试论学校档案管理工作存在的问题及对策

何青

【摘要】学校档案工作是学校各项事业建设的重要环节，它包括学校文书、教师业务、学生学籍、会计、基建、专业设施设备、声像档案等各个方面。因此，学校档案管理工作具有极其重要性。本文就当前学校档案管理工作存在的问题提出了几点对策。

【关键词】学校；档案管理；存在的问题；对策

【中图分类号】G473.3 【文献标识码】A

档案管理是档案馆或相关机构对资料档案进行管理的一种手段或策略。档案管理本着为内部人员提供服务的原则，以收集、整理、保管、鉴定以及统计等一系列举措服务于档案利用者。学校档案是学校广大教职工在从事教育活动、教学管理和学生学习等活动中凝聚而成的具有保存或参考价值的档案资料，是从事教育教学活动、学校管理、教科研工作和教育督导评估必不可少的资料。

一、学校档案管理工作的重要意义

（一）学校发展的真实记载

学校档案是广大教师经过长期的教育教学工作、学校管理及其他各项工作和学生学习等活动中形成的具有保存价值的文字、图表、音像等不同形式的文件材料，不仅记载着学校的办学历史，而且记载着全校师生员工的德、勤、技、绩。在学校档案中，大量档案都记录和保存了学校的发展进程、教育教学经验与成果，这部分档案中渗透了学校管理者和教师们长期付出的心血，集中体现了学校的整体教学水平，成为学校教职工的劳动结晶。

（二）为学校更好发展服务

学校档案是在学校中逐渐形成和发展的，并且还可能产生改变，在学校教育教学工作、组织、管理中始终存在档案，它能实现对学校教学、管理、运行轨迹的记录，成为学校最为关键的信息资源。通过学校档案能对本学校的历史、现状及发展特点、规律有全面的把握，对学校现存档案分析的基础上，能更深入地了解学校教育教学工作各个方面的历史进程，对学校自身形象与价值观建设的成果和不足进行归纳。在教育改革进入二十一世纪的今天，搞好学校档案管理，不仅是社会需要，也是学校自身发展的需要。档案工作是学校建设的基础性工作，是评估学校工作的一项重要内容，是维护学校真实面貌的永恒事业。做好档案管理工作，能更好地为师生、为学校的发展服务。

二、学校档案管理工作存在的问题

（一）对档案管理工作认识不足

学校人员对档案管理工作的认识不足。这种认识不足上到领导下至普通工作人员，在学校里，档案管理工作可以说是最不起眼的工作，大多数学校领导忽视了学校档案管理工作，总是感觉档案管理工作是项技术含量低、工作清闲、人人可兼之的工作。各部门人员对待档案一贯保持“使用在前，管理在后”的心态，对工作中产生的档案材料不注意保存，在档案管理过程中缺乏主动移交的意识，未能做好档案移交工作，造成学校档案管理部门很难搜集材料，难以保证有效开展搜集和管理工作。

（二）档案管理工作制度不到位

一些学校的档案管理工作无章可循，并且没有进行科学管理，虽然大部分地方的教育机构都出台了关于学校档案管理的相关政策，但很多学校仍然没有认真地将政策落实，容易造成档案收集不齐全、档案材料甄别随意、案件不规范的现象。学校档案工作面广、工作量大、门类繁多，文书档案、会计档案、基建档案、人事档案、教学档案、学生学籍档案、声像档案等样样俱全，在学校档案管理中容易出现重文书档案，轻其他门类档案的现象，有的学校一旦出现人员变动，一些门类的档案业务就没有人做了，造成部分门类档案缺失。

（三）档案建设薄弱

目前，由于社会经济的发展，学校基本上改善了办学条件，然而在档案室建设方面仍然较为落后，集中体现在：（1）一些档案室缺乏一定的档案管理条件，比如，缺乏档案保存的防潮、防火、通风等条件；一些档案摆放随意，因而造成档案保管的安全隐患，也不利于档案的查找利用。（2）一些学校尚未开展档案信息化建设，档案信息化是社会发展的必然趋势，一些学校或因资金投入不够，或因档案管理人员对信息化建设不重视，仍然采用传统方式开展档案管理，局限于采用人工方式进行资料收集、编号、整理和归档，忽视现代信息技术的应用，未能建立有效的数据库，不利于档案数据和信息资料查询，不仅难以推动档案信息化建设，还影响档案管理水平提升。

