公共卫生监督执法档案的数字化管理问题探讨

张永杰 许长旭 陈超

[摘要] 档案管理工作是公共卫生监督执法的重要记录和依据，对公共卫生监督执法工作的开展具有十分重要的参考意义。运用数字化管理手段开展公共卫生监督执法档案管理，这是新时期公共卫生监督执法工作创新的重要内容，同时也是提高公共卫生监督执法工作质量的重要措施。该文对公共卫生监督执法档案的数字化管理相关内容进行了分析和探究，以期为新时期的公共卫生监督执法工作开展提供可靠的档案管理支持。

[关键词] 公共卫生；监督执法；档案管理；数字化

[中图分类号] R19 [文献标识码] A [文章编号] 1672-5654（2018）09（b）-0154-03

[Abstract] Archives management is an important record and basis for public health supervision and law enforcement. It has important reference significance for the development of public health supervision and law enforcement. The use of digital management tools to carry out public health supervision and law enforcement file management is an important part of the innovation of public health supervision and law enforcement in the new era， and it is also an important measure to improve the quality of public health supervision and law enforcement work. This paper analyzes and explores the digital management related content of public health supervision law enforcement archives， in order to provide reliable file management support for the public health supervision and law enforcement work in the new era.

[Key words] Public health； Supervision and law enforcement； File management； Digital

随着信息技术的不断发展，数字化建设已经在各个领域中逐渐渗透和深入，对于公共卫生监督执法工作来说，档案管理是记录其工作方式和内容、为公共卫生监督执法工作开展保持和提供珍贵资料参考的重要工作。数字化管理与公共卫生监督执法档案管理的融合应用能够有效提高档案管理的效率，在解决公共卫生监督执法档案管理问题和促使公共卫生监督执法档案管理系统化建设方面也能够发挥重要的作用。

1 开展公共卫生监督执法档案数字化管理的相关内容概述

公共卫生监督执法档案数字化管理就是利用信息化技术作为档案管理的主要技术支撑，以图像、视频、文字等多种形式为载体，对公共卫生监督执法过程中的相关资料进行保持、整理、查阅等操作的管理模式。公共卫生监督执法档案数字化管理贯穿到档案整理的整个过程中，也就是说在档案资料收集、整理和保存的各个环节中都会应用到数字化的技术手段。运用数字化管理模式开展公共卫生监督执法档案整理工作，具有的优势也是十分突出的，集中表现在以下几个方面。①数字化管理能够有效解决公共卫生监督执法档案管理的空间限制问题。过去以纸质材料为主的档案管理方式最大的困扰就是需要足够的存储空间，而数字化管理模式能够有效解决这一问题，在节约公共卫生监督执法档案管理成本方面具有十分突出的优势。②数字化管理能够明显提高公共卫生监督执法档案管理工作的效率，计算机是公共卫生监督执法档案数字化管理的重要手段，相比于人力管理方式，计算机的运行速度更快、管理效率更好，同时也有利于公共卫生监督执法档案管理工作流程的简化，在一定程度上简化了档案管理的流程。另外，数字化管理还丰富了公共卫生监督执法档案管理的形式，除了纸质版模式下的文字之外，图像、视频、音频等资料也能够形成档案内容，从而丰富了公共卫生监督执法档案管理的内容，真正实现了档案管理的真实性、客观性。能够为公共卫生监督执法实际工作开展提供可靠的资料支持。

2 目前公共衛生监督执法档案数字化管理的现状分析

2.1 数字化管理的硬件设施不够健全

公共卫生监督执法档案数字化管理工作的开展需要一定的硬件设施作为支持，包括计算机、移动硬盘、光盘等，这些硬件设施需要投入一定的资金进行建设和完善。但是在实际中，缺乏有效的资金支持是数字化管理硬件设施建设过程中面临的主要问题，同时由于缺乏资金和相关投入，即便是数字化管理系统和数据库建设起来，在后期的技术升级、软件维护等方面也缺乏相应的投入，从而限制了公共卫生监督执法档案数字化管理的发展，公共卫生监督执法档案数字化管理的优势不够突出。

2.2 数字化档案管理的监督机制不够健全

缺乏行之有效、落地可行的监督管理机制也是公共卫生监督执法档案数字化管理面临的主要问题，这个问题主要表现在两个方面。①数字化档案监督管理工作落实不到位。虽然数字化管理模式具有效率高、成本低和效果好的优势，但是在实际操作过程中，由于数字化手段本身具有的灵活性和丰富性，导致各个部门甚至是各个工作人员使用的方式、采用的标准甚至是管理规定等都是不同的，这既增加了数字化档案监督管理的难度，也影响了数字化档案建设的有效性，亟需改进。②公共卫生监督执法档案数字化监督管理人员的工作积极性有待提升。缺乏对数字化管理的科学认知、职业道德修养不够以及监督管理意识不强等问题比较突出，这些主观方面的问题影响了公共卫生监督执法档案数字化监督管理人员的主动性，从而对公共卫生监督执法档案数字化监督管理工作产生不良影响。

