实现党校档案信息化管理的思路选择

白东霞

〔摘要〕 档案管理工作对于党校资料安全管理保存具有重要意义，但目前党校档案信息化管理仍存在管理人员信息化水平低，档案管理体系运行效率不高等不足。为此，今后党校档案管理工作应适应信息化时代要求，加强软硬件建设，通过教育培训提高档案管理人员的专业化水平；完善管理机制，提升档案管理的信息化水平；充分利用新媒体平台，推进档案资源共享。

〔关键词〕 党校档案；档案管理；新媒体环境

〔中图分类号〕G27 〔文献标识码〕A 〔文章编号〕1009-1203（2018）06-0118-02

党校的档案信息化管理应利用好新媒体这个新型大众传播媒介，实现档案信息的有效利用，提升档案归档管理效率，提高党校档案管理的信息化水平。

一、实现档案信息化管理是党校工作上新台阶的需要

（一）档案信息化管理有利于党校管理工作运作效率的提高

档案对党校的各项工作具有查找资料、利用信息的重要价值。但传统的档案管理信息化程度低，“重管轻用”，对档案管理工作的认识只是局限于档案资料齐备和安全。而信息化时代的到来，对档案管理工作提出了新的要求，即突出开发利用档案信息资源的价值，充分利用档案信息化建设为党校工作运转的自动化、实时化和网络化奠定良好的基础，大幅度提升工作效率。

（二）档案信息化管理有利于党校信息管理技术手段和服务方式的转变

随着计算机技术及网络技术的快速发展，党校普遍开展了网络信息化建设，这为党校教学、科研和咨询工作，尤其是日常管理提供了先进的技术手段和崭新的网络环境，也使得党校档案管理的中心工作发生了根本性改变。在档案信息化建设中，电子文档信息化管理是档案信息资源建设的重点。档案信息化建设要求档案管理模式从传统管理转向数字化信息服务的模式，从而服务于党校管理现代化的需要。

（三）档案信息化管理有利于党校干部人才队伍能力素养的提升

档案信息化管理需要高素质的干部人才队伍。党校工作涉及教学、科研、咨询和日常行政管理等多个部门，依赖传统手工人力管理模式已经无法满足现代化管理进程中快速储存和提取信息的要求，必须借助现代计算机信息技术实现党校管理的网络化。党校档案的信息化管理客观上也要求分析并满足各个部门主体及用户的基本需求，这既有利于提升全体工作人员的档案信息化管理意识，也有利于全面提升党校干部人才队伍的业务能力素养，为档案信息化管理的建设与开发奠定坚实的基础。

二、当前党校档案信息化管理存在的不足

（一）档案管理人员信息化专业水平参差不齐

对于档案管理工作来说，档案管理人员在其中扮演着必不可少的重要角色，也是档案管理工作能够顺利开展的重要因素。然而，就目前全国党校系统的档案管理状况来看，虽然近年来新补充了一些学历较高的档案管理人员，但总体来看，大多数仍是普通教职工人员，而非专业的档案管理人员，普遍存在着专业水平不高和素质偏低等情况，在一定程度上影响了党校档案管理工作的整体水平和档案利用效率。

（二）传统档案管理方式仍然存在

在当前党校档案管理工作中，大多数党校档案室都配备了电脑等设备，但利用率并不高。尤其是在一些市县级党校，档案管理仍然采用传统的人工管理方式，档案管理过程中的档案编号、档案整理、档案统一清点等工作仍然依靠人工的方式来完成。这一过程既消耗了大量的人力和物力，且工作量大、耗时多，工作效率低下，也不利于实现档案管理的精确化。

（三）档案管理体系整体运行效率不高

档案的查询、分类以及整理是党校档案管理人员的一项重要工作。在部分市县级党校，由于仍然使用人工方式进行档案查询和整理，因而存在管理过程复杂、档案内容的检索效率低、查找特定档案费时费力等问题。即使人工查找到部分档案，也极易出现查找到的档案资料不全面、信息的精准程度不高等情况。

