高校院所研究生课程档案管理细则的构建与实践
2018-05-14张晓燕吕宏伟王磊李华
张晓燕 吕宏伟 王磊 李华
引言:本文针对长期以来高校院所缺乏一个科学、合理、可行的研究生课程档案管理规则的现状,阐述了在山西省教育厅对研究生“教育教学专项检查”的内容指导下所构建的院所研究生课程档案管理细则的内容、特点,以及应用于教学管理中的实践价值。
院所研究生课程档案是高校在研究生教学、研究、培养、管理等实践活动中形成的具有查阅、保存和利用价值的真实记录,它是高校教师敬业精神、教学作风、教学水平,研究生学习态度、学习风气、学习效果、创新意识、实践能力以及高校在课程开展、效果形成、科学管理等方面的真实反映和客观需要,所积累的资料信息为高校档案馆和研究生院的档案形成奠定了基础和重要补充,在新世纪网络化管理的形势要求下,具有更直接的原始性和唯一性的依据功能。
在长期的研究生一线管理实践中,使我们深深感受到院所研究生课程档案的管理中存在着重视程度不足、观念陈旧、方式滞后于新时代要求等问题:
1.缺乏重视性和开放性。忽视课程档案的收集、整理工作,致使课程档案內容不全,质量不高,使大量宝贵的课程档案信息资源浪费,不能反映教学活动和教学管理工作的全貌。
2.缺乏标准性和规范性。现行教学管理体系中档案数量多、渠道宽、信息广,院所教学文件收集、整理、分类归档以及编目、排序,都各行其事、方法各异,沒有统一的操作管理规范和管理办法。造成了档案工作的无序性和不统一性,不利于教学工作的反馈、总结、检查和教学评估。
3.缺乏稳定性和交流性。高校院所档案管理人员存在着流动频繁等问题,给课程档案管理带来诸多不利因素;再者院校、学校内部以及院所之间缺乏有效的交流平台,沒有形成档案管理者和信息需求者之间的良性互动,一些有特色的院所教学管理方法得不到推广和应用。
4、缺乏多渠道、多层次的综合服务功能。现行的院所研究生课程档案以一种收集、保存、查阅为主的简单方式存在,服务形式被动,制约了课程档案的信息开发和有效利用。
经历了2017年12月山西省教育厅对山西大学进行的“学位管理及研究生教育教学运行情况”专项检查之后,笔者发现省教育厅拟定的“检查内容” (表 1)中相当一部分指标以及专家现场了解的情况,都需要从院所的研究生课程档案中得到体现:
也就是说,院所研究生课程档案的管理是否规范,对监督和促进研究生的教育教学过程、学位工作提质量、上水平,以及接受教学评估等都会产生巨大影响。换言之,“检查内容”是经过多年的探索和实践,遵循高等教育教学规律,在征求多方面意见的基础上制定的,反映了我国高等教育近期内发展的基本要求。
为此,课题组积极开展对课程档案资料的重组、分类和管理探索,不断加以改进并升华院所管理人员和教师共同从事教学工作之经验,将研究生教学过程中产生的文件、师生信息、课程教学与考试、质量监控、专业实践及毕业、授学位等来源广、信息多的资料归为四大类七小类,构建了《院所研究生课程档案管理细则》(以下简称《细则》),并从档案的作用与功能、组成及资料收集、分类归档及保管等方面进行编制。
1 《细则》的内容和特点
从《档案管理学》基本原理和方法(图1)入手,既考虑到教学工作的时续性、系统性、不同教学环节所形成档案资料的完整性和相关性,又兼顾档案整理和分类归档中的适用性和可利用性,将不同来源和类别的复杂资料加以组合,形成信息量丰富、获取途径快捷、查阅方便、服务功能强大的归档保存体系及立体式、动态式档案管理机制,有利于纸质版档案的管理和电子信息的录入。
第一编《院所研究生课程文件档案管理细则》,针对院所日常研究生课程教学管理工作的需要,对研究生培养方案(含教学进度表)、教学大纲(课程信息)、工作制度汇编、工作手册以及教师授课的教案、教学工作笔记、教学周历等课程文件的档案管理作了详细规定。
第二编《院所研究生学籍及信息档案管理细则》,介绍了院所研究生入学后的学籍簿、学籍异动及处分、开学注册、在学信息校对等档案材料的归类和使用。作为学生工作部门和研究生院的信息补充,院所研究生学籍档案也增加了学籍卡之外的通讯录、家庭情况登记表、宿舍名单等信息,成为了学院、管理者、学生、家长之间联系的信息库。
