会议“减肥”需防反弹

陈猛 徐枞

时至年底，各类会议又开始密集举办，企业忙着开年会，行业协会忙着换届选举，各地政府的工作会议也在紧锣密鼓地筹备之中。在这个忙碌的会议举办季，会议人在忙着“收割稻子”的同时也需谨防会议浪费现象的反弹。

自从十八大后国家发布“八项规定”以来，会议奢靡之风得到了很大的遏制，并从政治会议蔓延到整个会议领域，使会议行业实现了“瘦身”。不过，尽管会议浪费的情况有所减少，但还没到万事大吉的程度。从2012年12月至2017年6月底，全国累计查处违反中央“八项规定”精神问题超过17万多起，处分13万多人，平均每天查处违反中央“八项规定”精神问题超过100起。由此可见，大手大脚在国人中还是很有市场的，会议行业仍或多或少存在浪费的情况。比如笔者日前参加的一场酒店行业会议，主办方准备了一间600多人的会议室，并且每个座位上都配备了必要的资料和矿泉水，但实际上到会人数只有400人左右，近三分之一的座位是空着的，不仅浪费了场地支出，相关的物料也必然出现剩余。会议资源往往都在这些不经意的细节中被浪费掉了。

节俭办会其实很简单，一支笔、一张纸、一瓶水都能体现节俭办会的理念。随着科技的发展，当下很多会议都能实现电子注册、电子签到，然而很多主办方仍会不计财力物力准备大量的纸质材料，甚至是一些又厚又精美的会刊、宣传册等，其实这些大可不必。很多参会者在会后也不会带走这些资料，往往随意丢弃，这不仅给主办方带来资源浪费，这同时也给场地方带来的清理压力，进一步造成了人力资源的浪费。

从细节处着手，精简办会，十九大为会议人提供了很好的教材。十九大召开期间，精简之风随处可见。比如，在北京会议中心，代表们的房间内没有配备一次性用品，取而代之的是可以重复使用的牙刷、梳子等。又如，分组讨论时桌上摆放的铅笔上印着一行小字：“100%废旧报纸制造”。笔、纸张都是绿色环保的。会场还提供了一些公用的办公用品，如胶水、订书机等，一日三餐都是在驻地吃自助餐。再如，会场之外，来京报到时，代表团乘坐的都是普通航班、普通列车车次，享受的是与其他旅客同样标准的服务，有的代表团集体乘坐汽车抵达驻地等等。

让一场会议更加节俭，需要会议组织者在会议策划前期做好统筹规划。首先，前期的统筹规划尤为重要，从会议物料的准备，参会嘉宾的餐饮住宿交通安排，会议场地的使用期限到现场工作人员的食住行都需要做出详细的预案。会议现场的时间和资源都会很紧张，前期的良好计划会让会议进程有条不紊，最大程度的减少各类资源的浪费以及省去一些无用功。比如前面提到的那场酒店行业的会议，就是因为对参会人数预估错误，造成了很大的浪费，而且使会场显得空荡冷清，影响参会效果。

除了物质资源的浪费之外，人力资源的浪费也值得注意。一场会议活动中，人力的使用主要体现在几个方面：第一，会议参与者，这其中包括听会者、演讲者、讨论者以及主持人。一场会议的成功在于参会者的“精”而不是人数的众多。策划方需要根据会议主题对于这些人群做出相应选择，避免嘉宾的专业领域偏离会议主题，这会影响与会者的参会体验从而降低会议质量。听会者与主持人也应该有一定的专业素养或者相应的兴趣爱好，只有更多参会者积极参与到会议中去，会场氛围才会更加活跃，会议效果也才能更明显，才能避免会场无趣甚至死气沉沉，从而减少人力资源的浪费；第二是会务工作者，一场会议如果前期规划得当，现场并不会需要太多工作人员，冗余的工作人员既让会议现场显得杂乱不够精简，给参会者带来负面情緒，间接影响会议进程，同时也增加了项目经费，形成浪费。这同样也需要策划团队在前期明确工作人员职责，思路清晰是现场工作人员的必备素质，也只有这样才能有效避免徒劳甚至重复劳动，最大程度减少人力的浪费。人多并不一定就会力量大，也可能是越帮越忙。

勿以恶小而为之，勿以善小而不为，精简办会需要你我身体力行，不可粗心大意。