《企业档案工作规范》解读

第七章 企业档案工作业务建设

三、企业文件的整理与归档

7.3.2文件归档范围

7.3.2.1企业在筹备、建设、生产、经营、管理等活动及产权变动过程中形成的具有保存价值的各种载体形式的文件都应纳入归档范围。国有企业文件归档范围应符合档发（2004）4号文件要求。

一个企业的档案应该能够反映这个企业各个阶段和各项重要活动的全貌。通常情况下，我们所说的企业档案是指企业在生产、经营、管理等活动中形成的档案，这些档案固然重要，但企业在筹备、建设等前期工作中形成的档案仍然是不可忽视的。特别是前期筹建中会形成很多涉及企业权益方面的文件，比如国家有关部门对企业中土地使用等若干问题的批准文件、建设过程中的质量保证和验收结论文件等等，无数实践证明这些文件在若干年后的企业变化和社会变化中仍然会有很重要的凭证和依据作用。然而很多企业在筹建初期，由于组织架构还不完全、参与人员很有限、要做的工作又很多、管理制度建设没能及时跟上等等原因，致使初期形成的重要文件有很多都没能得到安全保存，当若干年后有情况发生时就会造成不必要的损失，有些甚至是慘重的损失。因此，企业应该建立较强的档案意识，从企业筹备初期，就要注重收集保存有关文件，在建立管理制度时将企业在各个阶段和各项重要活动中形成的、具有现实和长远利用价值的文件纳入归档范围。

我国的企业按照不同的标准可以划分为多种类型，比如，按企业资产的所有性质可以分为国有企业、集体企业、私营企业，现在又将所有没有国有资本参与的企业统称为民营企业，还有混合所有制企业，如中外合资经营企业、中外合作经营企业、国内具有按照多种经济成分的股份制企业等。按企业生产经营业务性质分主要有工业企业、农业企业、商业企业、物流企业、交通运输企业、金融企业，除此之外还有邮电、旅游企业等。按企业规模分为超大型企业、大型企业、中型企业和小型企业。还有一些其他的分类标准如按企业制度、产业性质、组织形式、资源集约度、技术先进程度、生产与市场特点等等进行分类。企业的类型很多，各种类型的企业其档案种类既有共性又有个性，比如就一般具体的企业而言，企业档案可以按照其所反映的企业活动的职能性质划分为管理类、业务类、财务类、人事类等几个基本类别。其中管理类档案可以包括行政管理、党群管理、经营管理、生产管理等工作内容；财会类和人事类档案则是两种专门档案，各种类型的企业都会形成，这些是企业档案具有共性的部分；业务类档案情况比较多样：生产、建筑等类型的企业多为科技生产活动，其档案内容主要为科技档案，经营、运营、物流、运输、金融等类型的企业则指以主要业务内容为中心的活动产生的档案，这是最能反映业文件企业个性和特色的部分，在不同企业的归档范围中应有所不同。

这一条重点强调的是，企业档案要能够真实记录和准确反映企业的发展历程，无论是哪种类型的企业，反映企业从筹建一直到注销的各个阶段的各项重要活动的记录，都应在档案中有所保存。其中，国有企业的档案既是企业资产也是国有资产，其文件的归档范围应符合国家档案局、国务院国资委发布的《国有企业文件材料归档办法》（档发〔2004〕4号）要求。其他类型的企业可以参照执行。

7.3.2.2归档文件的主要来源有：

——本企业形成的文件；

——本企业引|进项目、外购设备等接收的文件；

——所属单位及参股企业应向本企业提交的文件：

——本企业参与的合作项目，合作单位按要求应向本企业提交的文件；

——本企业执行、办理的外来文件。

归档文件应该体现“以我为主”的原则，但不能机械地理解为所有外来文件都不需要归档保存。需要归档保存的企业文件主要来源于本企业，但除此之外，还有一些来源于上级、下级以及非隶属关系的外单位的重要文件，其中有利用价值的或本企业需要执行、办理的，应该属于企业文件材料的归档范围，譬如，上级单位对本企业请示或事项的批复文件、与本企业工作密切相关的通知等；本企业及下属企业的资产评估材料、产权转移证等产权界定材料；企业股权材料、引进项目或外购设备等接收的文件、合作项目投资可行性描述文件（如项目建议书、可行性研究报告）、资产证明文件（如土地使用证、房产证、专利证等）和资产清单、债权债务清单；等等。这些文件虽然不是本企业产生的，但对于服务企业活动和维护企业的合法权益都有着不可或缺的重要作用，应该纳入企业文件材料的归档范围收集齐全。

（未完待续）