提高办公室文秘工作质量和水平的有效策略分析
2018-05-14唐慧
唐慧
[摘 要] 办公室是处理企业各项工作的核心场所，对企业的发展起着至关重要的作用，而文秘作为办公室非常重要的人员组成之一，其工作质量的高低会直接影响到办公室的工作进程，所以想要营造良好的办公氛围、促进企业的发展就必须提高办公室文秘的工作质量水平。针对这一论题，探析文秘如何更好地展开工作。
[关 键 词] 文秘;工作质量;工作规划;策略分析;办公室
[中图分类号] C931.46 [文献标志码] A [文章编号] 2096-0603（2018）27-0124-01
办公室作为企业业务处理的核心部门，需要精准完成上传下达的任务，并且要对体制内组织人員进行相应的规划和任务部署，任务量大、质量要求高，这就需要保证文秘在办公室里发挥有效的作用，只有文秘能够及时、有效地参与工作才能够确保办公室可以有序地运营，继而推动业务的发展和企业的进步。
一、文秘如何提升自我专业工作素养
（一）严格遵循企业的工作规章，树立高尚的职业操守
俗话说，无规矩，不成方圆，对人员组织量庞大、分工精细的企业来说，更是必须有一套严密的员工规章制度来保证工作的有序进行，所以我认为，文秘想要提升自己的专业工作素养首先就应该严格遵守企业的工作规章制度，这是其最基本的工作态度。其次，文秘的工作是比较繁忙的，往往都是任务数量庞大且分散，所以文秘人员在日常工作的时候应该细分自己的工作时间，将有限的时间划分到具体的任务处理中来，确保每份资料都得到落实，这样就能够避免因人事变动、组织开会等原因而影响正常的任务处理工作，就能够在较分散的工作时间里面，与自己的工作任务一一对应起来，从而按时按量完成工作。[1]
（二）具备长远意识，用积极的心态对待工作
文秘的工作是很重要的，对整体的企业运作文秘是一个不可或缺的职位，也是一个信息传递和处理的枢纽职业，所以文秘在具体的工作中会接触到各部门的工作人员，在如此繁忙的接触之中难免会产生误会和矛盾，因此文秘工作人员自身就要具备强大的心理承受能力，并且要具有长远的意识，在工作的时候不能够因为眼前的琐事而影响了公司企业的长远利益，不能够因为自己的意气用事给业务带来不好的影响。
（三）不断挖掘自己的能力，有意识地提升自己的专业技能
文秘想要更好地提升自我的专业工作素养，就需要他们时刻用严标准要求自己，对自己进行有意识的工作经验总结和反思，然后做到逐渐提升、逐渐改进。首先，文秘应该确保自己认真对待每一份工作，事无巨细。其次，文秘应该不断拓展自己的知识内涵，及时跟上社会发展的潮流，要让自己的知识储备永远不落后于当前的时代需求。最后，文秘还要积极和上层领导取得联系，因为文秘的工作性质里包含着上传下达的需要，所以文秘应该充分和上层领导取得沟通，明确他们在不同阶段里的不同想法，确保将正确无误的信息传递给下面的工作人员。
二、提高办公室文秘工作质量的有效措施
（一）及时对他们进行专项技能培训
社会是在不断发展的，其需要也在不断发生着变化，所以上层领导应及时抓住这些变化，然后调动相应的资源对文秘工作人员进行定期培训，要让文秘在培训中掌握最新的工作理念和社会需求标准，让他们的知识得到丰富，让他们的职业操守得到保障，让他们能够全身心地投入自己的工作中来。但是需要注意的是，在这个培训环节中，一定要进行科学的讨论式培训，而不是进行落后的“洗脑式”培训，要让文秘的心理上得到归属感和使命感，这点非常重要。
（二）适时评估办公室工作状况，营造和谐的工作氛围
办公室是企业处理业务的核心科室，其人员流动量大、信息繁杂，所以企业管理人员应适时展开对办公室的工作评估，以相应的工作资料和业务完成程度为标准，在客观的前提下充分评估、理性评估，杜绝人情评估。评估过后，企业针对办公室的当下状态，进行有针对性的改进工作，解决办公室工作当中存在的不好现象，同时也不忘表彰那些工作努力、业务能力强的人，从而为办公室营造和谐的工作氛围。[2]
（三）确定公平、公正的审核奖惩制度
要让文秘能够积极改进其工作现状，提升其业务能力，就需要企业确定一个公平、公正的审核制度，通过这个制度确保企业中的每位工作人员都遵守统一、严格的奖惩制度，不存在关系户、人情户等负面工作影响，这样能够让文秘以及文秘外的工作人员都积极、热情地参与到日常工作中来。
总之，文秘工作人员在办公室里起着承上启下的重要作用，所以企业领导和文秘工作人员自身都要对这个职业足够的重视，要不断提升文秘工作人员的业务能力和效率，不断让他们迎合社会发展的潮流，创立创新意识，只有这样才能够有效促进办公质量的提升，进而促进企业的整体发展。
参考文献：
[1]张帅涛.提高办公室文秘工作质量和水平的有效策略分析[J].环球市场，2017（26）.
[2]巫梓婷.提高办公室文秘工作质量和水平的有效策略分析[J].经营管理者，2017（31）.
