专业技术人员继续医学教育档案管理探究

陈瑶

[摘要] 继续医学教育档案是医院专业技术人员参加继续医学教育、培训、学习等活动的真实记录，做好专业技术人员的继续医学教育档案的收集与管理工作，能为医院的人才培养、专业技术人员的梯队建设提供依据。该文对医院专业技术人员的继续医学教育档案管理进行研究，以期为医院更好地进行人才管理提供指导性意见。

[关键词] 医院；专业技术人员；继续教育；档案管理

[中图分类号] R19 [文献标识码] A [文章编号] 1672-5654（2018）11（c）-0048-02

医院专业技术人员进行的继续医学教育是其在毕业后医学教育之后，学习医学领域新知识、新理论、新技术、新方法的一种教育形式。继续医学教育档案是专业技术人员进行继续医学教育的重要记录材料，是一项重要的档案信息资源。做好医院专业技术人员的继续医学教育档案管理研究，有利于进一步规范继续教育档案的管理，总结继续医学教育成功的经验和失误的教训，对提高继续教育质量和效果起着不可替代的重要作用，是提高医院专业技术人员业务技术能力的重要途径之一。

1 做好继续医学教育档案工作的意义

继续医学教育档案是指医院专业技术人员在继续医学教育活动中，所形成的档案记录。档案工作和教育工作相辅相成，做好继续医学教育档案工作，能为继续医学教育的科学发展创造良好的环境，推动继续医学教育可持续发展。在继续医学教育的过程中，各类具有职业针对性的活动不断进行，而继续医学教育档案工作的开展，则可以把最具有价值的信息记录起来。这些记录的内容能够真实反映出医院专业技术人员接受培训与教育的真实情况，是丰富且真实的第一手资料，是各医疗单位档案材料中不可缺少的部分，医院通过这些资料能对医院专业技术人员的能力和素质进行了解，为年度考核、职称晋升、奖优罚劣提供了切实的依据，也可促进医技人员充分认识自己，提高自身的业务素质及业务能力。此外医院也可以通过档案了解专业技术人员接受培训、进行科研的实际情况，为专业技术人员的职称晋升提供真实的佐证材料，也为医院领导制定人才培养规划提供参考资料，对医院的发展有着重要的意义。继续医学教育档案工作的本质是对过去的总结，总结成功的经验和事物的教训，为未来的工作提供指导：帮助继续医学教育工作更有方向性的开展，也为卫生事业的发展提供了强有力的动力。

2 继续医学教育档案的内容

医院专业技术人员继续教育档案与传统的人事档案都是可以呈现出丰富信息的文本材料，但专业技术人员继续教育档案有其自身的特殊性。随着时代的发展，医学的领域不断拓展，继续医学教育也更加多样化。继续医学教育的专业多且层次不一，这就要求档案工作要更有针对性。针对不同专业的技术人员，对其专业背景及专业能力进行充分地分析，建立真实、合理的档案资料。

醫院继续医学教育档案内容分为以下两类：（1）专业技术人员参加继续医学教育获得的学分证明材料，包括：①学分证书；②发表论文复印件，论著、教材等复印件；③科研成果方面的证明材料；④外出进修学习合格证明；⑤科室组织的专题讲座等材料；⑥自学材料；⑦读博硕证明材料等。

（2）继续医学教育项目档案材料，如各临床科室主办各级各类继续医学教育项目和备案材料，包括项目通知、讲课资料、音像资料、照片、花名册、日程等有关资料。

3 继续医学教育档案的收集与管理

3.1 收集

该院目前对继续医学教育档案采取定期与随时收集相结合的方式。每年12月份起对专业技术人员该年度参加继续医学教育获得的学分证明材料进行定期收集审核；而各科室举办的继续医学教育项目，则采取随时收集的方式，要求办班要提前备案，项目结束后，及时将备案材料上交医学教育科核查，及时归档。

3.2 审核

对于收集上来的材料，及时进行鉴别与审核。对于个人上缴的学分证明材料，每一份都进行认真核实，去伪存真，使其能反映实际真实情况，而后将相关材料归档。各科室举办的继续医学教育项目认真对照上交的项目通知、讲课资料、音像资料、照片、花名册、日程等材料，不足部分要求整改并补齐。

3.3 整理

①归档。对于个人上缴的学分证明材料，建立个人档案，编排先按科室，再按个人编码，存放时按编码顺序排列，卷盒贴有标签。每年在学分材料收集完毕后对上年度的材料进行整理立卷。各科室举办的继续医学教育项目档案采用按年度、科室分类归档的方式进行管理与保存，每个项目建立一个档案，编排先按年度，再按项目类别、项目编号进行编码，存放时按年度加编码顺序排列，卷盒贴上标签，每年度在项目档案收集完毕后整理立卷。