2.3 公共卫生监督执法档案数字化管理队伍建设不够完善

公共卫生监督执法档案管理队伍人员综合素质不高、数字化管理人才匮乏是当前公共卫生监督执法档案数字化管理过程中存在的主要问题。老员工的档案管理经验丰富，但是缺乏对数字化技术手段的熟练掌握，新员工能够相对熟练掌握数字化操作管理技术和手段，但是缺乏相应的档案工作管理能力和经验，这是目前公共卫生监督执法档案管理在人员方面亟需解决的一个重要问题。同时，结合新时期经济社会的发展，对公共卫生监督执法档案数字化管理人员的职业道德、价值观念等进行强化和培养也是公共卫生监督执法档案管理队伍建设的重要内容。

3 公共卫生监督执法档案数字化管理优化提升的策略和措施

从公共卫生监督执法档案数字化管理的内涵和意义出发，结合目前公共卫生监督执法档案数字化管理存在的问题，建议从以下几个方面解决问题，提升公共卫生监督执法数字化管理的效果。

3.1 加强公共卫生监督执法档案管理的设施建设

硬件条件和软件条件是否完备是公共卫生监督执法档案数字化管理的重要基础，加强公共卫生监督执法档案管理的设施建设是新时期公共卫生监督执法档案管理数字化管理完善和优化的重要措施之一。首先，要加大相应的资金投入，购进必要的硬件设施，如计算机、移动硬盘、网络配置等，为数字化工作的稳定开展提供良好的硬件设施环境条件。其次，要做好公共卫生监督执法档案管理系统的日常维护和软件升级管理，确保数字化管理手段应用的设施条件达到最优化。

3.2 完善公共卫生监督执法档案数字化管理机制

针对当前公共卫生监督执法档案管理监督机制不健全、数字化管理优势体现不足的问题，建议从以下几个方面做好公共卫生监督执法档案数字化管理机制建设工作。①要构建系统的、统一的数字化档案管理标准。统一的管理标准能够有效解决各部门档案管理方式和手段之间存在的差异，比如对存储文件格式的选择不同问题，需要统一文本、图像、视频等材料形式的格式，按照简洁有序、统一系统、结构严谨的要求开展公共卫生监督执法档案管理工作。另外，在档案的归类方式、存档方法和查阅管理等方面也要进行统一，为公共卫生监督执法档案资料的应用提供便利。②要构建完善的、有效的监督管理机制。将公共卫生监督执法档案数字化管理的效果加入到绩效考核当中，激发相关工作人员的工作热情和积极性，同时制定公共卫生监督执法数字化档案的定期检查、监督以及数字化管理软件的维护和硬件设施的健全工作，提高公共卫生监督执法档案数字化管理的时效性。

3.3 提高公共卫生监督执法档案管理的工作水平

档案管理内容和手段是公共卫生监督执法档案数字化管理建设和发展的核心，主要内容有以下几个方面。①在公共卫生监督执法档案内容的收集方面，一定要做到全面、系统、准确和客观。根据工作实际，公共卫生监督执法档案收集的内容主要包括依法行政的相关材料、预防卫生监督的相关材料、年度监督监测的相关材料、行政处罚的相关材料、专题调查的相关材料以及年度工作内容相关材料等，这每一类的材料中又涉及到很多的内容，比如行政处罚材料包括卫生监督执法的记录、相关的检查检验报告、问题合议流程和记录、行政处罚的决定书、行政处罚结案单以及相关材料的送达和回执等，在档案管理实际工作中，这些资料的收集一定要做到全面、系统，这样才能够确保公共卫生监督执法档案数字化管理的有效性。②在公共卫生监督执法档案数字化管理工作中要注重管理手段创新，从目前来看，实现公共卫生监督执法档案网络化管理是创新的主要方向。借助于网络技术的优势和特点，能够增加公共卫生监督执法档案应用的效率，通过网络能够克服地域对数字化档案查阅的绝先行，通过网络建立即档案信息管理、检索、利用、维护等为一体的数字化管理系统，有利于公共卫生监督执法档案数字化管理的网络化和自动化实现，深化公共卫生监督执法档案数字化管理的意义。

3.4 注重人才的培养和引进

人才是公共卫生监督执法档案数字化管理的重要人力资源支撐，除了要引进相关的专业技术人才之外，还要加强人员的培训工作。针对老员工开展相关数字化技术的培训，针对缺乏经验的员工开展经验交流、座谈会等培训，同时注重职业道德、保密规定等思想意识方面的培训，不断健全档案管理人才队伍建设。

4 结语

公共卫生监督执法档案数字化管理是当前档案管理工作发展的主要趋势，需要做好基础设施建设，完善管理制度，创新管理方式，优化人员队伍，从而促进公共卫生监督执法档案数字化管理的有效发展。

[参考文献]

[1] 陈董来.卫生监督档案管理体会[J].中国卫生产业，2018，15（1）：191-192.

[2] 孙磊.卫生监督档案管理中的问题与对策分析[J].科技资讯，2017，15（36）：126-128.

[3] 张旭东.对做好卫生监督档案管理工作的思考[J].现代农村科技，2017（7）：98.

[4] 闫海婷，吴再亮.刍议卫生监督机构档案信息化建设[J].兰台内外，2017（3）：23-24.

[5] 李茹.关于卫生监督机构档案管理的信息化建设分析[J].科技资讯，2016，14（35）：159-160.

（收稿日期：2018-06-11）