企业档案信息化管理方法研究

【摘要】随着我国改革开放以及信息技术的快速发展，企业的档案管理工作已经全面进入信息时代。信息是社会发展的主体，互联网、电子技术等已经迅速的占领人们生产生活的多个领域。档案信息作为企业内部运行系统中不可缺少的组成部分，也在逐渐向信息化、自动化、数字化的方向发展。本文分析了企业档案信息化管理的必然趋势，阐述了当前我国企业档案信息化管理的现状，针对如何加强企业档案信息化管理给出合理化建议。

【关键词】企业档案；信息化管理；策略分析

【中图分类号】G271 【文献标识码】A

引言

如何对企业档案信息管理进行强化，最大限度地发挥企业档案信息资源的作用，始终是相关人员研究的重点话题。企业必须通过先进的管理理念与技术，对档案进行分类管理，通过网络平台实现档案信息的传递，在提高企业工作效率的基础上，提升企业经济效益，更加充分地实现企业价值。

一、企业档案信息化管理的必然性

（一）企业档案信息化管理是国家与政府信息化建设的需要

目前，我国面临着世界经济以及社会大发展的趋势，国家号召将国民信息化建设放在首要位置，以信息化带动工业化，最终实现经济与产业结构的升级，全面实现生产力跨越式发展。各地方政府也在响应国家号召，构建信息化政府系统框架。档案信息资源是国家与政府信息资源中的重要部分，所以一定要紧跟国家、政府、社会的发展步伐，对传统的管理模式进行改革，向信息化管理的方向发展，尽量满足国家信息化建设的需要。

（二）企业档案信息化管理是适应企业信息化发展的需要

随着科学技术的不断进步，企业必须向着信息化的方向发展。企业的领导层是信息的处理者，通过所收集到的信息做出具体决策。档案信息是企業基本的信息库，档案信息化管理可以使档案信息资源更好地开发与利用。通过信息化的档案，企业与企业之间、企业与用户之间都能够更好地了解，便于沟通与合作。企业档案管理的信息化建设能够促进企业的信息化发展，是企业管理中非常重要的环节。通过该环节能够更好地反应出企业的信息资源，维护企业的合法权益。将现代化技术应用到企业的档案管理中，以数据库的形式完成对档案信息的收集、鉴定、查询等工作，真正实现电子查找与网络传输，彻底打破传统的档案管理理念。通过信息化管理能够降低工作人员的工作量，而且可以有效提高工作效率，使企业可以进行更优质的资源配置，提高经济效益。

二、企业档案信息化管理的现状分析

近几年来，我国企业档案的信息化建设有了快速发展，但是发展的不均衡现象众所周知。当前，档案信息化建设现状主要体现一下几个方面。

（一）企业发展规模落后

关于企业档案管理的信息化建设，企业的发展规模起到关键性作用，决定档案信息化建设的水平。目前，许多传统的企业仍在使用传统的纸质档案管理，不能够发挥现代化仪器的作用，导致企业的创新发展以及信息化建设落后，而且在人才引进方面的投入也呈现不足，这样会直接阻碍档案信息化管理建设的步伐。

（二）档案管理队伍知识老化

档案管理人员不能够与时俱进，对信息技术的运用较差，对档案信息的开发传统化，有些企业甚至仍停留在对档案信息的简单介绍、汇编、保管等，很少对档案信息进行开发，档案部门的服务方式与当代社会发展的需求落差太大。为了解决以上问题，档案管理人员需要适应信息时代赋予的使命，与时俱进，广学博采，扩大知识层面，提高网络操作技能。对档案信息化管理的构建进行不断创新与钻研。

三、企业档案信息化管理的有效途径

企业档案的信息化管理对档案管理部门来讲是一项全新的挑战，属于比较复杂的系统工程。档案的信息化管理涉及到计算机硬件、网络、信息处理等相关技术，并且需要资金与人才的投入，在运行的过程中，要结合企业的实际情况进行不断摸索，在实践中逐渐完善。

