数字档案信息化管理的实现途径分析

程盼

【摘要】数字档案信息化管理体现着档案事业发展方向，本文在分析数字档案信息化管理过程中存在问题的基础上，找准数字档案信息化管理的具体路径，总结数字档案信息化管理的基本原则，期望全面提高数字档案管理有效性。

【关键词】数字档案；信息化管理；实现途径

一、数字档案信息化管理的价值

（一）提升信息服务价值

現代数字档案管理工作是以服务用户为宗旨的档案管理体系，数字档案管理体系的建设不仅仅着眼于提高档案管理质量，而且还要开发满足用户档案使用需求的系统，强调发挥出档案的价值，切实把数字档案信息服务于社会经济发展建设，进一步满足社会对数字档案的使用需求。

（二）减轻档案管理压力

现代数字档案管理工作面临着海量的数据，丰富的信息源与多样化的数据类型，只有实现数字档案的信息化管理，才能建立起稳定的数字档案管理运行体系，不断挖掘数字档案的使用价值，解决数字档案管理中的实际问题，减轻工作人员的压力，并且更好地实现数字档案管理目标。

二、数字档案信息化管理的特征

（一）数字档案管理特征

数字档案是依靠现代信息技术发展起来的档案管理形式，数字档案不仅可以实现实时数据信息的获取，而且具有保存时间长，占有空间小，传输速度快，可以随时使用与智能化读取的功能。数字档案依靠电子计算机和互联网技术取得快速发展。现代数字档案已经从传统的存储管理功能向着智能开发的方向快速发展。数字档案管理已经从被动管理向主动服务的方向迈进，大数据与云计算支撑数字化档案管理工作快速发展，极大发挥出数字档案的应用价值，可以为企事业单位决策、管理、日常工作分析提供必要数据支撑，有效发挥了档案的应用价值。

（二）数字档案管理模式

在数字化档案管理的过程中更注重电子文件数据信息的收集，强调做好具体的保存与数字档案的归档工作，要求确保数据信息的齐全与完整，在数字档案管理模式下更强调使用计算机进行智能化的管理，要求开发出简易的数字化档案管理工作程序，强调运用标准化的档案管理操作方式对数字档案信息进行存储归档并且提高档案运行效率。数字档案使得人们对数据信息的需求量不断增加，而且实现了数据信息的安全共享，可以满足人们使用的需求，进一步提高档案管理工作效率，解决了档案管理工作的难题。

三、数字档案信息化管理的原则

（一）加强现代化档案管理理念的渗透

在传统档案管理理念的影响下，数字信息化档案管理制度得不到应有的重视。在此情况下，档案管理人员在理论与实践学习过程中缺乏主动性与积极性，以至于在实际工作中无法有效利用数字信息化档案管理系统。现代化档案管理理念的渗透，其重点在于实践，将数字信息化档案管理系统的优势进行展现，通过参观学习，体验现代化档案管理理念指导下相关工作的有效开展，进而促进档案管理人员在思想观念上的转变。

（二）构建数字信息化管理平台

为更好地发挥数字信息化档案管理系统在资源整合、查询、阅读等诸多方面的优势，加快信息资源的共享利用，为人们提供更加快捷的档案服务，则需要根据日常档案管理工作的内容、流程，构建与之相适应的数字信息化管理平台。该类型平台主要包括档案接收、档案使用、档案鉴定三大模块，而根据档案管理的工作流程，可以将其分为档案收集、整理、共享等八个环节，其中各环节紧紧相扣，形成体系化的档案管理流程，为数字信息化档案管理系统的构建打下了坚实的基础。如此一来，档案管理工作人员可以在统一的信息管理平台上进行在线办公，减少了人力成本投入，缩短了传统档案管理工作中查询、借阅等环节所需时间，大大提高了档案管理效率。目前，使用较为广泛的数字信息化档案管理平台为C/S+B/S平台，该平台可以实现日常工作中所涉及的多种文件、信息的统一管理，同时对相关资料进行有效控制，将可供查阅的文件在一定范围内进行共享，并记录对应文件的阅读情况。

（三）引入数字档案技术

在传统档案管理工作中，主要包括档案记录、存储、检索三个内容，在数字信息化档案管理系统的构建过程中，需要引入以电子档案库和具体化分析管理模式的数字档案管理技术。所谓电子档案库，是指以数字化形式建立的资料存档形式，档案管理人员可以根据需要对电子档案库中的资料进行差异化设置，定期检查档案阅读情况。

（四）高效率原则

数字档案信息化管理往往面临着海量的数据信息，只有提高数字档案管理工作的效率，才能提高数字档案管理工作有效性，解决数字档案管理中的实际问题。选择最优的数字档案管理方案，加强在数字档案信息化管理过程中的计算性，围绕着数字档案的运行传递体系加强相关建设工作。

四、结语

信息技术的发展为数字信息化档案管理体系的构建创造了条件，随着用户需求的不断提高，传统档案管理工作中存在的弊端不断显现。在此情况下，通过数字信息化技术与传统档案管理工作的融合，加强现代档案管理理念的渗透，有效发挥数字信息化档案管理系统在档案收集、整理、共享等方面的优势。

参考文献

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