浅谈如何加强水利工程数字档案建设

张静

【摘要】数字档案成为档案基础建设工作中必不可少的部分，一是加强水利项目工程中档案收集工作；二是加强统一管理，建立数字档案数据库；三是建立档案网站，档案借、查阅网络平台。利用互联网这一现代技术推动数字档案建设，加快档案信息高效利用的步伐，为生产人员提供有效便捷的服务。

【关键词】数字档案；档案数据库；档案网站；安全

数字档案建设是一项关系档案事业能否持续、稳定、健康发展的战略决策，在档案信息化建设中，数字档案建设作为档案工作的重要环节，已成为档案基础建设工作中必不可少的部分。水利行业数字档案建设尤为重要，面对行业项目建设中所产生的各类资料，如项目的提出、調研、可行性研究报告、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、测试、竣工试生产等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、声像材料数字信息等各种资源。如何做好档案的收集、归档、整编工作，现结合我院的情况，谈谈对数字档案建设，提高行业服务水平的几点意见。

一、加强水利项目工程中档案收集工作

（一）明确归档要求

应依照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》对水利项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收过程中形成的文件进行收集。

（二）制订归档方法

将项目产生的各种文件按不同载体和文件类型进行分类归档。如对纸质载体文件、光盘载体电子文件等，技术文件、招投标文件、审批文件等进行分类别整理归档。

（三）划定归档范围

能反映与本项目有关的重要职能活动，具有各种职能的载体的文件，应收集齐全，归入本项目档案。

（四）确立归档份数

一式三份。一套借阅，两套保存。

我院是一个以水利工程为主体的勘测设计研究院，主要任务负责我省的地区河流规划及较重要的水利工程勘测设计工作，自1956年建院以来承揽了国内外大量的水利工程项目，其中包括南水北调中线、黄壁庄水库、桃林口水库中等大中型水利工程，随之也产生了大量的各种类型的技术文件、招投标文件、监理文件等等。对工程建设中产生的要归档的各种文件、资料，档案人员明确归档要求，对产生的技术文件，均需由院主管生产任务总工程师本人签字认可，确认档案材料的正确性和完整性；后由本科室主任和项目负责人签字，确定档案归档必要性；再由院质量管理办公室签字，符合产品质量管理要求后，由档案室审核归档。各种资料，电子文件和纸质文件一并归档并确保纸质与电子文件一致。一式三份，一套借阅，两套保存。电子文件明确软硬件运行环境并按国家要求的基本格式进行归档。

二、加强统一管理，建立数字档案数据库

第一，强化责任，主动作为。设立各类档案专人管理。电子档案由专人负责收集，并确保与纸质档案全面保持一致。

第二，查漏补缺，提升标准，完善和健全档案的内容。要高标准地建好纸质档案，并建立纸质档案索引目录并录入档案数据库，并与相关电子档案进行有效的挂接。纸质档案要与电子档案相符一致，确保电子档案、纸质档案与档案目录一致，以确保建立形成的数字档案信息的正确、完整。

第三，夯实基础。对数字档案数据库的建立应保证准确无误，对形成数字档案的电子文件应定时检测。及时建立数字档案数据库，将收集来的各种载体的有价值的数据资料，按其标准划分类别，将信息存储入档案管理系统。如我院收集来的南水北调中线京石段应急工程的资料包括工程技术报告、纸质图纸、电子图纸、电子报告，按工程分类标准分别归入其类编号，将其数字信息录入档案数据库并将电子文件原件与纸质文件目录挂接，一并归入生成数据库，形成新的数字档案以便提供利用。

三、建立档案网站，档案借、查阅网络平台

利用互联网这一现代技术推动数字档案建设，加快档案信息高效利用的步伐，为生产人员提供有效的便捷的服务。

我院建立62年以来，产生了各种工程技术档案几十万卷，档案人员按国家要求将其收集、编目整理录入档案数据库，形成了数字信息检索条目，并同时将产生的对应电子文件一并按检索条目一一挂接归入档案数据库，形成了具有水利行业特色的水利技术数字档案，并入院局域网，可直接按规定网络查询，网络借阅，形成了我院特色的数字档案管理系统，为生产人员提供了更高效、更便捷的服务。

档案数字建设有着非常长远的发展意义，它不仅实现了档案资源数字化、标准化、系统化、网络化的管理目标，还满足了社会各方面日益增长的对档案信息利用的迫切需求。这样更为有效地利用了互联网，建立了档案工作网络服务平台，高效率的为工程项目建设提供了服务。

另外，在数字档案使用过程中应注意互联网安全，在数字档案信息的建立和传输，借、查阅使用过程中存在着种种不安全因素，易造成信息失控、信息丢失、信息窃取、信息污染、病毒、人为破坏等。在数字档案建立时应及时建立网络安全管理系统。

数字档案不同于其他信息资源，我们要通过严格的管理，严格的规章制度有效地监督措施，配以相应的技术手段，保障数字档案信息的正确性和完整性。

参考文献

[1]罗保兴.着眼社会需求、变革利用工作[J].中国档案，2001（01）.

[2]肖弘，万厚成.从利用者的心里状况看档案的提供利用[J].档案学通讯，1993（03）.