施工合同信息化系统建设探讨

【摘要】在当今互联网大数据盛行的年代，借助于信息数据进行分析研判是各大企业必不可少的管理方式之一。合同数据的信息化管理作为企业经营管理的核心數据，作为管理提升的重要手段，其重要程度不言而喻。为此，根据建设工程施工合同实际情况，开发与之相适应的建设施工工程合同信息化系统就显得尤为重要。本文结合建设工程合同的特点，分析了建设工程施工合同信息化系统开发的内容。

【关键词】合同管理；信息化

随着中国经济的增长以及市场经济的发展，中国在世界的舞台上发挥着自己的作用，“一带一路”，“亚投行”，中国企业有更多机会在国际市场上一展拳脚。伴随着企业市场活动的增多，合同也越签越多，越签越复杂。与市场的飞速拓展不匹配的是，目前，国内的许多企业在合同管理存在很多的问题。合同签订的不详细、不规范或者甚至是不签订合同、对合同的授权不清以及随意进行合同变更的情况。以上种种现象可以看出企业在合同管理中存在很大的隐患，极有可能导致纠纷的产生，进而影响到企业的经济效益，甚至危及企业生存。所以，企业亟需借助信息化手段，来规范合同管理的全部流程。同时，借助信息化手段，提升企业合同管理的效率，对企业的经营状态进行实时的监控，更好的确保自身的经济利益。

1、系统开发目的

1.1促进业务标准化

提升合同管理流程标准化、规范化、精细化，满足未来的多元化、多项目管理业务的发展。合同管理信息化系统将以公司战略发展目标为导向，以工程建设合同管理为核心，贯穿合同过程执行的全生命周期，包括从策划、立项、发包谈判签订、履约执行、支付管理、合同结算等环节标准化、规范化业务流程，完善合同管理的细节。

1.2实现流程文件电子化

建立涵盖建设工程的建安类、物资采购类、其他服务类等合同等多种合同类型，合同执行期间所有业务的线上审批流转，以及将业务中产生的文档，分类编号进行归档。满足电子化档案要求，为合同的监察审计提供全面真实的支持性材料。

1.3加强数据积累与共享

实现各类合同签约价格、合同支付、合同签证、合同变更、合同索赔、合同预结算等基础数据积累的结构化、规范化。建立各工程项目间横向价格数据的对比、供应商履约评价及反馈、费控风险分析等商务信息的汇总共享。借助基础数据，提升合同履约管理能力并为新建工程项目定价提供依据。

1.4提升整体管理水平

建立费用控制编码体系，形成合同价格与费控编码结构之间的匹配，利用费控目标控制合同立项、合同签订、合同执行，便于成本的归集与核算，辅助商务人员提升合同管理及费用控制水平。依托标准化的基础数据，借助于信息系统，提供个性化、多样化统计报表，提升公司的重大事项决策水平。逐步实现由合同管理整体水平提升带动公司整体管理水平提升。

2、系统开发内容

2.1合同基本信息模块

创建施工合同基本信息界面，提取系统各审批流程中表单中的数据并累积汇总至合同基本信息模块。支持以合同为单位，对合同信息的关键字段进行完善，包括立项编号、立项金额、发包编号、发包方式、价格稽核编号及标识、第三方结算审核标识、变更状态、执行状态、承办部门、执行部门、发包方、承包方、签订日期、预算金额、累积支付金额、累积支付次数、累积变更金额、结算金额、质保金等。合同基本信息检索、关联相关文件，支持从合同基本信息界面，通过基本信息单元向下搜索支持性过程文件。

2.2合同价格数据模块

实现施工合同的价格数据（含已标价工程量清单）、其他价格等（EXCEL 形式），能够直接导入到系统的相应数据库中。该数据库可供合同支付、合同预结算使用。实现合同执行期间，已标价的工程量清单的维护与清单项目的增加。支持模块内所有价格数据的导出（EXCEL形式）。可以根据分析对比需要调整相应输出的格式。

2.3合同支付模块

包含预付款、进度款、结算款、质保金的支付。实现支付支持性文件的关联性审核，包括工程量完成情况报告、工程节点完成情况报告、预付款支付申请、安全文明施工费支付申请、质量保证金支付申请等，在支付发起时可以在系统中选取相关文件。合同支付申请单的线上审批的同时，支付汇总表的结构化数据通过EXCEL导入，并且与费控编码挂钩，如超出费用预算，则超出部分无法支付。

2.4合同执行模块

包含合同变更、合同签证、合同索赔、合同结算等二级模块。合同变更、合同签证、合同索赔、合同结算的流程发起及审批在系统中完成。同时将合同变更、合同签证、合同索赔、合同结算的金额实时反馈到合同基本信息模块中进行更新。实现施工图结算书以结构化数据形式的导入，价格自动通过合同价格数据模块中，进行调取并进行线上审批。

总结：

合同管理信息化、精细化是现代企业管理发展的必然趋势，合同管理信息化系统的建设具有必要性，对现实工作具有实质性的辅助，可大大提高管理的效率，合同管理信息系统在合同管理扮演着日益重要的角色。虽然合同管理系统的开发使用，极大的提高了工作效率，使用效果良好。但不可否认，使用中发现也存在一些问题待解决，比如与其他信息系统对接存在编码不统一、接口方式复杂等问题；在需要流程审批过程中尚未达到类似协同办公系统中的审批灵活、流程环节多变等要求，这都需要我们在今后的系统开发中进行充分探讨与解决的。

作者简介：

杨宇，男，1987.1，籍贯：北京，单位：中国核电工程有限公司，研究方向：合同管理。