浅谈人事档案管理信息化建设

摘要：本文从人事档案管理信息化建设的意义、做好管理工作要树立的四个意识，更好地利用信息化管理手段提高人事档案管理工作效率。

关键词：档案管理；信息化；意义；四个意识

计算机网络技术的快速发展，信息资源已经成为人类社会活动和经济活动的战略资源。随着人事制度改革的不断深化，人事档案的利用率和管理工作的强度也快速提升，传统的纸质人事档案管理系统已经越来越难以满足时代发展的需求，加强人事档案的信息化建设，实现人事档案管理的现代化与信息化已经成为必然趋势。

一、人事档案管理信息化建设的意义

（一）人事档案管理是随着社会发展需要而产生

人事档案作为个人的原始信息资源，它纪录了一个人发展和成长过程，是个人信息的真实记录和重要信息，也是单位人事部门历史地、全面地考察选拔人才及干部队伍建设的重要基础和管理的重要依据。人事档案管理工作的顺利进行，有赖于人事档案信息化管理的合理规划。

（二）信息化是提高人事档案管理效率的手段

过去的人事档案管理，一直采用纸质载体进行保管，通过人力对档案进行收集、整理、保存、利用等，人力资源投入大但效率低，已无法适应当今飞速发展的形势。运用适合于人事档案管理信息化的工作结构，充分利用计算机技术和网络技术，将个人信息数据录入计算机系统，通过对人事档案各类信息进行编辑、管理、存储和检索，提供更准确、方便的人事档案信息利用，让人事档案管理理念和方式更为科学合理高效，在对其进行传统的纸质化记录和管理同时，加快推动人事档案信息资源共享的步伐。应用信息技术建立信息化的人事档案，不仅提高了工作效率，而且数字档案更易于保存和查询，使人事档案管理工作与社会整体发展相互协调一致。信息化不仅大大提高了人事档案的存储数量，还极大地解放了劳动力，提升了人事档案利用率，顺应了现代社会快速发展的要求。

（三）人事档案信息化为动态管理提供有力支持

人事档案的管理是一种动态管理，须时实记载个人信息的变动，并及时提供查询，信息化建设能够动态化的管理每个人的人事档案信息，可确保档案信息的动态与连续，保证其实效性、真实性和提升人事档案管理工作效率。

（四）人事档案信息化管理是时代发展的必然趋势

在互联网信息技术高度发达的今天，信息化发展已成为当今社会发展的必然趋势，人事档案管理的信息化是人事制度改革进步的新要求，从人事档案管理的改革工作中我們不难看出，信息化发展已是人事档案管理改革的总方向。人事档案信息化建设不仅有效提升人事档案管理的水平和效率，还能够让个人档案更为直观和明朗，从而能够在人事管理中发挥重要作用。深化人事档案管理信息化是未来人事档案管理发展的重要基础，也是社会科技发展的根本要求。

二、树立四个意识做好人事档案信息管理

（一）加强人才培养意识

人事档案管理的根本目是为人们提供相应的档案信息与资料，在进行人事档案信息化建设中需要大批高素质人才，因此，要加大对人事档案管理人员进行专业培训，增强政治觉悟和道德观念，努力提升信息化技能与水平，实现标准与规范的信息操作，适应信息化发展要求。

（二）提高现代管理意识

人事档案工作者由于工作性质的原因，形成了相对封闭的意识，因此要强化人事档案管理人员现代化意识，紧跟时代发展需要，不断更新观念，勇于进取，打破重管理、轻利用的传统模式，充分发挥人事档案的利用价值，实现信息的互通互用。

（三）增强安全保密意识

人事档案是个人最重要的私人信息，因而人事档案管理是一项保密性极强的工作，如果发生档案非法利用，会给所有者带来严重的后果，所以安全性是人事档案管理的重要环节。作为人事档案管理部门要加强对人事档案信息安全的重视，对资料信息的密级进行严格界定，做好数据库使用权限的划分，对电子档案信息进行有效的加密和备份，加强系统操作人员的监管和教育，有效杜绝人事档案信息发生泄漏的情况，同时也要正确处理档案信息的保密与合理利用二者间的相互关系。

（四）牢固树立服务意识

人事档案管理人员要认真履行职责，做好人事档案的收集、整理、分类、归档及信息录入等等工作。积极主动与人事档案材料生成的部门联系，做到及时对人事档案材料进行收集、归档，对不规范、不完善的档案材料要补充完善，以确保人事档案的完整性、连续性。

综上所述，在人事档案信息化管理过程中，不仅要充分利用计算机技术实现档案的信息化管理，还要牢固树立四个意识，才能促进人事档案信息化建设的高效良性发展。

作者简介：杜丽红（1964-）女，白族，籍贯：云南昆明，大学本科，正科级，研究方向：人事档案管理。

通讯作者：许楠楠，熊卫云，云南省第一人民医院。