基于新木桶理论的高校数字档案馆建设研究

王巧华

一、新木桶理论阐述

众人周知，木桶理论也称木桶原理、木桶定律、木桶效应或短边效应，即一个沿口不齐的木桶，其盛水量取决于最短的那块木板，而不是最长木板。随着该理论在实际中的不断应用，一些富有强创新思维能力的学者对其进行了演绎、引申，就形成了“新木桶理论”。

“新木桶理论”是在木桶理论的基础上提出来的，是对木桶理论的改进，又被称为“反木桶理论”。即：一只木桶能够装多少水，正常情况下（指木桶的大小是一定的，也不斜放等）取决于三方面的因素：一是每一块木板的长度，最短的木板决定盛水量；二是木板与木板之间的结合是否紧密；三是有一个坚固的桶底。也就是说，仅仅依靠加长短板，已不能作为我们用以增加木桶容量的最佳选择了，还需要运用发散性思维将考虑范围扩展至整个桶身。笔者由此想到了高校数字档案馆的建设，其建设要素或资源配置不正如一只木桶上的一根根木板吗，建设前必须要先明确自我定位，认清自我优势及劣势，才能合理规划数字档案馆的建设方案。

二、运用新木桶理论解读高校数字档案馆建设

近年来，在数字校园建设的带动下，各大高校的档案信息化建设得到了较快的发展，而数字档案馆作为高校记忆有效延续及数字档案信息长期存取的最佳选择，也正如火如荼地在筹备或建设之中。但众所周知，数字档案馆不是一个实体机构，而是一个网络环境下档案信息资源的数字化整合、发布和共享系统，其建设工程是复杂且巨大的，涉及网络平台、软硬件、档案资源、规范制度和人。从微观角度来看，也离不开各项档案业务流程的通畅衔接、资金的不断投入、网络环境的安全无漏洞。要知道，高校在以上这些要素上面或多或少会有失均衡，但它们与数字档案馆建设成功与否却是息息相关。

这就正如木桶理论中的长短木板一样，只有所有木板一样高，水桶才能盛满水，但只要有一块木板比较短，木桶里的水就不可能是满的。如果把数字档案馆建设看作一个木桶，那么前述要素就是各根木板，但只是简单加长短板、弥补劣势就能建好数字档案馆吗？答案当然是否定的。若相关的规范制度、无阻的档案业务流程等这一木板间的紧合度若有松弛，或是数据传输、共享的网络环境这一桶底若有洞孔，亦或是馆际交流这一拎手若太细或太粗，超出所承受范围，那么所建设的数字档案馆依然是徒有其表、外强中干。而且，它们之间是相互影响、唇亡齿寒的关系，这便是笔者从一些学者演绎、引申的“新木桶理论”中所得到的启示。

三、新木桶理论指导高校数字档案馆建设

没有理论指导的实践是盲目的实践，反之，没有实践基础的理论是空洞的理论，理论的宿命最终还得被应用于实践。对于高校这一科研和教育研究的前沿单位， 不乏拥有丰富的人才和技术资源，可以为数字档案馆的建设提供一支懂档案业务、懂信息化、懂管理的人才队伍及相应的技术支持（木桶长板），但简洁化智能化通畅化的业务流程却是诸多高校的实践挑战。同时，这些长短板还需要通过建设相关标准规范体系，并不断投入足够资金（板间粘合剂），来使其发挥作用。但以上要素还必须要依托于功能完备、操作简便的应用系统软件——数字档案管理系统（桶底）、安全的安全体系（桶底核心）、走出去引进来的馆际合作交流（拎手），才能更好地达到数字档案馆的最终目的，即传承高校记忆、永久存取数字档案并提供高效率高质量的档案信息服务（水）。

1、重组业务流程

世界范围内，数字环境催生了丰富多彩的档案文件形态和档案信息类型，高校档案管理业务同样不可例外地遭受到了强烈的冲击。在当前纸质文件和机内电子文件并存的格局下，高校传统纸质档案业务流程及半自动化式的人工录入、归类、统计流程已不能与之相适应，加之院系、部门与档案馆之间信息壁垒严重，就造成了管理过程不规范、数字化目的不明确、基本质量不能保证等问题，从而陷入了“纸质档案管不好、电子档案不愿管”的怪圈。虽然高校档案馆应用相应技术可以改善工作环境，提高工作效率，但却不能改变档案业务流程和组织方式，也不是真正意义上的数字档案馆。因此，在高校数字档案馆建设中，需要结合数字化校园发展及档案信息化进程，对业务流程进行重组设计，以长“短板”。而且，它是建设高校数字档案馆实现传统高校档案馆的改革和流程管理创新的必经之路。

目前，档案学界是将档案馆业务流程重组置于一个广义的范畴来研究，基本认为重组包括五个方面，即管理理念重组、组织结构重组、业务内容重组、管理制度重组和人员资源重组。但在将其运用于高校时，却常因太宏观而只能“可远观而不可亵玩焉”，依然是数字档案馆建设的瓶颈。

2、建设管理规范体系和资金投入

（1）建设管理规范体系

对于数字档案馆这类技术与标准依赖性较高的信息系统，需要建设与之配套的管理环境才能发挥其应有的作用，尤其在当前文档管理依旧分离及电子文件管理标准尚不完善的局面下，加之校内管理的条块分割，各行政部门办公系统各自为政，导致数据标准不统一的现象尤为普遍，更需要高校充分利用人才优势先行对已有的标准规范进行贯彻创新，并制定具体的、针对性的、相互联系相互制约的标准规范体系。从档案馆数字化建设的技术、管理、业务等多个层面来看，数字档案馆标准体系主要由业务标准、技术标准、管理标准和评估标准四个部分构成。从规范制度性质角度看，大致可以划分为法律法规、政策指南、标准规范和操作规程四大类。从数字档案馆的四大功能即档案收集、管理、保存（存储和长久保存策略）和利用，可将其标准规范体系框架设立为五大模块：档案收集、存储、管理、利用和长久保存计划，各项子规范可按档案工作流程來逐一建立，如档案移交接受标准、元数据封装标准、档案鉴定标准、档案著录标准、档案长久保存战略、档案销毁标准等。对于当前“一穷二白”正筹划建设数字档案馆的高校来说，固然不能“眉毛胡子一把抓”，可在明确数字档案馆标准体系的基础上，调研参考相关的国际、国家、行业标准建设成果，对迫切急需的、技术和管理水平稍成熟的标准优先考虑，以需要带动可能，分步实施，逐步推进。对于数字档案馆建设已初具规模的高校来说，可以乘新媒体之风尝试补充研究针对QQ、微博、微信、网页等电子资源归档保存的标准规范。