大数据技术在档案管理领域的应用

摘 要：大数据时代的到来，社会各行各业都在一定程度上受到了大数据技术的影响。档案管理领域也不例外。本文对大数据技术应用在档案管理领域中的必要性进行分析，探讨了大数据技术在档案管理领域中的应用情况，以及大数据技术在档案管理领域中面临的挑战与变革，将大数据技术应用于档案管理领域，也必将开创档案管理领域的“数字革命”新时代。

关键词：大数据技术；档案管理；应用研究

1.国内外研究现状

1.1国外研究现状

2011年，在国际数据公司（IDC）发布的报告大数据被定义为：“大数据技术描述了新一代的技术和架构体系，通过高速采集、发现或分析，提取各种各样的大量数据的经济价值。”大数据技术在档案管理领域的应用，对图书情报与档案管理类现状的研究是学界研究的热点。近年来，大数据技术已对国家科学技术、经济发展、社会进步等各方面产生了巨大的影响。

1.2国内研究现状

目前，越来越多的高校意识到强化大数据信息技术的应用于档案管理之中，从而更好地提高信息服务质量。陈明洁在其文章《大数据时代对档案现代化影响和要求》中，提出了要追踪大数据技术和思想在那些方面对于档案信息化产生影响，例如针对电子文件的元数据的标识、检索和安全性方面的技术，海量大规模数据存贮对于档案概念泛化影响等方面。[7]“十三五”规划中明确指出“实施国家大数据战略，推进数据资源开放共享”。[1]2014年2月27日中央网络安全和信息化领导小组宣告成立，建设网络强国，要有自己的技术，有过硬的技术，要有丰富全面的信息服务和繁荣发展的网络文化。

2.大数据技术应用在档案管理领域中的必要性分析

随着社会的迅猛發展，无论是档案本身还是档案管理工作都在发生着深刻的变化：档案理论含义不断扩展，档案管理的技术手段不断创新，档案的业务环节、载体等都在不断丰富。这就要求我们适应新形势，利用新技术去开展档案管理，因此在档案管理中引入大数据技术是非常有必要的。

2.1大数据技术应用是档案管理工作自身发展的需要

档案管理领域中大数据技术应用，主要是利用大数据技术，为整个档案管理工作的开展提供信息化的手段。而大数据技术则是能通过云计算技术对大数据进行存储于和分析，从浩瀚的档案信息数据中将其运算能力有效的发挥，从而更好地对档案信息进行检索和编研，以更好地符合现代用户的实际需要和个性化的信息服务，最终提高档案管理工作水平，优化档案管理质量。因而加强大数据技术的应用就显得尤为必要。

2.2档案管理领域离不开大数据技术的支持

公共档案馆所拥有的档案信息数据量规模已变得巨大且变化迅速，档案信息数据存储、查询的形式也变得异常复杂，特别是针对原来相对小量的、静态的“小数据”而存在的传统的数据处理和应用方式，显然已无法应对海量数据发展之需，必须尽快找到适应新环境下的解决方案。利用“大数据”技术，则可简化甚至无需人为鉴定地使各种类型的海量档案信息全部得以存储和利用。[5]“大数据”技术塑造的这种“全数据模式”，不仅可摒弃依赖经验、理论等思维方式去人为鉴定收集局部档案信息而导致的片面性，而且可让依靠传统价值鉴定的档案信息收集方式被“全数据集成技术”所取代，处理档案信息数据的理念与方式的重大转变，使得长期困扰档案管理者的档案鉴定取舍问题变得不那么重要，所以档案管理领域的工作离不开大数据技术的支持。[3]

3.大数据技术在档案管理领域中的应用

3.1用于档案信息的资源挖掘

由于缺乏综合数据挖掘和深度整合，档案管理领域存在着重藏轻用，深度挖掘不够的问题，因此，通过对档案资源数据的深度挖掘，展现数据价值，创造出新价值。

首先，大数据时代树立“大档案”工作思路，不仅要建立档案管理体系，还要建立数据资源体系观。其次，建立共享档案数据资源库。以省级为单位，建立集中的档案数据资源库，使各档案馆藏之间相互关联，成为一个内容丰富且不拘泥于实体存储的档案数据资源网。[10]最后，利用云计算平台和处理技术构建档案数据资源网，可以用于实时性档案数据的接收，也可以对非实时性数据进行分类处理，使其成为档案用户提供服务的平台。

