事业单位档案管理的规范化措施探讨

蔡静敏

摘 要 事业单位档案管理工作烦琐沉重，在网络信息化时代，事业单位档案管理规范化日益成为趋势。事业单位档案管理工作要求相关工作人员保持严谨的工作态度。如何在新形势下做好事业单位的档案管理工作，促进档案管理的规范化，是本文探讨的问题。

关键词 事业单位 档案管理 规范化

档案管理是针对单位档案管理部门所从事的档案管理工作，事业单位在社会活动中形成的能够保存、查询的文字、图表等的历史记录。档案管理是反映事业单位发展历程的重要依据，是衡量事业单位管理水平的重要尺度。

一、事业单位档案管理的基本内容

在事业单位档案管理工作中，从单位其他部门分散的文件中挑选出有价值的文件并进行逐项归档，分门别类，这是档案管理工作中基本的收集整理工作；将陈年档案按照有无价值，剔除失去保存价值的档案，分级保管，这是档案管理工作中的鉴定工作；面对档案随时间的推移出现的纸张褪色、字迹模糊的现象，以及各种突发事件而导致的不可逆的损失，要提前采取保护措施，保证档案完整齐全，这是档案的保管工作；登记、统计单位档案，把握档案管理工作，对档案进行的统计、记录工作，称为档案的统计工作；利用多种方式满足档案的检索、查找作用，这是档案的检索工作；满足单位工作要求，对档案史料进行编研，是档案的编研工作。

二、事业单位档案管理工作存在的问题

（一）事业单位部门设置问题导致档案管理工作不协调

事业单位内部部门繁多，档案管理工作量巨大，工作烦琐复杂。事业单位档案管理关系到职工的切身利益，但有些事业单位的档案管理制度化工作存在问题。有些事业单位没有专门的档案管理工作人员，而是由各个部门和各个岗位开展档案管理工作，各自相互独立，缺乏交流和配合，缺乏统一运作的基础，难以构建完善的档案管理体系。档案管理工作分散，资源共享不方便，管理体系不兼容，不利于发挥档案的价值。

（二）档案管理工作缺乏完备的设施

檔案资料数据众多，管理工作庞杂，需要投入大量人力、物力和财力去管理。传统的档案管理模式设施和技术落后，许多档案管理设施配置不全或设备更新不及时，一定程度上制约了档案管理工作的规范化进程，出现档案管理工作混乱、延迟甚至错误归档的现象，造成档案丢失。分立的档案部门较多，也造成了一定程度的资源浪费。

（三）档案管理工作模式不规范

对比传统的档案管理工作方式，科技的发展带动了档案管理工作的革新，档案管理工作更加依赖于计算机等高科技产品。计算机技术凭借强大的信息储存和处理能力，大大提高了档案管理工作的效率，同时规避了工作失误，提高了档案管理的准确性。但是技术的革新并没有带动管理模式的改进，事业单位的档案管理模式无法适应新技术成了主要难题。

三、事业单位档案管理的规范化措施

（一）健全和完善档案管理制度

在事业单位的内部管理工作中，健全和完善现有的管理制度，使档案管理工作具体化和明细化，按照“三合一”制度对档案进行分类管理，确立事业单位档案管理工作的基本框架，对事业单位的档案进行相应的收集、整理、编目和装订，确保档案的完整性；完善档案管理监督监管机制，提高档案管理的质量；建立专门的档案管理机构，添置必需的档案管理设备，强化档案防火、防盗、防潮等措施，分类存放档案并编号管理。事业单位档案管理规定可以进一步避免出现徇私舞弊现象，有效开展事业单位档案管理工作。加强档案管理工作制度化建设，完善制度设计的合理性和可操作性，落实管理制度的执行，保证档案管理工作落到实处。

（二）加强档案管理人才培养，抓好保密工作

一些事业单位由于自身的特殊性，档案不得对外公开，因此要对档案管理人员做好定期保密教育，增强保密意识。提高工作人员的素质，强化档案管理人员的责任意识，明确档案管理对事业单位发展的重要意义。加强人才建设，吸收素质高、有志参与档案管理工作的人员，充实档案管理机构队伍，重点培养档案管理工作急需的人才，培养和深造单位内部有志之士，努力做到档案管理工作人员培训后上岗。

（三）强化档案管理信息化

加大资金投入，建立事业单位档案数据库，以档案数据信息化为核心，购置必要的信息化设备，使档案管理工作向规范化、信息化发展。档案管理工作要进一步突出计算机技术的作用，使用计算机技术收集和保存档案可以提高工作效率，节约资源。进一步搭建电子档案平台，方便查阅相关档案。提高档案保存质量，解决档案纸质易受损的难题。电子档案拓展档案存放的形式，增加了档案存放的空间，同时也可以保存视频、音频档案，实现非纸质资料的有效整理和保存。

（四）提升档案管理工作的影响力，充分利用档案

做好档案查询和登记工作，将档案信息填写清楚，树立档案事前介入、事中参与的档案工作理念，提高档案利用的现代化水平，发挥档案作用，提升档案管理工作的影响力。

四、结语

推进事业单位档案管理工作的规范化，能够提升事业单位工作的精细度，减少错误决策的发生，促进事业单位的科学发展；一定程度上能够提高工作效率，节约社会资源。要使档案管理工作规范化，要做到完善档案管理制度，引进先进的信息化技术和档案管理模式及经验，对档案管理工作人员进行培训，使他们适应当下的档案管理工作，共同推进事业单位档案管理工作的规范化。

（作者单位为中山市人民政府东区办事处档案馆）

参考文献

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[2] 李然.推进事业单位档案管理规范化措施探析[J].黑龙江科学，2017，8（14）：120-121.

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