浅谈档案管理及档案信息化建设

薛彦荣

摘 要：档案管理人员目前知识结构“老化”，思想认识不到位，重视程度不够。实现档案信息化，是事业单位在发展中的必经之路。在信息高度共享的背景下，实现档案信息化有助于提升单位的工作效率和办事水平，一举多得。 本文阐述了促进档案信息化建设的几点建议 。

关键词：档案信息化建设；档案管理；建议

在科技日新月异、信息技术飞速发展的今天，在我们对信息资源共享的同时，也应当对档案管理如何实现现代化和信息化作出探讨，致力于提高档案信息技术的建设。实现档案信息化，是事业单位在发展中的必经之路。在信息高度共享的背景下，实现档案信息化有助于提升单位的工作效率和办事水平，一举多得。 本文提出了促进档案信息化建设的几点建议。

1 档案工作人员要树立档案信息意识

档案信息化在某种意义上讲就是“观念信息化”，档案工作人员是档案信息化建设的基本力量，他们的能动性事关信息化建设的成败，只有让档案工作人员在思想上树立档案信息的意识，认识到档案信息化建设的重要性，档案工作人员才会具有强烈的使命感和责任心，才会主动关心档案信息化建设事业，认真做好信息化过程中的各项工作。

2 提高档案信息化水平技术

①配备计算机、服务器、交换器、路由器、扫描仪等硬件设备。系统软件的开发应用或完善，可通过计算机系统软件的操作进行培训及推广，逐步建立同一平台为分中心做好前期准备工作。

②每个员工的档案全文的数字化。对各职能部门每年提交的档案资料，需要全部的输入，并作备注，建立统一的数据格式标准，实施纸质档案和数字档案“双套制”工作模式，避免重复劳动，不但能节约人力和财力，而且也会大大加快了档案信息数字化的进程。

③对上网的员工档案信息进行密级界定。首先制订密级标准，对内部档案按公开、内部、秘密、机密进行界定；其次对档案信息使用者进行网上身份验证，对不同身份的使用者提供不同的信息查询权限，以保障软件系统的安全。

3 提升档案管理水平

人是管理档案质量保证的关键。长期以来，人事档案专业培训的不足是制约科学管理人事档案的重要因素之一。确保档案管理人员的岗前培训，加强档案管理人员理论知识和业务技能的培训，鼓励加强相关系统间的业务交流，才能促使档案管理人员不断掌握新知识，科学管理提高档案利用价值，才能促进档案工作水平的提高。同时，档案管理人员应注重培养具有档案工作特色的核心价值观。档案工作枯燥无味，常需要与多个部门接触收集各类材料，工作量大而繁琐。这要求档案管理人员应始终坚持爱岗敬业、严谨细致的工作作风，面对较难收集的材料，要主动出击，尽可能使档案材料完整。干部人事档案管理要紧緊围绕干部人事制度改革需要，提升服务意识，变“死档案”为“活档案”，从线下整理到线上管理，促进人事档案管理信息化进程。依托干部人事档案信息平台，对重要信息全面录入，组织日常维护，提高档案的管理与利用效率，实现档案全面、动态化长效管理。

4 要配备专职档案管理人员，提高档案管理人员素质

为切实做好“三龄一历”审核工作，顺利实现档案升级达标任务，应当按照政策规定选好配足档案管理人员，这样可以保证档案工作的长效性，促进档案管理上水平；要不断提高档案管理人员的自身素质，对档案管理人员进行业务培训，系统地学习党和政府制定组织工作的政策、法规和档案专业理论知识，用档案方面的新理论知识武装头脑，开阔眼界，指导工作，以适应新时期事业发展对档案管理的新要求；同时，也要加强档案管理人员的思想素质教育，教育他们要坚持原则、严守纪律、遵守制度、保守秘密、严谨认真、要能吃苦、耐劳，甘于奉献。

5 加强档案管理软硬件设备

拥有配套的软件及硬件基础设施是当前档案信息化管理的必要条件，主要包括网络环境、硬件环境及系统软件三个部分。对于应用系统的选择应当将开放性与包容性放在首位，同时兼顾应用系统的扩展性。作为一个软件存储平台，能够保证档案数据和软件的安全性，并能够根据情况，灵活操作平台各个板块。其功能性也应当包括档案数字化处理、电子档案信息采集、档案数字化等。其中所运用到的关键技术是在当前的计算机技术及信息领域最优发展前景的科学技术。加强档案管理的软件和硬件设备，提高档案管理的技术含量，有效实现该技术的先进性。

6 加强监管，形成制度化管理流程

单位的领导核心部门应当对档案管理部门进行深入的检查，依照《档案法》条例规定，，确保档案管理工作纳入法制轨道。领导班子应强化档案规范查处意识，严肃处理档案管理中存在的不合法行为。在进行执法监督过程中，应加大检查力度，杜绝从轻处理现象，维护档案法规，确保单位内部档案的安全管理流程。

实现档案信息化建设是当前档案事业的重要组成和发展方向，也是事业单位实现档案管理现代化的必然要求，更是实现高信息提供服务的必经之路。因此，应当加快脚步进行档案信息化和现代化，促使事业单位早日完成档案信息化建设。 我们要以党的十八大精神为指导，认真落实《档案法》等有关法律、法规及管理制度，推进依法治档、加强档案管理工作，深刻认识加强档案科技发展、档案信息化建设、档案管理队伍建设及不断提高档案管理人员素质的重要性、必要性和紧迫性，以只争朝夕的态档案科技发展工作、促进档案事业发展和腾飞，需要大力加强电子信息资度和执行力，打造档案信息化工作深入开展的坚实基础、注入持续发展动力，用我们的知识、智慧和辛勤劳动促进档案事业健康发展，让档案事业在东方飞扬。

参考文献

[1]方德生.档案信息化的困境与出路——干部人事档案信息化建设问题思考[J]. 档案时空，2015（4）.

[2]黄顺奎.新时期人事档案管理信息化建设研究[J].办公室业务， 2016（8）.