南水北调中线干线工程档案管理工作浅析

曹会利

南水北调中线干线工程从位于长江支流汉江上游的丹江口水库引水，一路向北最终抵达北京和天津，贯通长江、淮河、黄河、海河四大流域，涉及河北、河南、湖北三省，惠及北京、天津等沿线20多座大中城市、5000多万居民。南水北调中线干线全长约1433 km，沿途通过300余座控制性建筑物，其中包含世界上最大的输水渡槽、第一次隧洞穿越黄河、世界首次大管径输水隧洞近距离穿越地铁等多项世界之最工程和63项新材料、新工艺及110项国内专利技术。其规模大、跨度长，控制建筑物多，工程的复杂性与艰巨性，无与伦比。

规模如此庞大的调水工程，产生的工程档案是工程建设过程中的真实记录，在工程建设过程中的质量评定、审计稽查、责任认定、事故原因分析、索赔与反索赔、阶段与竣工验收及其他日常管理工作中具有重要作用，并且在工程建成后的运行管理、维修养护、改建扩建等工作中，也是不可缺少的依据和条件。因此南水北调中线干线工程档案管理是工程建设与管理的重要组成部分，对工程档案进行完整收集、规范整理、做好验收、安全保管、有效利用等是工程档案管理工作的主要内容。

笔者从2009年开始，参与了南水北调中线干线工程档案管理工作，积累了一些经验并运用于实际工作中取得了较好的效果，同时对继续做好工程档案管理工作有一些思考和建议。

一、南水北调中线干线工程档案管理的做法

1.健全规章制度，提高档案意识

南水北调中线干线工程建设管理局（以下简称：中线建管局）作为项目法人，在工程建设初期，根据《档案法》和国调办的相关文件要求，建立了科学、合理、适用、可操作性强的档案管理制度，使档案管理工作和档案管理人员的行为规范化、系统化、程序化。

为了进一步做好南水北调中线干线工程档案管理工作，中线建管局先后相继出台了《南水北调中线干线工程档案管理办法》《南水北调中线干线工程档案项目法人验收办法》《南水北调中线工程档案工作手册》《南水北调中线干线工程档案技术规定》《南水北调中线干线工程建设管理局档案保管技术规定》等一系列管理办法和规定，明确规定档案的管理办法、归档范围、分类标准、整编要求及验收相关规定，为各参建单位工程档案整理工作提供切实可行的依据。

在建立完善的档案管理制度和办法的同时，中线建管局组织各参建单位领导、档案人员学习《档案法》《南水北调东中线第一期工程档案管理规定》《南水北调中线工程档案工作手册》等法律和相关规定；并将档案工作纳入合同管理、纳入相应的规章制度及工作流程，纳入有关人员的岗位责任制等多种形式和有力措施加大档案工作力度，提高了档案人员的法律意识和责任意识。

2.建立和完善档案管理体系

为更好的贯彻执行“统一领导、分级管理”的原则，在工程开工初期建立完善的档案管理体系，强化项目法人、建设管理、监理及施工的实施力度。南水北调工程档案管理是以项目法人为档案统一领导单位，负责指导、检查、监督各建管单位工程档案管理情况；各建设管理单位负责各管辖范围项目的档案，对监理和施工单位的档案现场指导、检查，建立相关检查台账，发挥现场机构直接监管作用，明确建设管理、监理单位和施工单位归档范围和责任；由监理单位负责对施工单位的档案进行指导、督促和检查；从而形成自上而下的树状管理体系与责任体系，使南水北调中线干线工程档案管理做到人员明确，职责分明。

3.工程档案与工程建设同步管理

南水北调中线干线工程档案与工程建设进程实行同步管理。工程建设初期及时收集、整理工程前期有关文件；合同、协议中对工程档案收集、整理、移交提出明确要求和违约责任；检查工程进度与施工质量的同时，检查工程档案的收集、整理情况；工程质量评定和工程验收时，审查工程档案整理质量与归档情况。做到四个同步，就是实现对工程档案的全过程管理，全过程的管理对保证工程檔案始终处于监管状态非常有效。

4.加强业务培训和指导，提高档案人员素质

南水北调中线干线工程工期长、参建单位多、工程各参建单位档案管理人员绝大部分没有档案专业知识，且人员更换频繁，因此，加强档案管理人员培训是一项长期的任务。自工程开工以来，中线建管局以分片式、多次组织培训班让各参建单位参加“工程档案业务培训”“ 工程档案知识讲座”“ 南水北调中线干线档案实体整理方法推介会”“ 数字文档系统应用培训”等，还分片式组织到各监理、施工单位进行现场指导、互相观摩学习和创建“示范点”，通过培训和现场指导，帮助档案管理人员及时掌握南水北调中线干线工程建设项目档案管理、收集、整理、分类、归档、安全保管等具体要求，强化了档案管理人员的管理意识，提高了档案管理人员的业务水平，使工程档案管理始终处于可控状态。