（四）档案管理人员综合素质偏低

档案管理人员综合素质偏低主要表现在以下几个方面：（1）缺乏先进管理技术。现今的档案管理已进入数字化管理时代，档案管理是一项烦琐且需要及時更新知识技能的工作，并且对甄别资料的准确性、针对性都要求比较高，因此此项工作需要专业性强、细心的工作人员来执行，他们中很多人缺乏创新意识，没有胜任档案管理工作的技能；（2）学校档案管理人员兼职情况比较多，并不是专业出身，缺乏较高的整体素质。兼职人员一方面在时间上难以安排，无法确保管理工作处于正常的工作状态；另一方面，兼职人员的专业水平偏低，难以接受系统性培训，对管理工作一知半解。因为身兼多职，导致工作量大，工作杂，以致于多数档案人员业务不精，工作上随意性较强，还有些学校的档案管理岗位人员变动大，工作缺乏连续性。（3）档案人员缺乏责任心。档案管理不同于其他工作，它要求工作人员保持更大的耐心以及对工作具有饱满的热情，全身心投入到工作中。档案管理人员在工作期间会产生乏味和无聊感，正是由于缺乏职业认同感，以致对待管理工作兴趣索然，继而导致责任心大大丧失。

三、强化学校档案管理工作的对策

（一）加强对档案管理重要性的认识

加强学校全体员工，尤其是学校领导的档案管理意识。深入学习宣传《档案法》，让学校全体工作人员对档案管理有更深的认识，充分意识到其重要性。学校管理者要对学校档案管理工作进行认真检查，对其中的各项问题进行全面了解和正确处理，保证学校档案管理工作与时俱进，不断发展。学校必须遵行档案管理部门的有关规定，构建综合档案室等有关管理机构，集中管理学校的文书、教学、基建、学籍、会计、实物档案等各门类档案，将学校档案管理工作落实到位。

（二）建立健全管理制度

学校在建立管理制度时，要根据学校的实际，建立健全管理制度，使档案管理工作有章可循。首先，学校要按档案部门的要求制定出行之有效的《档案归档范围及保管期限划分方案》等规章制度，然后按照制度要求规范档案管理全过程，从档案纸张到档案的分类、归档、编目等，全部做到系统化、制度化、规范化管理，保证学校各个门类档案的收集整集、整理、归档、利用工作，必须有一系列的规章制度做保障。要明确学校各个部门、各业务人员的责任和义务，明确各个不同时期档案工作的侧重点，明确档案材料收集归档的范围，才能建立档案工作的良好基础。

（三）加强档案建设

（1）加大资金投入，配置齐全档案管理工作应具备的软、硬件，只有这样，档案工作人员的工作才能顺利进行。（2）加强学校档案建设的信息化水平，引进合适的计算机管理系统，档案建设的信息化在学校档案管理工作中应居基础性地位。首先，档案管理人员必须树立现代化的档案建设观念，促进自身档案建设水平的提升；其次，就档案管理方面而言，学校档案管理必须跟随时代同步发展，不断创新。信息化档案管理的创建，有利于提升信息档案管理的水平，使得档案管理工作效率得到大幅提升，所提供的信息资源也更有价值和参考意义，为相关人员的借阅提供方便。

（四）提高档案管理人员综合素质

档案工作能否有良好的质量直接受到档案管理人员的业务水平的影响，加强学校档案管理人员的综合素质方式如下：（1）组织管理人员参加职业道德培训，以提升其思想觉悟，增进安全意识，优化服务意识。（2）加强职业技能培训，提高技能水平。任何职业都是以其职业技能和專业知识作为职业的开始。档案工作也一样，只有加强档案管理人员的自我学习能力，不断给自己“充电”，积极参加各类培训和相关活动，全面提高业务水平和职业技能。对于新任档案管理工作人员而言，要参加各地档案局开展的岗位培训班，要有从业资格证书持证上岗；对于部分稳定的档案管理人员，也要注意吸收新的知识技能与方法，需要参加档案继续教育培训，促进自身综合素质水平的提升。（3）加强对档案管理人员的关心力度，建立奖惩机制，提高其责任心。

四、结语

综上所述，学校管理人员要对档案管理工作有更深入的认识，充分意识到其重要性，完善档案管理制度，强化档案建设信息化，提升档案管理工作人员的素质，促进档案管理工作朝着高效的方向发展，为学校其他工作的顺利开展提供良好的服务，进一步推动学校的进步与发展。

参考文献：

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[2]张红.职业学校档案管理工作的若干思考[J].经营管理者，2015.

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