现代档案管理工作的信息化建设探析

牛雪玲

【摘要】20世纪90年代以来，随着信息技术的发展和广泛应用，很多事业单位对档案管理工作越来越重视，档案事业的发展迎来了新的挑战和机遇。无论是单位领导还是档案管理工作者个人，都普遍认识到档案管理信息化建设是社会发展的必经之路，符合现代化发展的需要。但是在实际档案管理工作时，还存在各种各样的问题，针对这一现状，应积极发现档案管理信息化建设存在的问题并及时解决。

【关键词】现代档案管理；信息化建设；措施

一、当前档案管理工作存在的主要问题

（一）缺乏现代化管理体系

在档案管理工作实践中，一般精力都在主营业务上，不管在工作统筹还是资源调配方面，对档案管理工作都缺乏足够的重视，一般也很难建立起有效的管理体系，在人力和财力资源的配备上，也缺乏足够的专业性和实效性，如何构建现代、信息化档案管理体系，也直接关系到整个管理工作的水平。

（二）信息化管理仍存在缺陷

利用大数据和物联网等技术，能够很好地提升档案管理工作的针对性，通过对档案数据精准分析与筛选，可以更好地找准档案管理工作的节点，对于提升档案管理工作水平具有至关重要的意义。但是，在实践中，档案管理人员普遍对于信息技术缺乏足够的重视，固守传统的档案管理工作模式，无法发现工作环节存在的诸多问题，制约了档案管理总体工作效能的提升。

（三）档案管理智能化水平不足

只有提升我国档案管理水平，才能够更好地助力档案工作发展。这就说明我国档案管理工作离不开现代信息技术的支撑，在开展档案管理的实践中，由于缺乏科学的管理手段，很多单位档案管理模式和手段较为落后，智能化水平较低，制约了档案管理效能的提升。在档案管理实践中，涉及到大量的数据，如果不能引进有效的信息管理系统，容易出现档案管理漏洞和管理风险，同时也难免存在管理效率低下的问题。

二、加快档案管理工作信息化建设的措施

（一）提高对档案管理工作及信息化建设的重视度

在管理档案工作的过程中，只有充分认识到它的重要性，提高对它的重视度，才能更加快速地促进信息化建设的发展。信息化建设对于档案管理工作具有重要作用，信息化建设为档案管理工作提供了便利，同时提高了效率，档案管理工作的信息化会加快档案管理人员素质的提高。在这样一个信息化技术日渐凸显的时代，信息化已影响了我们大部分的工作生活，我们只有提高对它的重视度，提倡使用信息化的檔案管理，才能更好地顺应信息化时代的潮流，才能改善档案管理工作的现状，促进社会的进步。

（二）开发档案管理工作办公软件

在档案管理工作的过程中，有针对性地从事一些工作会使得这项工作取得更加明显的效果。因为目前很多办公软件就是因为缺乏相关的针对性，导致很多的档案管理工作不能更加有效地进行，这就需要我们有针对性地开发一些可以通用的办公软件，使处于信息化时代的档案管理工作可以更快地被数字化以及无纸化办公所取代，让目前的档案管理工作可以被信息化的工作方式所取代。更重要的是，信息化的发展是时代发展不可逆转的潮流，档案管理工作也必须顺应历史的发展。

（三）帮助档案管理人员适应信息化建设的发展

在信息化建设的进行中，不仅仅只是技术和设备在进行革新，需要进行变革的还有档案管理人员的技术水平以及素质。档案管理工作人员，作为档案管理信息化建设变革的承受者，只有不断地增强自己适应变革的能力，提高自己本身的工作水平以及自身的素质后，才能更好地适应信息化建设的发展需要。而且，这也需要领导及相关的人员采取相关的措施提高档案管理人员的适应能力，去促进信息化建设的发展节奏。

（四）不断完善和规范档案管理制度

参照《中华人民共和国档案法》和《科学技术档案工作条例》，企事业单位根据自身发展特点，不断完善和规范档案管理各项规章制度，明确档案管理工作职责和分工，实行专人定期检查，保证制度的落实。同时，对档案管理责任和目标进行工作细化，落实工作责任制，谁出问题谁负责。在档案资料收集时和存储时，对不同信息和价值的档案进行分门别类的管理，确保档案管理针对性强。此外，还要加强档案管理的安全防范意识，保证单位和个人信息的隐私，发现问题及时整改和完善，逐步提高档案管理工作效率。

（五）提高档案管理人员的水平和能力

档案管理信息化建设需要相应的管理人员，企事业单位要加强对档案管理工作人员的培训，及时提高工作人员的水平和能力。首先，要注重档案信息化建设的理论知识培训，做好相关操作软件的在岗学习，对培训结果进行考核，对于考核不合格的进行重新培训。其次，积极引入专业的档案信息化管理人员，及时进行人员调整，对尸位素餐者及时淘汰，对优秀职工进行鼓励。最后，加强本单位档案管理人员和外界的交流，不断学习和更新档案管理理念，从而逐步提高档案管理信息化建设的水平。

三、结论

综上所述，随着现代档案管理工作的发展，信息化建设工作的重要性不断凸显，对于提升档案管理效率、保障档案安全都具有积极意义。在开展档案管理信息化建设过程中，要找准工作节点，不断优化工作体系和流程，及时发现问题并解决问题，提升档案管理综合水平。

参考文献

[1]张莉.信息化背景下传统档案管理工作的改革研究[J].现代信息技术，2017（09）.

[2]范丽莉.探析信息化背景下传统档案管理工作的改革[J].办公室业务，2017（08）.

[3]李晓辉.信息化背景下档案管理改革初探[J].信息记录材料，2018（01）.