信息化环境下企业会计档案管理研究

王莎莎

【摘 要】 随着社会的发展和计算机技术的普及，会计核算方式也由传统的手工记账逐渐转变为电子计算机方式记账。相应地，会计档案的管理方式也由原来的纸质保管演变成为电子计算机介质和纸质并存，面对这些变化对会计信息的保存和会计档案保管都提出了新要求。

【关键词】 信息化环境 企业 会计档案管理、

当前技术上的数字化让电子计算化的会计行业逐步健全，对会计档案从传统的纸质转化成数字电子起着重大影响，但是因为受到来自于企业内部、背景、历史、技术技能、法律法规等方方面面各种外在原因的局限，会计档案仅仅在记录账目到账目表程序化的方面体现了出来，用数字化来对会计最初所带附件进行处理、会计极其各种信息数据的分享还有监管数字化的会计档案等等其他地方还无法达到这样一种数字化的要求。所以，在数字化这个时代大环境中，对于监管会计档案的探讨和分析的重要性就突显了出来。

一、信息化环境下会计档案管理的内容及流程

（1）信息化环境下会计档案管理的内容

我们大家都知道，之前的会计档案在传统概念中说的是会计报告、凭证、账表等等一些专门用于会计核对计算的资料和数据，它能够周到地对经济业务作出展示和记录，有非常重要的作用。这样的资料凭证在数据上有很严苛的时间顺序和平衡性质，不能够随便进行改动。信息化背景中，监管企业相关的会计档案所说的是在网络和计算机的科学技术持续成长和更新换代，企业把计算机和网络科技作为主要载体，把信息方面的科技技术和财务方面的相关工作融合到一起，让企业对于监管会计档案方面的事务更加行之有效。

（2）信息化环境下会计档案管理的流程

在信息化的背景下，监管企业中的会计档案在过程上也有了变化。首先需要由财务部和信息部将会计档案录入，并进行反复核对、整理、归档，做完这些工作后，档案就能够让相关工作人员根据需要自己来调出、翻看、查询，然后要在平常的监管上积极做好相关备份，以免发生档案丢失、损坏的情况，并且，企业的会计档案需要进行定期更新，更新后還需注意备份，对于部分重要档案的更新，最好出具纸质凭证备案。

二、信息化环境下我国企业会计档案管理存在的问题

1、会计档案载体单一

企业会计档案中的相关信息必须借助特定系统才能够发挥作用，基于此，部分企业在档案信息软件系统更换、升级后，出现了资料信息无法查阅和使用的问题，其主要原因是企业不注重升级前特定系统及软件的保存。同时，《会计档案管理办法》对企业的会计档案做出了明确规定，即企业通过电脑进行会计信息核对的过程中，纸质档案也必须进行保存，并标注明确的保存时间。但受技术条件、硬件设施的限制，部分企业在整理纸质档案的过程中没有采用技术先进的打印机，如激光打印机等，从而造成纸质档案的打印质量严重不合格，其保存时间达不到相关的规定期限。此外，多数企业在档案管理制度的制定中，不符合国家档案局规定的库房管理制度标准，并且在电算化档案保护、性能优良存储介质的选择以及备用盘和存储盘分开等方面的工作不到位，造成档案信息的不完整。

2、会计档案管理重视程度不够

企业没有对会计档案管理工作的作用、意义缺乏了解，造成在意识、行动上较为迟缓，无法为会计工作提供优良的服务和保障。多数企业在实际经营的过程中，首先，仅在会计业务方面投入力量较大，而档案管理工作不到位，甚至没有配有专业的人员。同时，多数企业档案管理过程中，仅对会计凭证、账簿、报表等资料进行整理，而会计文件材料没有很好的进行整理，造成了会计档案的缺失，其作用得不到有效的发挥。其次，较多的企业没有建立完成档案管理制度，或是没有认真落实相关的工作流程，对会计档案资料进行收集、分类、鉴定、存储以及销毁，从而造成企业的档案资料在质量上得不到保证，并且在实际调出使用时，需花费较多的时间与精力，会计工作的效率受到严重影响。

三、完善我国企业信息化环境下会计档案管理的对策建议

1、搞好数据挖掘和整理，建好数据库，并及时采集动态数据。档案只有通过使用才能发挥出最大的功效，而档案管理工作的目的是为信息的使用提供便捷。因而，构建完整的财务会计档案信息系统，一方面，能够大幅度提高文档入库的效率，避免上级单位与本级单位档案的重复录入，在保证会计档案齐全的基础上，提高录入效率；另一方面，能够提高档案信息的传递性和共享性，即通过邮件、远程检索以及公共目录查询等形式提高档案信息的利用率。综上所述，通过构建档案信息网络系统，以在线管理与离线传递的形式，降低档案信息的使用受时空的限制，并实现档案信息的动态管理，提高其管理水平，在人力、物力等资源的整合、优化配置等方面具有重要意义。

2、提高对会计档案管理的重视度。《档案法实施办法》对企业的档案管理作出明确规定，即所有的机关机构、团体组织、各类企事业单位以及其他组织机构，需依照相关流程对企业内部的档案进行有效的整理和存储，保证档案的齐全性、完整性，并在档案资料调出使用的过程中，尽可能花费较少的时间，从而保证信息的不损坏、不泄露。从而可知，会计档案管理工作已经成为法律规定的强制性行为，因而，要求企业的管理者按照法律所规定的内容，对会计档案进行管理，并真正落实企业实际的会计档案管理工作，促进档案管理的法制化、规范化。

【参考文献】

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