审计监督力度，严防“买卖资质、串标围标、转包分包”等欺诈行为，将物资采购风险发生的概率降到最低。

参考文献：

[1]许小玲.浅谈烟草企业如何加强招标采购风险管理.现代经济信息，2015（02）.

[2]杜佳.企业物资招标采购风险及有效防范探析.现代经济信息，2018（06）.

作者简介：刘福蓉（1971-），女，汉族，湖南祁阳人，本科，中级职称（经济师/会计师），研究方向：经济管理。