试析高职院校档案管理工作中存在的问题及对策

贾秀芳

摘要：高职院校档案管理工作是高职院校管理的重要内容，很大程度上影响着高职院校的发展，因此必须建立完善的档案管理制度，保证档案管理工作的质量和效率。但在实际工作中，高职院校档案管理存在较多的问题，只有采取科学、合理的对策才能实现档案管理工作又快又好地进行。文章主要对高职院校档案管理工作中存在的问题进行了分析总结，并提出了解决对策。

关键词：档案管理工作；问题；对策

高职院校档案管理工作指的是对高职院校教育教学、科研工作以及后勤服务等的管理，能够为高职院校开展各项工作提供依据。为了加强高职院校档案管理工作，实现档案管理工作的科学化和规范化，充分发挥档案管理工作在高职院校发展中的作用，就必须对高职院校档案管理工作中存在的问题进行分析，从问题的根源入手，找出解决问题的对策，推动档案管理工作健康发展。

一、高职院校档案管理工作中存在的问题

（一）传统档案管理思想与观念制约

目前，大多数高职院校档案管理工作中传统档案管理思想与观念较重，如档案管理工作中资料不全、信息丢失现象严重，缺乏创新精神，再加上相关领导对档案管理工作重视不足，严重影响了档案管理工作的质量和效率。

（二）缺乏专业的档案管理工作人员

大多数高职院校档案管理工作都是由学校办公室兼职管理，缺乏专门的档案管理专业工作人员，导致档案管理专业技能缺乏，工作效率低，档案资料整理、归类难度大，再加上工作人员综合素质不高，很难实现档案管理工作的科学化和规范化。

（三）档案管理方式与制度落后

调查发现，部分高职院校档案管理仍然采用纸质档案，这已经跟不上信息化技术发展的步伐，严重影响了档案管理工作的效率。而且，缺乏创新的档案管理制度，也降低了工作人员的积极性。

二、高职院校档案管理工作存在问题的解决对策

要解决高职院校档案管理工作中存在的问题，就必须从问题的根源出发，采取相应的对策，有效提高高职院校档案管理技术，促进档案管理工作又快又好地完成，推动高职院校健康发展。

（一）改变传统档案管理模式，实现档案管理技术创新

高职院校档案管理工作人員要改变传统的档案管理思想与观念，重视档案管理工作，创新档案管理模式，提高档案管理技术，促进档案管理质量和效率的提升。一方面要采用现代信息技术进行档案管理，这样可以将档案资料的整理、归档工作通过数字化信息技术进行，不仅可以提高工作效率，减少档案信息缺失和损坏，而且能够提高档案资料的利用率，减少档案管理成本。另一方面要加强档案管理技术创新，在进行数字信息技术管理档案时，要引进和研发新技术，为档案管理工作提供技术支持，保障档案管理工作能够发挥应有的作用。创新档案管理模式和技术是解决高职院校档案管理工作中存在问题的重要对策。

（二）加强档案管理部门与工作人员队伍建设

高职院校要建立专门的档案管理部门，实现档案资料一体化管理，将档案管理工作交由专门的部门，可以提高档案管理工作效率和档案资料利用率。加强档案管理工作人员队伍建设，首先要增加专业的档案管理技术人员，改变传统档案管理中人员缺失的状况；其次要提高工作人员的综合素质，这样才能保证档案管理工作的科学化和规范化；最后要对档案管理工作人员进行专业技能培训，提高技能水平，促进档案管理工作有效进行。

（三）创新档案管理方式与完善档案管理制度

现代高职院校档案管理工作已经走向网络化、信息化和数据化，因此要对传统的档案管理方式和档案管理制度进行创新，使其满足当前档案管理工作的发展需求。一方面高职院校要建立档案管理数据库，并根据学校实际情况对数据库进行分类管理，提高档案检索的准确度和效率，在需要使用档案资料时，可以及时准确地查找到所需的档案信息。另一方面要建立档案管理责任制度，明确档案管理各个环节中工作人员的责任，及时发现各个环节中存在的问题。创新档案管理方式和档案管理制度对实现档案管理工作的规范化和制度化有很大的促进作用。

三、结束语

要解决高职院校档案管理工作中存在的问题，就必须改变传统档案管理思想观念，加强档案管理工作人员队伍建设，实现档案管理方式和管理制度的创新，提高档案管理工作的质量和效率。