数字化管理手段在人事档案管理环节的应用体现

赵莹辉

摘 要：现阶段，信息技术的突飞猛进，已经将人类的日常办公由原有的单一人工操作转变为信息化及数字化管理。人事档案在社会人事工作开展中占据重要的基础地位，在人事档案管理中，应立足信息化时代特点，努力探求数字化处理及管理手段的应用，从而提高人事档案储存与利用的效率。本文从人事档案数字化管理面临的难点入手，重点剖析数字化管理手段在人事档案管理环节的应用途径，希望可以起到一定的参考作用。

关键词：数字化；人事档案管理；应用；途径

所谓的人数档案数字化管理就是借助于计算机等新媒介，通过计算机磁盘、光盘及其他信息存储形式，将人事档案中的基本信息转化为计算机系统格式的文本或图像[1]。人事档案管理的数字化实现了由原有的纸质存档向无纸化可备份存档方式的转变，其凭借空间占用面积小、信息提取及共享率高、信息储存容量巨大等优点，逐渐被众多企事业单位档案管理部门采用，在人事档案管理中起到了事半功倍的作用。

1 人事档案数字化管理在实际应用中面临的难点分析

（一）人事档案数字化管理系统软件缺乏统一的标准

人事档案管理要实现数字化操作，首先需要统一的数字化管理系统或标准，从而使纸质人事档案能够科学得以分类、筛选、编码、传输、扫描和储存。在此过程中，要实现一个系统到另一个系统的识别及验证，形成方便人们阅读的电子版文本，就需要统一标准格式的数字化人事档案管理系统。受限于我国人事档案数字化开展较晚这一因素，在人事档案的协调、管理、维护、存储及调用上，尚未形成标准制式的网络平台，由此会导致人事档案数字信息常出现格式不一，兼容性差的现象，最终不利于人事档案的资源共享。基于人事档案数字化管理的网络大数据建设势在必行。

（二）技术处理过程繁复，成本较高

人事档案数字化管理涉及到的档案类型较多，档案的流动性大，如各类的工资报表、学籍信息、职务表格、考核表等，都需要实时做好基础数据的收集及录入，在此过程中还需要人事档案管理员对档案的真实情况，准确情况进行鉴定，完成此项工作后，还要做好人事档案信息的分类、编码、扫描。尤为关键的一点是，在对人事档案进行数字化转换时，要确保图像扫描的质量，将纸质档案文件进行准确化提取，提高人事档案数字信息或数据的完整性和精准性[2]。这一过程需要将人事档案中的文字、公章、表格等各类信息要素进行完整清晰呈现，避免出现电子版本档案信息的失真，最终造成数字信息与纸质信息的不匹配。此外，众多人事档案材料在纸质格式及纸型尺寸上也各有差异，这也会提高技术处理的成本，延伸到软件引入、网络架构、系统维保等诸多方面，更是需要资金成本及技术成本的实时跟进。

（三）人事档案数字化管理专业人员数量少，岗位胜任力差

各类企事业单位在日常事务管理中，通常将人事档案管理岗位末尾化，基于人事档案管理重视性不强，这就导致人事档案管理仅停留在资料的保存方面，在档案材料的提取及利用上，耗时过长，效率不高。在资金投入，人员保障等方面受到限制的情况下，人事档案数字化管理人员建设不免陷入捉襟见肘的被动局面。另外，实行人事档案数字化管理时，牵扯到大量的数据录入，某些档案文件也带有密级，要全面推行数字化的人事档案管理，需要在岗位设置上形成数字档案信息录入管理员、数字档案信息监督员、数字档案信息保密员相结合的人员架构体系，而从实际情况看，人事档案数字化管理专业人员数量少，在岗位的胜任力上也存在不足和缺陷。

2 数字化管理手段在人事档案管理环节的应用途径探究

（一）建立完备的统一标准的人事档案数字化管理大数据网络

人事档案数字化管理的基础是要借助信息技术水平，建立并逐渐完善人事档案数字化管理大数据网络，在这一网络及平台中，国家档案管理部门要牵头，分计划步骤地做好人事档案数字化标准制定，统一人事档案数字化存录、调取、传输格式。在人事档案电子化信息的存贮上，可以借助统一标准制式的管理系统或软件来实现，通过自动化程度较高的管理软件来达到对各部位人事信息从存到传再到用的快捷化操作，并由点及面地在全国人事档案管理部门中推行实施。在存储空间的压缩上，可以经由缩微技术来达成[3]。在统一标准化的人事档案数字化管理网络搭建后，可以进一步寻求海量数据库的建立及更新，同步做好维保工作。为了能够系统全面地获取实时人事档案信息，各企事业单位可以设立以人事档案信息数据录入、数据扫描、数据对接的基础管理岗位，定期收集及处理零散的人事档案信息，进而将这些信息加以连接，一方面节约成本，另一方面由此构建更广范围内的人事档案信息网络互联共享格局。例如，在人事档案信息分类后，可以通过设置档案编号的形式，将编号与档案信息主体人员的身份ID就以贯通印证，使人事信息在流动当中，可以随时得到大数据系统平台的跟踪调度，避免人事档案信息灵碎片化，无序化情况出现。

人事档案数字化管理网络平台结构组织示意图

（二）加强重视，加大投入

实现人事档案数字化、信息化建设目标，领导重视是关键。实现人事档案数字化，无论是档案材料电子信息积累，还是软件的开发、系统平台的运行搭建，工作量大，任务繁重，不可能一次性成形，需要投入大量的人员、技术和资金[4]。要把人事档案数字化建设列入单位整体发展规划，充分认识到现代档案信息化管理的重要意义，分步骤、有重点地推进实施，才能实现人事档案数字化、信息化、网络化管理的“大数据梦”。

（三）培养和造就一支适应人事档案数字化发展需要的高素质的人才队伍

档案信息化建设亟须具有综合职业能力和全面素质的人才，以满足档案信息化建设的全方位要求[5]。面对新形势、新要求，管理人员要转变档案“你送我装，你来我查”的“守摊式闲人”的陈旧观念，建立健全科学合理的档案人才引进和培养体系，新引进人才要注重其专业背景，诸如力争引进具有档案和计算机专业知识背景的人才。引育结合，对现有的非专业背景的员工，要加大专业技能培训，使档案管理人员不但精通人事档案业务知识，而且还熟知计算机网络技术知识，不断提升专业知识水平，改善知识结构，拓宽服务视野，更好地为新时期组织人事工作服务。

3 结语

在现代社会，人事档案管理重要性依然突出，在人事档案管理过程中，顺应新时期信息化技术发展状况，采用数字化管理手段，可以极大地提高管理的便捷性，降低人事档案管理的人力及财力成本。在数字化管理手段具体实施中，要注重从系统架构构建、资金及人力投资、专业管理人员培养三个方面入手，多管齐下，提高人事档案管理的科学化和标准化水平。

参考文献

[1]韦艳.人事档案数字化在人事管理中的重要性[J].现代职业教育，2017，（13）：95.

[2]丁振伟，刘偲偲.论数字化人事档案安全防范策略[J].兰台世界，2017，（24）：33-35.

[3]宋颖.人事档案的数字化管理模式研究[J].决策与信息（中旬刊），2016，（8）：256.

[4]戴玲，陈岚，唐圣琴，等.高校人事档案数字化外包的工作機制研究[J].兰台世界，2017，（18）：42-44.

[5]袁园.流动人员人事档案数字化加工技术[J].卷宗，2017，（35）：17.