三、新媒体环境下推动党校档案管理信息化的思路

（一）加强软硬件建设，为实现党校档案信息化管理创造条件

在新媒体环境之下，党校档案管理的信息化发展需要不断地完备相关的基础建设，更换相关的管理设施及升级管理技术，加强与党校其他工作的紧密衔接，使档案管理工作能够不断地推陈出新。同时党校也要努力争取得到财政资金的支持，以便能够为党校档案管理的信息化和规范化提供较充分的经济支撑。党校还需要在自身发展中积极寻找合作伙伴，筹集新的运作资金。在资金运用中，党校需要根据自身的实际情况，有选择地进行基础设施投入，同时进一步提升原有设施的效率，及时对一些闲置落后的设施进行科学准确的评估，以防止出现一些无谓的资源浪费。

（二）通过教育和培训，不断提高档案管理人员的专业化水平

党校档案管理要实现从传统、低效的工作模式向高效、快捷、安全的现代化信息管理模式转变，培养一批专业化、技术化、高素质的现代化人才是关键。为此，一方面，档案管理人员要加强现代信息化管理基础理论知识的学习，及时转变观念，紧随科技变革步伐做好知识更新，以崭新的面貌迎接档案信息化管理时代的到来同时，要强化专业技能，关注前沿信息技术，培养信息敏感度，提升信息素养素质和档案信息管理能力。另一方面，要加大相关工作人员的培训力度，充分利用各种教育資源和培训途径，培养一批既精通档案业务又能熟练运用计算机信息技术的复合型档案管理人才。

（三）完善管理机制，提升档案管理的信息化水平

党校档案信息化管理是科学化、系统化管理的过程，这就要求建立完善的档案信息化系统，制定相应的标准和规范，促进党校档案信息化管理井然有序、高效快捷，为党校整体管理品质的提升提供保障。完善档案管理体系需要按照严格的档案信息资源管理标准优化整合校内各类资源，一方面，要确立档案信息化管理的标准和制度，使党校档案信息化建设有章可循、有规可依。另一方面，组建档案管理团队，从各个部门选派“档案信息质量把关者”，核实党校每一份档案的入档初始时间、借阅时间的详情及每份档案的不同属性等，从档案管理源头严格把控。这是优化党校档案信息化管理的根本保障。在党校的档案管理工作过程中，还应当确立完备的激励机制，明确相关责任和职责，规范档案管理者的工作行为，加大奖惩力度，激发工作人员的积极性和主动性。对于档案管理工作中出现一些重大失误的人员，一经查实确有档案丢失、档案登记或整理失误等情况，应当立即追究主要档案管理者的责任，确实把责任落实到人，以此提升党校档案管理的质量。

（四）充分利用新媒体平台，推动档案资源的共享

在党校档案信息化管理建设过程中，需要采取积极有效的措施，充分利用新媒体平台，最大限度地发挥档案信息资源的利用价值。信息化时代背景下，人们对档案信息资源的需求日益丰富多样，对党校档案管理技术和服务功能提出新的挑战。档案管理需要从根本上提高信息的利用率，建设新媒体档案信息资源搜集整理平台，进一步分类整合档案信息资源，实现信息化档案管理的共建共享。一方面，要依托网络信息平台，积极构建一系列党校档案管理的专属局域网络或自用网站，促使党校的各级部门之间可以把各自部门的成果、鲜活的教学视频等上传至党校的网络平台，及时丰富党校档案网站内的资源，实现网络上的档案信息的共享。另一方面，应充分利用现代新媒体技术和云存储技术加快党校档案信息化建设进程，比如开发相应的app，方便使用者在移动终端完成对档案信息资源的查询、使用和下载等，最大限度地共享档案资源。此外，基于新媒体的开放性，还应全面做好档案网络信息安全保障工作，重点维护档案信息网络的安全运行，确保上网档案信息的安全。

责任编辑 文 丁