（一）构建企业档案信息化管理长远规划

首先，需要企业领导对档案的信息化管理给予高度重视，认识到档案信息化管理的重要性。档案管理部门要为促进企业综合性发展提供纽带与桥梁。在领导高度重视的同时，需要各个部门之间相互配合，以战略性的眼光与务实的作风紧抓档案信息化建设。其次，需要明确企业档案信息化管理的具体规划与实施方法。由于档案的信息化管理具有长远性与复杂性，所以，需要相关部门的配合、相关技术的协作。科学规划档案信息化管理方案，确保资源配置、信息共享、协作开发等的可行性，结合企业的自身发展情况制定相应的信息化建设方案，确定目标之后，制定长远的发展计划，将档案的信息化管理融入到其他各项工作中，扎实推进档案的信息化建设与管理。

（二）加强软硬件设施优化以及人员培训

档案管理部门一定要与信息技术相关部门多沟通，做好档案信息的规划建设，争取将档案信息化管理建设纳入到企业综合建设中去，充分解决软硬件问题以及人员培训问题。首先，硬件方面，一般情况下，企业的计算机网络结构包含工作交换机、主干网络、数据库、计算机等。档案信息化管理需要充分利用企业的硬件系统，合理运用网络平台与技术平台，促进档案管理的信息化建设。其次，软件方面，档案信息化管理的软件是自行开发还是购买需要根据企业信息化建设的规模以及技能来决定。管理软件最好选择档案局统一开发的软件，一定要考虑软件的兼容性，在统一的标准下进行开发研制，避免版本不一，造成浪费。最后，人员培训方面，档案管理人才是档案信息化管理的关键，档案管理人员一定要具备一定的政治思想素质，热爱自己的本职工作，具有较强的事业与责任感，树立起正确的保密观念，遵守国家相关法律，认真履行作为档案管理人员的基本职责。另外，档案信息化管理要求管理人员具有一定的科学文化与专业技能，熟练掌握现代化办公软件操作技术，运用先进的管理技能。企业档案信息化管理人员一定要有紧迫感，不断提升自身知识水平，加强计算机知识及技能的培训，积极主动地参与企业档案软件的功能开发，将自身融入到档案信息技术系统中，为档案的信息化管理做出贡献。

（三）加强档案信息化建设，构建信息安全系统

为了推动企业档案信息化管理的进程，需要加大信息化管理力度，运用计算机、扫描仪等设备将传统的纸质档案管理进行数字化，使企业的档案管理更加规范，一旦文件的检索与信息的管理不能融于一体，就会导致信息管理过程不能快捷地对信息成果进行编写，阻碍档案信息化管理的进程。所以，企业要加强档案信息化数据库建设，对档案进行标准化管理，实现信息共享。另外，信息安全系统尤为重要，是档案管理的基础工作。档案的主要价值在于唯一性与历史传承性，可以为后续的工作提供参考。所以，一定要保障档案的完整性、有效性、安全性，全面构建档案信息化管理安全保障系统。通过身份认证的方式进入到系统，及时采取加密措施，实时存盘，将所有文件进行备份，实现档案的安全保障。同时，需要加强档案管理人員的安全意识，对其进行定期培训，使其能够适应档案信息化管理的方式，更好地完成档案管理的安全保障工作。

（四）以企业发展与建设为中心，加强档案管理

档案管理工作人员一定要围绕企业的发展与建设，全面加强档案的信息化管理，对档案信息不断扩展，使档案信息能够顺利地进入到社会信息交流系统中，实现社会服务目标。对管理人员要积极培训，增强其责任感与使命感，构建高水平的档案信息化管理服务体系，树立起与时俱进的思想作风，提高运用现代化工具的能力，积极开展信息协作，与同事之间建立起和谐关系，充分借鉴国外先进档案管理理论与技术方法，进一步完善我国企业档案的信息化建设与管理。

四、结束语

档案的信息化管理主要是用现代化的管理理念与技术将信息资源进行合理规范并且有效共享。充分对档案信息进行开发与利用，以扩大档案信息资源的开发为目的，加快现代化档案资源管理建设，促进企业档案管理健康稳定发展，为企业及社会的多项信息化建设进行全面服务。不断强化档案在社会生活中的地位，建立起更加先进的管理系统，最终实现信息化资源共享的目标。

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作者简介：张楠（1984-），女，汉族，湖北省襄阳市人，本科，馆员，机要秘书，研究方向：档案管理。