5.明确归档范围，规范档案整理

在档案工作检查时发现，各参建单位在建设过程中产生的文件重复较多，多类文件存在建管、监理及施工单位同时归档的情况。为了避免了同类文件的不重复归档，中线建管局要求按照《工程建设管理档案类别及保管期限对照表》规定，明确了各参建单位的归档范围，根据各自工作职责收集、整理档案，即谁产生谁归档的原则，节约了大量的人力物力。

为了规范各参建单位归档范围和排列顺序，中线建管局设计了《案卷分类统计表》供各单位参考使用，各单位根据各自工程特点适当调整。因此整个中线干线工程基本采用统一的分类排列方式，保证了各参建单位工程档案的齐全、完整、系统，便于整个中线干线工程统一的规范化管理，且利用查找更准确、迅速。

6.严把档案验收关，确保工程档案质量

南水北调中线干线工程线路长，各段开、完工时间相差较多，因此中线干线工程档案专项验收工作是以设计单元工程（中线干线共划分为74个设计单元）为单位进行。

南水北调中线干线工程建立了严格的工程档案验收制度。在分部工程验收时，监理部同时检查每一个单元工程资料，确保原始资料的真实、齐全；合同工程完工验收前，由建管单位组织工程和档案人员对工程档案进行预验收，如果工程档案不合格，不能进行合同项目完工验收，预验收是工程档案超前控制的重中之重，为以后的专项验收打下良好的基础；设计单元工程法人验收前，中线建管局组织对设计单元工程档案进行法人专项验收工作；工程竣工验收前，国调办组织对设计单元工程档案进行检查评定和专项验收工作。各阶段严格的验收程序，确保南水北调中线干线工程档案的齐全性、完整性、真实性和系统性。

二、开展南水北调中线干线工程档案工作的几点经验与建议

1.把工程档案编制工作纳入合同管理至关重要

工程档案是衡量工程质量的重要依据，是工程成果的组成部分。南水北调中线干线工程在合同中规定：未按档案管理要求完成归档任务或工程档案质量不合格的项目，建设管理单位可暂扣工程保证金的50%，并督促责任方完成归档任务，直到满足档案归档要求为止。在各工程项目签发工程移交证书前，工程档案应通过项目法人验收；在返还全部工程质量保证金时，应完成工程档案遗留问题的整改。将工程档案管理纳入工程合同条款进行合同化管理，实践证明是行之有效的办法。

2.全员档案意识的加强是做好工程档案的重要保证

首先领导重视是前提。建设期间各级领导非常重视档案工作，在人员配备、物质装备上都得到支持，各建管单位均设置档案管理专职岗位，安排专门的档案库房和配备档案设施设备，为做好工程档案管理打下了坚实的基础。

其次全员档案意识的加强才是做好工程档案的重要保证。档案工作不是一个部门的责任，也不是一个人的事情。他需要各部门、每个人平时做好文件的收集，交由本部门兼职档案人员将本部门文件分类、整理和定期向档案室移交等一系列的工作。把工程文件归档作为本部门工作职责的一部分，这种主动地、有针对性地收集、整理和移交档案室做法，使得工程档案的归档率大大提高。

3.建议做好工程档案专项验收后后续工作的归档任务

由于南水北调中线干线工程线路长，设计单元多，工程档案专项验收工作安排较早，因此在工程档案专项验收后，尚有不少遗留工作，如：新增或变更项目工程、索赔处理、其它专项验收、工程结算、完工决算、竣工验收等，这些遗留问题处理耗费时间较长，待完成时各监理、施工单位已经撤离现场，造成各单位应该收集整理此部分文件较困难，因此建议各建管单位收集、整理此部分文件，归到相应的各单位档案中，以确保工程档案的齐全、完整性。

三、总结

南水北调中线干线工程档案是工程建设的历史见证，具有凭证和参考的作用。南水北调中线干线工程档案为今后工程的管理、运行、维护、改建、扩建提供重要的凭证和依据，为稽察和审计提供了准确翔实的数据，为同类工程的投资确定、招投标工作、工程概算、预算编制和工程投资效益分析等方面具有重要的参考借鉴作用。管理好南水北调中线干线工程档案，做好有效保护，合理使用是管理者的责任。随着工程进展，工程档案数量增加，南水北调中線干线工程档案的科学管理任重而道远。

（作者单位：河北省岗南水库管理局）