第三编《院所研究生导师信息档案管理细则》,记载了高校授课教师的年龄、学历、职称等基本信息,构成了教师师德、人品、学术水平和研究水平的重要信息档案。用于鉴别教师工作质量、发现问题及时改进等参考。
第四编《院所研究生課程教学档案管理细则》,记载了按照培养方案要求,所开展的授课及研究生参加课程学习和研讨的过程资料,包括教师的授课教材、参考书目、课件、教学周历、研究生考勤表等,可以客观地了解本学期不同年级、专业所开展的科目、方式、进度等授课信息,成为教师师德体现、工作量统计和研究生取得学分的第一手资料。
第五编《院所研究生课程质量监控档案管理细则》,由教学管理人员产生的课程表、考场安排、听课记录表、查课记录、课程异动、专家建议书、教学事故处理以及学校调研工作记录和反馈信息等资料,有利于研究生学风学纪的加强和考风考纪的不断严谨,并促进教学质量提高。
第六编《院所研究生课程考试档案管理细则》,记载了教师和研究生两大主体人群在教与学过程中产生的包括考试题、考试卷(装订册或小论文整理袋)、试卷分析表、成绩单、评分标准等课程系列资料,是对教学过程的宏观管理。事实上,考试是教学活动中一个极为重要的环节,将考试资料进行单独组合归档,并由教师对考试成绩进行分析统计,有利于了解教学大纲的执行、教师的讲授教书能力、研究生对课程学习的情况等,也可以直观地了解本学期各不同科目教师的授课方式、进度、考试形式、批阅成绩、改进建议,以及研究生上课和参加考试的内容、效果、诚信表现等动态变化情况,有利于研究生学风学纪的加强和考风考纪的不断严谨,有利于教师之间对教学内容的相互了解和交流,促进教学质量的提高并积极开展教学研究。
第七编《院所研究生课程效果档案管理细则》,主要收集了研究生在读学制内所取得相应课程学分基础上,所开展的专业实践、发表专业论文、撰写学位论文并通过查“重”、答辩等最终获得毕业证、学位证的综合课程档案,是客观地分析培养环节、评价研究生利用课堂所学知识解决实际问题的能力,以及是否具备较好的学科知识、科研创新思维、撰写和查阅资料能力的培养效果依据。
这些档案既包含了对日常课程档案管理的基本要求,也按照教学改革和教学评估的需要增加了新的内容,反映了客观规律。
2《细则》的实践应用
近年来,课题组坚持以《档案管理学》为理论高度,紧跟当前“馆室并重”、“三馆合一”前沿学科动态,探索研究生课程档案资料的收集、整理、分类、归档、保管等各个环节的规范化管理细则,也在为导师和研究生提供查阅、主动公布、向学校档案馆和研究生院报送、录入研究生教务管理系统以及为研究生教學质量控制和教学效果的评价提供主要依据等快捷、准确、翔实、齐全的管理服务方面付出了不懈的努力。特别是细则中《研究生课程档案》夹(图1,2)的应用,有效避免了因课程教学周期长、环节多,以及考试阶段事情多、程序繁琐而容易出现的资料不全、收集不及时等系列问题,得以在山西大学交流、展示及推广,也因此受到2017年山西省教育厅对山西大学进行专项检查时的山西师范大学专家、韩榕教授的好评,得到山西大学副校长张天才教授在反馈会议上的表扬。
实践证明,《细则》以首创性、所含内容更加丰富和全面、归档系统便于服务和应用为特点,涵盖了院所研究生课程档案管理的共性、前瞻性和创新性,简洁明了、便于操作、检查和落实,能为一般教学和管理人员理解和使用,为课程档案的有序管理提供了可借鉴的方法,实现了对完善研究生课程档案管理的制度创新,可为多数院所基层课程档案管理采用和推广。
综上所述,系统地提出高校院所研究生课程档案管理工作的新思路,构建校、院两级研究生课程档案的管理细则,使各类研究生教学资料的分类、收集、整理等管理方法更加科学、全面,并不失时机地扩充研究生课程的档案内容,使其在推动研究生课程教学改革、促进院所研究生教学管理水平的不断提高、为校院两级提供真实有价的档案记录并迅速反馈,以及对涉及教学效果的档案资料进行分析等方面发挥重要作用。
(作者单位:山西大学环境与资源学院)