大数据视角下档案管理工作开展的思考

曹菲菲

随着信息技术的飞速发展，技术的应用已经渗透到各个行业领域，而大数据就是在现代网联网技术和云计算趋势下出现的崭新的技术手段，并且对于服务创新能够带来技术支持。对于档案管理工作而言，运用大数据技术展开工作创新，能够极大的提升档案管理的规范性和科学性，极大的提升档案数据的安全和管理效率，因而运用大数据指导档案管理工作的开展具有深刻的现实意义。

大数据 档案管理 效率与质量

大数据与档案管理相结合的现实意义

大数据与档案管理的融合的是顺应现代化技术操作管理的重要体现，能够极大的提升信息共享的科学性。一方面，通过大数据平台的设置，能够将档案信息的分类更加科学化系统化，而且能够运营数据整合的方式便于信息的快速检索，为人们信息操作提供方便。而且能够提升档案信息的有效利用率，检测出数据信息中整合存在的漏洞的地方，从而做出及时的调整，可以说大数据技术的应用是对档案管理的重要保障，更是对于档案信息管理科学性的技术监督。

另一方面，通过大数据技术的支持，档案管理从传统实现向现代化的转化，为档案信息的的现实发展提供空间。档案管理实际上本身就是为单位决策服务的，但是近几年档案信息文本存储出现了信息调取困难，数据容易被篡改等现象，而大数据信息管理就很容易化解这一难题，档案管理能够实现电子、数据文档的录人，便于信息存储，而且能够避免很多人为操作的因素出现，所以在大数据环境下，档案管理的安全度更高。

大数据环境下档案管理工作存在的问题

目前对于档案管理存在错误的认识，比如很多管理者错误的认为档案管理仅仅就是档案的存储和信息的提取，档案管理工作缺乏主动性，数据信息的价值没有得到充分挖掘，这是档案管理目前存在的最大问题。在管理理念上高度的重视和更新，大数据技术本身就是对传统管理方式的转变，对于档案信息技术进行处理和革新，推动档案信息技术的应用。但是目前在大数据的应用上口号化，很多企业单位运用并不广泛，网络化思维、信息化思维和技术操作思维、信息共享思维等都存在不足，对于传统的档案管理存在依赖性。二是，在技术操作上缺乏升级意识，仍旧存在部分单位在档案管理工作上存在疏忽，人员操作中工作失误的现象还时有发生，比如档案提取歸还操作不规范，弄虚作假情况出现。即使运用大数据平台进行纸质档案和电子档案的存储并存，也存在着录人不及时，信息编号、整理、归档等不专业的情况，无法形成专业的档案数据库，对于信息整合、分析和数据价值挖掘的程度不足，无法为科学决策提供重要依据。三是，在管理方面，具备大数据技术和思维能力的人才数量较少，更不用说目前档案管理工作的管理人员的选择，在部分单位处于抓壮丁的情况，一个管理人员身兼数职，档案管理无论是从操作流程还是监管环节上都还是被动式的服务，对于档案信息整合的关注程度不足，缺乏信息的二次加工和归类，数据分析的工作没有专人服务，人才配备上的不足，监：管制度的不足都是限制大数据与档案管理相结合的重要因素。

大数据环境下提升档案管理水平的策略

针对大数据环境下提升档案管理水平需要各个企业单位科学规划，合理的部署，重视在技术、人才、管理制度等多个方面实现充分投入，从而确保档案管理能够切实的发挥管理效能。

（1）注重管理理念的更新，发挥主动性的档案管理优势。大数据技术是新型的技术操作手段，是基于用户的个性化需求、多元化需求等满足而提出的技术手段。所以对于各个单位要专门组织人员进行学习，结合各个单位管理的特征和工作的需求，对档案管理进行有针对性的设计，提升档案管理的主动性。明确档案管理技术操作的具体工作，实现从档案管库存储向数据仓储的转化，让文本资料向数据资料转化，确保各个渠道的信息保存及时畅通，做好存储的结构优化，提升档案管理的科学性。

（2）加强档案管理的技术平台的建立，提升资源利用效率。档案管理的信息技术平台目前专业化程度不高，针对内部和外部使用的信息库平台建立不够完善。大数据模式下重视对于档案数据信息的管理和维护，重视数据信息的共享，一种是内部共享，严格的按照企业内部的管理规范和操作标准将保密档案和信息进行整合，明确技术操作规则，确保数据使用的安全性。对于外部档案的使用要确定共享平台，利用电子信息平台的设计，实现用户的信息数据及时的查找，为各个行业进行决策提供数据依据。

（3）完善大数据环境下档案管理的管理制度。大数据管理要明确管理职责，将具体的工作职责落实到专门的管理部门和个人，出现问题及时追责，避免出现人为因素对档案数据进行篡改。不仅如此，还要注重激励制度的设置，大数据重视挖掘档案信息的价值，所以企业单位需要通过制度奖励，鼓励档案管理人员对目前的档案信息进行及时的核对和分析，对于及时发现了漏洞、错误、能够主动对数据进行优化分类的人员进行奖励，鼓励档案管理部门主动创新工作方法。对于档案管理平台数据库的管理要加强监管制度的建设，档案管理要做好系统登人登出的记录，严格按照操作流程实现数据的调取，对于记录不清、数据不全的档案内容呀及时进行完善和调查，明确全责，对于出现问题的管理环节进行监管，追究先关人员的责任。

总之，对于大数据环境下，档案管理发展空间巨大，还需要各个单位依据实际工作的需求进行档案信息的管理设计，保持创新理念运用技术操作方式实现档案管理的科学安排。

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