基于档案管理的数字化建设与安全保密实施策略

刘磊

摘 要：随着经济的快速发展，我国数字化进程脚步不断加快，数字化建设也在不断的完善，其应用也十分广泛，数字化技术应用到档案管理中是十分必要的，能够有效的提高档案管理的安全和保密。本文就此展开论述。

关键词：档案管理建设；数字化发展；安全保密策略研究

在大数据背景下，利用信息技术优化档案资料的管理（下称信息化档案管理），更方便档案的开发利用。探索新时代信息档案管理工作是迎合时代要求，也是维护档案完整性的措施。在信息技术发展背景下，信息化档案管理呈现出新的特点。档案数字化以网络为媒介，为各类需求者享受便捷、同等的文化服务，有网络存在，就可查询、获取文艺档案资料，信息化背景下的档案管理成了无围墙的文化馆，为公益性文化提供了便捷的服务。

1 数字化档案的主要形式以及特征

数字化档案指的是通过使用摄像机、扫描仪、计算机等现代化设备来对纸张、胶片、磁带等多种介质载体的内容进行有效的数字信息处理，从而将其及时转换为计算机系统能够快速识别的数字文本或者数字图像。数字化档案与传统的最大区别就是，档案信息的安全性高，保密性强。数字化档案处理过程中一定要做好防火、防潮等工作，避免档案老化。

2 影响档案数据安全的主要因素

2.1系统漏洞

网络是一个开放式网络，内部各个计算机终端、网络设备所使用的操作系统、安装的应用软件和采用的网络协议等在研发过程中由于对安全性重视不够，往往存在一些安全漏洞，这些漏洞极易遭到病毒入侵或人为破坏。例如，如果计算机使用者安装了某些聊天工具、视频播放软件、游戏等网络应用，计算机终端就必须开放一些易受攻击的TCP端口（如135、137、139、445、3389等），这些开放的端口就有可能成为网络攻击的通道，从而使主机被攻击的可能性增大。一般校园网在信息安全建设方面的投入较少，网络管理人员尽管会定期在网络内部开展漏洞扫描和补丁升级工作，但由于网络内设备类型多，软件版本多，在人力资源有限的情况下，往往会存在升级不及时、升级补丁覆盖面不全、系统漏洞封堵不彻底等问题，从而留下安全隐患。一旦出现大规模网络攻击，整个校园网都将难以幸免。

2.2计算机病毒

网站内部计算机终端数量众多，在计算机终端存储介质中由于多种原因潜伏着一些计算机病毒。计算机病毒，是指编制或者在计算机程序中插入的破坏计算机功能或者毁坏数据，影响计算机使用并能自我复制的一组计算机指令或者程序代码①。计算机病毒具有自我复制和自动触发的特点，能够自动嵌入到应用软件、电子邮件、网页甚至视频文件中，一旦进入计算机终端，计算机病毒就会被激活并破坏计算机运行指令或程序代码，使计算机运行紊乱或宕机。有些计算机病毒兼有病毒和木马的双重特征，不仅破坏计算机软硬件环境，还能窃取其内部的数据，造成的危害更大。病毒可通过U盘、硬盘、光盘或网络进行传播，FTP共享、电子邮件等网络应用也为病毒提供了传播途径和有利条件。近年来，网络中发生的一些基于网络传播的恶性病毒，对网络的破坏性较大，轻时可导致系统崩溃、运行瘫痪，严重时所有数据、文件全部被损毁，造成大面积的网络运行故障甚至系统崩溃。

2.3工作标准、制度和规范不完善

当前信息化档案管理建设的相关工作标准、制度和规范不完善。比如扫描技术参数不统一，扫描点数不符合规范，利用需重新出库扫描。信息化档案建设的标准和规范对档案工作的标准更严格。信息化档案管理建设是开创性的工作，行业工作准则、章程和范式，需与信息化建设同时进行，才能保证信息化档案管理工作在信息技术背景下成熟发展。

2.4信息化档案管理的风险较大

信息技术的网络环境问题对档案的保密性构成最大的威胁。比如利用编码技术加大对档案的编辑，由于电子编码技术的局限性，可篡改原件凭证资料，隐蔽性强。信息化档案管理对环境的要求高、保密性强，对磁场、有害气体较为敏感。档案数字化对软硬件设备要求高，在软件更新发展下，早期的介质可能不被新的软硬件兼容，影响读取与利用。

2.5对管理人员业务素质有特殊规定

档案管理员中技术人员少、兼职多、年龄结构失衡等问题突出，不能适应数字化管理的要求。档案知识结构失衡和管理观念陈旧等阻碍了档案数字化、信息化进程。

3 数字化建设与安保控制实施策略

3.1明确数字化档案质量监控的内容

1）明确档案质量监控内容。及时制定合理有效的数字化档案管理计划，认真做好数字化档案的分类处理与统一管理，确保档案管理计划内容的科学性与合理性。2）合理使用数字化档案管理软件。作为档案工作者要正确选取数字化软件，不同的数字化软件都有自身特色，因此要对其进行合理选取，谨慎选择数字化软件。需要提前进行市场调研，以市场需求为主要参考，充分考虑数字化档案管理软件的质量。3）认真做好数字化档案的质量验收。对数字化档案的质量进行严格管理和控制，把好档案质量关，并及时展开数字化档案的评估工作，利用网络系统来对数据库建设进行全程监控，积极落实数字化档案的管理工作。

3.2重视人才选拔

定期进行技术人员培训，人员是数字化档案建设的核心，也是档案管理工作中的主体，因此必须要重视对人才的培训和教育。重视人才选拔，不断提高人员专业技能和操作水平，这对档案工作人员的综合素质提升起到了很好的促进作用。定期将档案部门人员组织起来进行集体培训，着重强化人员的档案意识和安全意识，对档案管理制度进行及时明确，從而让员工提高对数字化档案管理制度的正确认知。

3.3积极推进档案数字化建设

严格规范档案工作人员的行为，加强安全教育，有效避免不理智行为的出现。利用网络平台来给员工进行档案安全管理以及保密控制教育，有效增强人员的档案意识。在档案数字化建设中主要对档案调卷、整理、拆卷、档案信息扫描、数据质量检测、数据备份、数据连接等过程进行科学严格的管控，指定专人来负责档案馆库的管理工作，及时将需要加工的档案运送至现场，并对档案数量进行核实，认真完成档案交接，在确定以上工作无误后方可进行下一步的拆卷工作。注重案卷的完整性，仔细检查是否存在漏页、错编等现象，对于字迹不工整的档案，及时将其实际情况上报档案保密控制人员，保持档号不变，统一采用卷号、卷次的格式，对于新添加的案卷要及时添加目录，保证每个案卷对应一个目录。

3.4创新档案保密控制手段

保密工作是数字化档案管理工作的一部分，加强对档案的保密控制，有效增强档案信息的真实性和安全性，避免档案信息遭到泄露。创新档案信息的保密控制模式，及时对档案保密控制中的不安全因素做出分析，并对其进行探讨。

结语

为了档案管理的安全保密性，严格落实数字化档案的管理与安全保密控制措施，严把档案质量关，从而在确保数字化档案安全性的基础上，有效增强人员的档案意识。

参考文献

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