如何科学规范的进行人事档案管理工作

向阳

人事档案是对个人的经历、政治思想、业务能力、思想品德、工作表现、工作业绩、薪酬福利等多项内容进行记录，是对人才的一种整体的考察，同时，也是正确选拨人才的主要标准，以及单位员工退休、养老等切身利益的一项重要依据。可是就目前我国的人事档案管理工作来看，对其重视程度还远远不够，管理也不到位，所以，在现如今这个信息化的时代，必须要充分利用好一切信息化手段，加强对人事档案管理的现代化意识，不断完善人事档案管理的相关制度，加强对人事档案规范化、现代化、科学化的建设，最终可以实现人事档案的科学、规范化管理。

一、我国人事档案管理工作的现状及普遍存在的问题

（一）对于人事档案管理工作的重视程度不够

很多单位当中的员工，甚至包括有些领导对于人事档案管理工作的认识还存在着一些误区，他们普遍认为人事档案管理工作属于是档案保管员的一项事务性工作，并不能为单位带来任何的经济效益，只要确保档案不泄露、不丢失，可以及时应对查档、外调工作就可以。这些都说明有很多人对于人事档案管理工作缺乏认识，重视程度不够，这样的一种思想观念并不能适应现代化管理的要求。

（二）对人事档案管理的力度不够，管理方式落后，水平较低

负责人事档案管理工作的工作人员，很多都没有经历过专业的知识教育培训，因此，这些工作人员对于人事档案的材料收集、整理、归档、装订等工作，以及档案的重要性及管理档案的具体要求并不清楚，缺乏档案收集的意识。同时，大多数的人事档案管理人员都是身兼数职，这样并不能使其把精力全部投入到档案管理工作中。在众多的人事档案当中，有一些需要归档的材料不具有真实性，而归档的材料也没有进行及时的补充和完善，这样一来，归档的材料就不能准确的反映出本人的实际情况，最终使得人事档案不断的进行改革，而且人事制度也随着不断进行改革。人事档案管理工作如何才能适应时代发展的需求，并且对人事档案管理工作的内容及范围、档案的收集方式、人事档案的服务对象进行不断的更新，是负责人事档案管理工作的相关人员所面临的一项严峻的问题。

（三）对人事档案的交接手续没有引起重视，交接手续不严谨

由于有一些人事档案的管理人员并不是专职人员，因此，在其离开工作岗位，进行档案的移交工作时，交接程序并没有按照要求进行，没有做到该检查的检查，该清理的清理，该签字的签字，这些就导致人事档案在材料及数量上面出现了不同程度的问题，同时责任及界限也不够清晰。这其中，甚至有些人事档案的管理人员觉得交接工作只是把钥匙一交就可以，这样会使人事档案的交接工作出现脱节，进而出现人事档案管理的硬件设施不够完善，对认识档案管理人员没有及时进行培训的情况。

（四）人事档案管理人员对人事档案的重要性认识程度不够

一部分的人事档案管理人员，他们觉得只要有一份好的工作就可以，至于档案，全都是可有可无的。有些人甚至都不知道自己的人事档案在哪里存放，还有些人觉得自己的档案就应当由自己亲自保管，不应该在单位存放，这样就会导致有些应该归档的材料没有及时的交给人事档案管理人员进行存档，所以，必然会出现人事档案材料不完整，严重的还会出现人事档案的材料丢失、缺失等情况。

（五）人事档案的管理方法不够先进

我国很多地区，在人事档案的管理方法上，缺少相应的档案管理软件，在查找人事档案的相关信息时，仍然需要手工查找，这位人事档案的查阅带来了很大的不便。而存储人事档案的工具仍然是传统的铁皮柜，这种柜子不仅占地面积大，同时所占空间也不能被完全的应用，所以显得十分落后。

二、加强人事档案科学规范管理的具体措施

人事档案是对个人的经历、政治思想、业务能力、思想品德、工作表现、工作业绩、薪酬福利等多项内容进行记录，是对人才的一种整体的考察，只有完全发挥出人事档案的价值，才可以更好的服务于党组织及人民群众。

（一）加强人事档案管理意识，强化人事档案管理程序

不断加强单位领导对于人事档案管理的意识，对人事档案管理的硬件设施进行不断的完善，对档案所用库房要增加，库房内要增添空调、档案密集架、电脑、除湿机等。通过最先进的计算机管理软件，建立一套人事档案信息存储及检索的系统。由于人事档案管理工作属于是单位人事管理工作的一项最主要的环节，与单位员工的各项薪资福利、职称评定等都有着直接的联系，所以，必须要及时提升人事档案管理人员的整体素质，加强他们对人事档案工作的自觉、主动性，这样才能使人事档案的材料准确，并且归档及时。

（二）加强干部人事档案的管理力度

干部人事档案是党和国家的机密，干部人事档案是用人的重要依据，是澄清个人有关问题的最佳信证。因此在干部人事档案日常管理上，要坚决按制度，按规定办理。要坚持做到“三不转”，即个人带档不转、没有调函不转，接收单位不明不转；要坚持做到“四不借”，即未经领导批准不借、非特殊需要不借、手续不全不借、亲属档案不借；要坚持做到“五不查”，即非人事干部不查、无组织介绍信不查、涉及本人不查、牵扯亲属不查、未经批准不查。只有这样才能确保干部档案日常管理规范化。

（三）人事档案的管理工作要做到有章可循、规范操作

人事档案的管理人员必须要主动做好档案的收集工作，确保做到制度上墙、有章可循。准备一个员工档案借阅登记薄、档案转入及转出登记簿、职工档案材料转入及转出登记簿、档案材料移交表等。由于时间较长而收集不到的档案材料，一定要查清楚原因，并及时的进行登记，这样可以方便以后的查找工作。因此，在人事档案材料的收集过程中，必须要做到口勤、手勤、脚勤，对于新的资料要进行及时的补充，使人事档案的作用可以完全的发挥出来。

（四）不断加快档案信息化进程，提高人事档案管理工作的效率

通过计算机技术进行人事档案信息的检索及存储，最终能够实现人事档案的网络化管理，是现如今人事档案管理工作的一项重要工作。想要做到这些，就必须要建立一个人事档案的数据库，真正实现人事档案管理的信息化和网络化。而且，要在对使用权限进行明确规定的基础上，将部分信息对个人及部门进行公开，建立一套公开的人事档案管理体制。这样一来，就会加强员工的档案意识，最终提高人事档案管理工作的效率。

三、结语

人事档案管理工作如果想要取得进一步的发展及突破，就必须要緊紧抓住机遇，同时也要不断加强自身的学习，努力提高人事档案管理人员的整体素质，打破固有的思想，形成一套全新的人事档案管理思想及观念，这样才能够适应我国档案事业的不断发展，并最终实现人事档案管理的科学化、规范化、现代化。（作者单位为湖南鹰嘴界国家级自然保护区管理局）