现代信息化视阈中的医院档案管理研究

伍志新

摘 要：信息时代，医院的信息化程度越来越高。医院的各项工作都采用了信息技术处理方式，使得医院档案模式发生了变化。强化医院档案的信息化管理，可以确保档案工作多层次展开，而且能够将医院档案服务的功能充分地发挥出来，不仅可以确保医院档案管理系统化展开，而且还可以将医院档案的可利用价值充分地发挥出来。

关键词：医院；信息技术；档案管理

1 医院档案管理信息化建设的必要性

1.1 科技的进步对医院档案管理信息化建设起到了促进作用

医院档案管理信息化是信息技术发展的结果。从档案管理的工作性质而言，由于档案资料庞杂、种类繁多，特别是医院档案，所涉及的门类多。如果采用传统的档案管理模式，档案管理的工作效率就会难以推进。实施医院信息化档案管理建设，就是将先进的信息技术充分地利用起来，诸如云计算或者数字挖掘技术，可以对大量的档案信息进行快速处理，不仅降低了人工成本，而且还提高了档案管理的工作效率。根据医院档案管理需要进行档案管理软件开发，且这些软件要能够与办公设备兼容，对医院档案信息实施网络化管理，可以在优化档案管理模式的同时，还可以进行创新管理。

1.2 医院档案管理信息化建设是推进医院可持续发展的有效途径

医院的可持续发展，人才发挥着重要的作用。档案管理工作属于精细化工作，如果在管理工作中缺乏一定的技巧性，就会导致档案资料丟失，或者分类错误而导致档案资料查找困难。提高档案管理人员职业素质，就需要配合目前的医院档案管理需要而对管理人力人员实施定向培养，使档案管理人员能够熟练操作信息技术，并使用信息技术开展医院档案管理工作。医院档案管理工作中，信息化技术要得到充分利用，就要注重人才培养和技术开发，以使医院档案资源得到妥善管理，且能够延长档案使用寿命。

1.3 有利于提高档案管理的效率

医院档案涉及所有科室和部门，且医院每天诊疗都会产生新的档案资料，其种类繁多、资料庞杂、信息庞大，传统的人工管理模式难以满足快速增长的档案信息量。信息化管理是利用现代科学技术，将医院档案和资料综合处理，可实现信息快速处理，且处理量大、处理速度快、处理效果准确，不仅可以减少人工劳动力，缓解人工劳动强度，降低人工成本，而通过信息化技术管理能大大提高管理效率。

2 医院档案管理现状及存在的问题

医院档案管理是医院信息储存和处理的核心地带，是医院不可或缺的管理部门。但由于受多种因素的影响，医院档案管理仍存在以下问题：①档案管理人员配置不足，专业能力低下。医院档案管理部门属于后勤服务部门，专业档案管理人员比例少，导致管理人员整体专业水平低下，在管理工作中缺乏创新，管理技术和能力不足。②医院信息化管理设备匮乏，信息化管理难度大。信息化管理档案需要完善的硬件设施，由于医院资源有限，加上医院领导档案信息化管理理念不强，对档案管理设施资金投入不足，档案信息化管理难度大[2]。③实施分散式管理模式，不利于信息化管理。部分医院将档案分散到各个科室或部门进行管理，且每个科室或部门管理的水平参差不齐，造成管理混乱，集中管理难度大，甚至出现纰漏或错误现象。

3 医院档案信息化管理的措施

3.1 构建医院档案信息管理标准管理体系

医院档案管理的不同之处在于，涉及到的内容涵盖着各种医疗资料。从管理的角度而言，是从传统的档案管理模式转向现代化的信息管理模。由于信息管理是在网络平台上完成档案管理工作的，因此，而实现了实体的档案管理向虚拟的信息化管理转向。这就需要将标准的医院档案信息管理体系构建起来，同时建立相应的管理制度，做到所有的医院档案信息统一管理，并按照统一的规制执行。在档案信息化技术建设方面，要将所有的档案信息规范化、标准化管理，且档案管理并不局限于档案管理部门，而是将档案管理融入到医院的各个部门中，档案管理部门利用互联网平台接受各个部门所传送的档案信息，同时还促进了档案管理部门与其他部门之间的沟通，有利于档案管理部门人员及时准确地收集医疗信息，对医疗信息及时整理。

3.2 医院档案信息管理要注重人员职业素质的培养

医院档案管理信息化建设有效实施，并高质量、高效率地完成任务，就需要具有高素质的档案管理人员。档案管理人员是医院档案工作的主体，要适应时代的发展提高档案管理质量，就要对信息技术熟悉。档案管理人员根据自身的工作需要而不断地钻研、学习，积极地探索以实现档案信息管理创新。档案管理人员要有能力运用信息管理工具调整工作模式，提高档案管理技术。此外，档案管理人员还要树立创新意识，切实将计算机数字化管理技术与档案管理工作有效融合，能够根据档案工作需要将档案数据库建立起来，并对档案信息资源库实时更新，将档案信息有效整合并适时统一管理，从而提高了档案管理效率。

3.3 配置先进软、硬件设施

医院应重视档案信息化建设，加大资金投入力度，根据档案管理现代化要求，尽快购置所需的软、硬件设备，提升档案网络化管理水平。 微机是现代化管理手段的重要工具，医院各项业务、行政等形成的档案，可以通过计算机储存，便于使用者快速查找和阅读，能够节约时间，并减少财力、物力和人力，提升了工作效率。 此外，通过微机管理能够减少档案的有效空间，便于信息资料的储存，也确保了其保密性。 微机中可以储存大量信息，文件分类、主题等目录通过计算机编印，能够形成一套安全的检索系统， 这让医院本身查找资料或其他人查阅档案，都变得更加准确和快捷。 因此医院要结合自身现状，为现代信息化技术在档案管理中的应用创造条件， 实行档案的现代化、网络化和自动化管理。

3.4 实行医院档案资料集中管理制

采取信息化管理，首先应当将医院内所有档案资料由档案管理部门统一归集和管理，避免分散式管理造成资料遗失。档案资料信息化管理应当执行统一标准，规范化管理。比如资料信息格式化、档案入档统一化、档案传送专人执行等，再比如档案资料归档封存采用统一印制的封面，统一类别编码，方便查询。建立档案信息管理体系，将实体档案电子化、信息化，并电子档案与纸质档案同步更新，保持信息一致性，完善信息管理体制，规范管理行为。

3.5 档案资料管理应重视信息安全工作

医院档案资料不仅涉及患者个人隐私，甚至涉及医疗技术机密，因此医院档案管理工作应当重视保密工作，确保医院档案资料的安全性。档案管理人员应当加强防范意识，具备恶意病毒侦查能力，对重要档案和资料的入档管理应当严格审查，避免重要档案或资料被不法分子恶意传播或利用。在日常管理中，应当加强计算机或管理软件的防护工作，提高电子信息储存的安全性。

4 结束语

总之，在医院各项管理工作中，档案管理是重要的内容，关系着医院的生存与发展。 将现代信息化及时应用到医院档案管理中，能够实现医院档案的科学化、现代化管理，有利于医院服务水平、医疗质量的提升，并促进医学科技的推广应用，有力维护医患双方的利益，确保新形势下医院目标得以实现。

参考文献

[1]魏红.现代化医院管理须加快医院档案管理信息化建设[J].综合世界，2013（08）：138-139.

[2]张轶森，杜鹏飞.医院信息化与医院档案管理现代化现状分析[J].信息技术与信息化，2014（10）：134-135.

[3]李丽.医院档案管理信息化浅析[J].中国医院管理，2012.27（09）：129-130.