浅谈大数据时代的档案工作

张建君

大数据时代，各行各业的边界日渐模糊，各领域间相互融合的速度越來越快，与时俱进方能赢得未来，档案行业亦如此。面对这场影响全人类的变革，档案行业只有主动迎接挑战，改变传统的工作模式和发展思路，研究适应大数据时代的新模式、新思路，争取到更多、更有价值的“数据权”，方能在大数据时代永葆生机与活力，立于不败之地。

一、始终坚持变数据为服务的理念

大数据时代“数据”为王，数据正在以超乎人们想象的速度呈几何级数的爆炸式增长，数据已成为一种重要的资源。大数据时代，拥有并及时分析海量数据，快速挖掘出数据里面隐含的价值和信息并加以开发利用，才能最大限度的实现档案的最大价值。因此，在大数据时代，应始终坚持变数据为服务的理念，改变档案传统的服务理念，将这些“死数据”通过建设庞大的档案大数据库快速转化为“活服务”，变传统的“被动服务”为“主动服务”，“事后服务”为“事前服务”，为政府决策、企业发展和档案服务对象提供需要的全方位服务。同时，应加大档案工作宣传力度，让更多的人了解档案、档案的价值和作用，让更多的人参与到档案的利用中来，让档案数据库中的数据真正的“活”起来，促使档案的潜在价值及时外现为现实价值，让数据分析真正成为政府、企业等决策的主要依据。如干部人事档案数据库可以在干部选拔任用、晋职晋级调资等方面提供真实、全面、综合、有参考决策价值的精准信息，供决策者参考决策。

二、完善各类档案数据库建设

各单位档案大数据库建设工作是档案大数据建设的核心工作，各单位大数据库的质量直接影响到未来进行数据分析的效果。各单位领导应充分认识当前档案大数据库建设的必要性和重要性，高度重视此项工作并将其列入本单位重点工作规划中。完善档案管理工作责任追究制度。完善档案数据库系统建设，加大相应的软硬件投入。档案人员必须树立高度负责的工作态度，精准采集数据信息，并做好数据的保密工作，为日后早日实现跨业务、跨部门、跨系统、跨地域、跨层级的信息交换和共享提供精准信息保障。

三、实现档案信息资源交互与共享

数据的价值在于共享，大数据时代对数据共享提出了更高的要求，大数据只有在高度共享的环境中才能更好地发挥作用。河北省人社厅是河北省服务民生最核心的部门之一，拥有就业、社会保障、人事人才、劳动关系等领域价值密度大、信息含量丰富的人口基础数据和民生服务数据。河北省人社厅和有关公司共建的“大数据综合应用系统”，于2017年4月成功上线。该系统高效整合全省人社、公安、地税、工商等信息资源，打破信息孤岛，推进跨业务、跨部门、跨系统、跨地域、跨层级的信息交换和共享。大数据综合应用系统是人社一体化信息系统建设的重要组成部分，是贯彻落实习近平总书记在中央政治局网络强国会议中提出的“建设全国一体化的国家大数据中心”重要指示的有力举措。该系统正致力于实现河北人社业务智能化监管和精准化决策，利用大数据技术建立业务监管模型，对人社业务运行情况进行科学监管，对社保欺诈等业务异常行为进行路径追踪，实现异常业务的事前预警、事中跟踪、事后审核。河北省人社厅率先在全国利用大数据助力守护百姓的“救命钱”和“养命钱”，严防社保欺诈已取得显著成效。2017年，大数据精准监管社保基金，全省已挽回社保基金损失近千万元。大数据将继续助力提升全省各级人社部门经办服务能力、风险防范能力、决策分析能力，为全省人社事业深化改革、创新发展提供支持和引领。

四、增强档案信息的安全体系建设

大数据时代数据的高度共享性必然带来数据的安全问题。大数据中隐含的价值暴露于网络化开放的环境中容易受到数据黑客的攻击。档案信息的安全体系建设急需增强。一是要加强安全制度建设。云计算首席专家李志霄博士说：“数据安全三分靠技术，七分靠管理。”要保证档案大数据建设工作的安全，需要建立规范的大数据建设安全管理策略和制度，在统一、安全、规范的管理框架下有序进行，用管理来保障档案大数据建设的安全。二是增强档案人员对档案信息安全工作的忧患意识和责任意识。档案管理永远离不开档案人员的实施，档案人员要时刻牢记档案安全重于一切的忧患意识和责任意识，工作中最大限度的保障档案的信息安全。三是建立档案数据分级管理制度。适度适时开放数据，对于涉密的档案数据按照国家相关法律法规严格管理。四是在数据分析平台中嵌入CA认证系统，对传输中的档案数据信息进行加密确保安全。同时加强对用户的访问权限限制，使用户只能在一定的权限范围之内实现对档案数据信息的利用。五是建设数据多层安全防护体系，有效打击数据黑客的攻击，保障数据访问安全性。六是建立大数据容灾机制，保护数据的完整性，提供快速的数据恢复机制。

五、全面实施档案人才培养

大数据时代的到来给当前我国档案人才的培养提出了更高的要求，如何在海量数据中查询到所需要的档案信息和抽取挖掘有用的信息和知识成为未来档案人才培养的一个重要方向。首先要在“大数据”理念指导下制定科学专业的档案人才培养目标，有针对性地为社会提供需要的档案人才。新形势下档案人才培养应突出观念更新，迅速从固守理念中解放出来，做好迎接大数据时代各种挑战的充分思想准备。要适时适度调整档案学基础理论知识，档案教学除电子档案的收、管、用等传统知识外，应侧重于档案数据管理、档案数据资源分析挖掘、档案数据管理系统等宏观技术知识层面的能力建设，提高数据利用能力，全面培养创新型人才。其次应加强培训，建立长效培训机制，迅速提升档案人员综合素质。坚持档案业务基础性培训和知识技能更新性培训的长期性原则。将档案业务基本知识与技能的培养和知识的更新、新技术应用能力的提升紧密联系起来，制定长期培训规划，通过分层次递进和分目标实现的方式将档案人才队伍逐步提升到一个更高的层面。

（作者单位：秦皇岛市抚宁区人力资源和社会保障局）