浅谈城乡普查档案数字化管理

任淑清

摘 要：普查档案数字化管理是档案管理发展需要，也是在信息时代社会对普查档案提出了新要求。档案数字化管理对提高档案管理工作职能，发挥档案管理的优势起到促进作用。在“互联网+”技术高速发展的今天，“互联网+”技术的广泛应用，为普查档案数字化建设提供了基础保障措施。本论文普查档案数字化管理的特征、普查档案数字化管理的弊端、普查档案数字化管理的优势进行阐述普查档案数字化管理，希望为研究档案数字化管理的专家和学者提供理论参考依据。

关键词：普查档案；数字化管理；研究

文章编号：1004-7026（2018）04-0114-01 中国图书分类号：G270.7 文献标志码：A

1 普查档案数字化管理的特征

1.1 档案管理内容发生变化

传统的档案管理都是以纸质形式、照片、影像资料等进行管理，现在档案管理都是电子形式，在档案管理系统中进行存储，现在科技水平引入到檔案管理中，促使管理档案内容的形式发生了变化，这也是社会发展的需要。传统的档案管理的数据不容易修改，资料真实性强，现代档案管理形式方便、快捷，具有一定的应用价值，也是现代档案管理的趋势。

1.2 档案管理方法更加先进

现代档案管理都依靠档案管理信息系统，档案的电子资料都在管理信息系统上，查阅等操作都可以在电脑中完成，非常方便快捷，提高了其工作的效率。传统的档案根据一定规则进行分类，每个档案都有一定的编号，需要查阅档案的时候，档案管理人员需要根据编号在架子上或柜里进行查找，查找时候比较麻烦，一旦由于工作的疏忽，档案放错位置，给查找带来一定的弊端，因此档案数字化管理对提高工作效率，完善档案管理职能起到重要作用。

1.3 档案管理目的更加多元化

传统的档案基本都是纸质形式，这给档案的调走，资源共享等方面带来一定的困难。现在社会不断发展进步，档案管理的种类不断变化，管理的方式不变化是不适合现代档案管理目的多元化的需求。“互联网+”时代，科技水平不断进步，需要把现代科技手段利用到档案管理中，提高档案管理的效率，满足档案管理多元化发展的需求。数字化档案的应用，对提高普查档案的信息共享，资源合理分配等方面都起到重要作用，必须科学合理的进行档案管理，体现出档案管理目的更加多元化。

2 普查档案数字化管理的弊端

2.1 档案数字化管理还处于不断摸索前进的时期

现在我国档案管理基本采用数字化形式和纸质形式进行保存，现在档案数字化管理还在摸索阶段，在实际应用过程中，需要不断提高其技术水平，完善数字化档案管理的职能，提高其档案数字化管理的过程。信息技术在不断发展与完善，提高其信息技术水平，促使数字化档案在更改的过程中，不留下任何痕迹，使其应用存在一定的风险意识。

2.2 管理软件不相同，导致各部门之间的文件、资料等无法实现共享

现在档案数字化进程存在一定的差别，各个行业领域中使用的档案数字化管理软件不同，这给信息共享带来一定的弊端，档案数字化过程中，必须统一档案管理的应用软件，这是档案管理信息共享的基础，必须让信息资源共享，这是普查档案管理的关键，普查档案中的数据都是各个领域中的基本应用数据，对促进其它行业的发展起到重要作用，现在需要档案管理建立相应的制度，开发各个部门统一的普查档案管理软件，让普查档案中重要的数据能为其它行业的发展起到促进作用。

3 普查档案数字化管理的优势

3.1 档案数字化管理不受时间和空间的限制

数字化档案是电子档案，我们个人可以登录档案管理平台，可以在计算机中进入档案管理系统，可以方便快捷的查找个人档案。传统的档案需要到专门的机构去查找，根据用户识别码，档案管理人员给你找，但这种纸质档案是最原始的档案，纸质档案不容易被更改，其真实性强，现在有很多档案都是有电子档案与纸质档案，比如学生的学籍档案，高校基本都是两种形式都保存，这也是数字化档案管理没有完全取代传统档案管理模式的根本因素。

3.2 档案数字化管理更加方便、快捷

档案数字化就是利用现代信息技术，建立完善的档案管理系统，对普查档案进行科学管理。档案数字化管理是时代发展的需要，现在信息时代，用户的需求越来越高，传统的档案管理方法不适合现代用户的需要，现在档案管理系统对档案的分类更加科学，能满足用户在家就可以查找档案的需求，电子档案的应用符合现代用户的需要让用户更加方便快捷。

参考文献：

[1]张音.浅谈档案数字化管理的优势与弊端[J].黑龙江科技信息，2009（04）.

[2]张洪婵.电子文件真实性的保护[J].黑龙江档案，2014（03）.