②借阅管理：对于个人上缴的学分档案，建立借阅登记制度。由于专业技术人员每年评聘职称均需上交学分档案到上级部门进行审核，为规范档案管理，保证档案材料完好不丢失，医院建立了学分档案借阅登记制度，凡需借出学分档案者均要进行借出登记与归还登记，并要由个人签收确认，在约定时间内及时归还。

③采用信息系统管理。医院开发了医技人员继续医学教育学分登记系统，个人先按要求在系统上登记学分相关信息后，再将学分登记项目上的相应学分证明材料送到医学教育科审核。审核人员在系统上审核通过后，就可利用该系统进行各种查询统计，提高了工作效率和管理质量。审核未通过的，将通过系统将未通过原因反馈给个人，由其重新提交合格的学分材料后方可审核通过，保证了学分档案材料的规范性。各科室的举办继续医学教育项目档案归案后，医学教育科管理人员将数据录入到继续医学教育项目数据库，供统计查询。

4 继续医学教育档案管理存在的问题

该院是一所三级甲等综合医院，医学教育科负责全院医技专业技术人员的进修培训、继续医学教育和教学管理工作。每年举办国家级继续医学教育项目20余项，省级继续医学教育项目近50项；开展对卫生专业技术人员的学分认定，包括核对材料后在系统上审核，登记，核对后归档，工作量大，在管理过程中存在以下问题。

①缺乏对继续医学教育活动建立档案的意识，没有引起重视。专业技术人员与行政管理人员普遍对继续医学教育档案的重要性认识不足。有些专业技术人员对继续教育存在着抵触心理，在工作业余时间本想休息，但被要求进行继续教育，心中难以接受，在对档案进行管理的过程中，有部分已经没有职称晋升需求的专业技术人员就认为没有必要，不想参加学习，也不上交继续教育档案，这就导致了收集档案过程中困难重重，大量的时间花费在催收档案工作上，导致工作效率低。

②缺乏继续医学教育活动档案管理的有效机制和制度，医院未制定继续医学教育档案管理相关制度，即使制定了，也难以严格的落实，从医院的管理者到专业技术人员本身，对于档案管理制度建设都没有引起足够的重视，在他们的认识中，档案管理工作是可有可无的。

③档案保管环境欠缺。由于继续医学教育档案为一人一档，需要空间大，而医院的现实情况是空间有限，目前档案只能存放在职能科室办公室中，缺乏独立的档案室进行存储。办公室环境无法满足档案保管的环境需求，不利于档案的长期保管。

④频繁借阅造成档案遗失。专业技术人员晋升时需提供继续医学教育学分原件，因此，在晋升、评审几个月的周期里，学分档案要被频繁借出，而一般要数月后甚至次年才可能归还。有一些专业技术人员在完成职称晋升后，忘记将学分归还职能科室归档，有些甚至故意不还，极易造成学分档案的遗失。

5 做好继续医学教育档案管理的对策

①加强宣传，提高认识，医院专业技术人员多、岗位技术职称等类别复杂，可利用医院的宣传栏、院内办公网、会议等形式对开展继续医学教育档案管理的责任及意义进行宣传，引起专业技术人员的足够重视，提高各级领导对建立继续医学教育档案的重视，要做到医院从上到下对医院实施继续医学教育活动建档工作形成共识。

②规范管理，健全制度。医院要建立一套完善和健全的档案管理程序，完善档案管理工作，需要归档保存的继续医学教育文件材料的原始记录一定要具备科学性、真实性、完整性。在归档工作中，要充分做到按照类别、性质分别归档。档案管理人员要有专业的工作素养，有良好的工作心态，能充分落实档案管理工作，解决存在的问题。

③改善档案管理环境。将档案放在同一地点存放，设立继续教育档案室或档案柜，对档案进行统一保管。专业档案室和档案柜的档案保管环境也有利于档案的长期保存。

④制定档案管理及借阅流程，由专人负责，及时做好借阅登记，强化档案归还手续的及时和完整，避免档案借阅遗失现象的发生。

6 总结

专业技术人员继续医学教育档案管理是继续医学教育中重要的一环，做好医院专业技术人员继续医学教育的档案管理工作，能够促进卫生技术人员不断提高工作能力和业务水平，为医院人才培养、考核评定等工作提供依据。推进继续医学教育工作更加科学的发展，也为卫生事业的进步提供了强有力的动力。当然，继续医学教育档案管理目前并不完善，认识不足、制度建设不够、存放保管环境欠缺等问题仍然客观存在。因此，相关的对策也需要及时实施以应对现有的问题，同时也要努力发现尚未明晰的矛盾点。如今，信息社会不断发展，继续医学教育档案管理的发展要抓住潜在的机遇，利用信息化网络等现代技术，进一步提高继续医学教育档案管理效率，推动卫生事业的发展。

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（收稿日期：2018-08-28）