3.2用于档案用户信息的数据挖掘

通过对用户数据挖掘做到精确洞察，精准服务，提升档案用户认同感，实现档案服务价值。用户数据挖掘包括以下方面：一是对用户信息进行数据挖掘。提取用户的信息需求，查看用户访问服务器时留下的日志文件，跟踪用户行为，提供个性化利用服务。二是对用户统计检索和浏览记录进行挖掘。[2]

档案大数据系统平台总体架构应按照实际内容的应用流程实现，通过多类型数据采集平台进行数据采集，在智能数据处理平台上对这些非结构化信息、多媒体信息和用户信息进行分析，最后在应用平台上提供数据挖掘结果的搜索平台和多媒体自动编研平台。

4.大数据技术在档案管理领域中面临的挑战与变革

4.1大数据技术在档案管理领域中思维的变化

历史上积累的大量政府、企业及其他机构的档案信息、文档，看似已经没有利用的价值，但是在大数据时代则完全不同，如何有效合理地利用这些“过时”的档案信息，是一个值得研究的方向。[8]

从何种角度去管理、开发和利用档案，取决于每个档案管理者的思维方式。档案管理局限在文字馆藏的管理上，面对互联网、移动终端等产生的电子档案数据，以传统的鉴定和整理思维加以处理，很难从档案中挖掘出高价值的有效信息。因此面对大数据时代的来临，档案工作者应当采用扩散型的思维，将网络化、智能化的档案数据挖掘和分析工作当成未来档案服务的主要方式，真正体现档案信息的价值，满足档案工作的社会化需求。[6]

4.2大数据技术在档案管理领域中方法的变革

在传统的档案管理方式下，对档案数据往往是孤立和简单化的处理模式，对海量数据缺乏一种立体和智能化的技术手段，大量死档案和低价值数据是各档案管理部门普遍存在的通病。而在大数据时代下，大数据分析、人工智能等技术的出现，使主动利用档案成为可能，不同的档案管理部门，可以针对自身档案数据的特点，利用基于不同数据模型而开发的软硬件系统，对本单位的海量数据进行相关性分析，从而满足档案管理者和使用者的需求，使档案更加价值和意义.

5.结语

综上所述，为了更好地促进档案管理领域工作水平的提升，我们应注重大数据技术的应用，并从多方面切实提高其应用成效，加大对其的投入和运维，才能更好地适应时代发展的需要，促进档案管理领域水平的提升和优化，提供更加优质高效的信息服务。

参考文献

[1] 张倩.“大数据”技术在高校档案信息服务中的应用探索[J].档案与建设，2014（3）：27-31.

[2] 染立娟.数据挖掘技术在高校档案信息服务中的应用研究[D].长春：吉林农业大学，2015.

[3] 董洁.信息时代高校入事档案管理的研究[D].济南：山东大学，2008.

[4] 蔡利剑.大数据背景下的档案管理问题研究[J].西北工业大学学报（社会科学版），2016（1）：104-107.

[5] 王春英.大数据技术在档案管理中的应用研究[J].黑龙江档案，2016（2）：48.

[6] 杨来青，徐明君，邹杰.档案馆未来发展的新前景：智慧档案馆[J].中国档案，2013（2）：68-70.

[7] 王铁牛.大数据档案学国内研究现状及研究方向分析[J].山西档案，2015（3）.

[8] 张芳霖，唐霜.大数据影响下档案学发展趋势的思考[J].北京档案，2014（9）：9-13.

作者简介

魏珂（1993-），民族，汉，山东济宁人，硕士学位，上海大学，研究方向：档案管理。

（作者单位：上海大学图书情报档案系）